使用排序电子邮件选项使Outlook更加高效

当我们感到我们的Outlook收件箱已被淹没和混乱时,我们所有人都有那一刻。 这直接影响我们的生产力。

本指南将帮助您轻松地完成排序过程,并制定计划以使您的Outlook日常工作最轻松。

借助Outlook的“查看”选项卡下的排序选项(如下所示)和一些计划,我们可以清除掉大部分垃圾。Sorting Options Window

您还可以在邮箱上方找到这些排序选项,如下所示:Sorting Options

以下是具有相应功能的可用排序选项:

尽管上面介绍的排序选项是不言自明的,但关键在于有效地使用它们。 考虑到Outlook用户的广泛基础,我们建议采用以下策略来拥有一个有组织的邮箱,而不管您的Outlook版本如何。

建议使用排序选项管理收件箱的步骤:

1: 我们可以先将邮件分类为 date. 将所有邮件分组到以年份命名的文件夹中。
2: 将所有邮件按年份分组后,根据您的喜好或重要性创建子文件夹,例如 Current/Old projects, 学术,需要跟进等
3: 在创建的每个相应子文件夹中 date or preference, 使用排序选项来识别不再需要的垃圾邮件,销售,新闻通讯并将其删除。
4: Unsubscribe 给任何不必要的发件人,以避免进一步的麻烦。
5: 寻找任何 Subjects 要么 Posts 与不再与您相关的已完成项目或截止日期相关联,然后将其删除。
6: 根据您的信息将其余消息分组 category 例如学者,个人,工作等。使用 sort by Attachments 进一步完善您的邮件。
7: 现在我们已将所有邮件整理到当前的目标文件夹中,对其余文件夹重复相同的过程。 处理旧文件夹非常容易,因为歧义程度较小,并且处理起来也更容易。
8: 定期处理Outlook邮件可减少Outlook数据文件的大小并防止无法访问的数据文件错误
9: 使用自动存档选项可以自动存档不需要频繁引用的邮件。
10: 每六个月快速绕道将进一步优化您的收件箱。 确保你 turn off 来自社交网络的任何类型的自动通知。 这样可以提高您的生产率。
11: 使用适当的插件来优化和简化Outlook体验。 单击以下链接以了解更多信息。 Microsoft Outlook的前25个插件和加载项

监督Outlook的更多工具和技巧:

利用颜色分类选项来个性化您的Outlook项目。 这可以帮助您使用颜色轻松区分特定项目或类别的邮件,事件和会议。

创建Outlook规则来定义您将邮件的目的地发送到指定的文件夹中,而无需您的参与。

“自动存档”选项使您可以将较旧的Outlook邮件保存在单独的PST文件中,从而使原始文件紧凑。 较大的PST文件往往会导致访问问题并损坏。

作为预防措施,请定期备份Outlook PST文件。

Outlook数据备份的好处:

  1. 意外删除的电子邮件可以从备份文件中还原。
  2. 轻松将Outlook数据移动到更新的Outlook版本或其他操作系统。
  3. 使您的Outlook数据免受任何病毒的侵害。

结论: 上面讨论的方法和管理方法可能涉及工作和时间,但是它们肯定是有益的。 Outlook 2019预计将于2018年下半年发布,请关注此空间以获取最新更新和提示。

使用排序电子邮件选项使Outlook更加高效 was last modified: June 5th, 2020 by Remo Software

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