Werden Ein Outlook Experte Von Gerade Befolgen Diese 10 Tipps

Das neue Jahr steht vor der Tür und Sie sind bereit, eine Neujahrsresolution zu schmieden. Die meisten von Ihnen freuen sich darauf, Prokrastination zu stoppen und die Produktivität an der Arbeitsfront zu erhöhen. Dieser Beitrag wird Ihnen helfen, genau das zu erreichen, da es praktische Tipps zur Verwaltung Ihres Outlook-Kontos geben soll.

In der heutigen Zeit ist die Zeit das wertvollste Gut und die Fertigstellung von Projekten innerhalb der vorgegebenen Frist ist obligatorisch. Hier ist ein kleiner Schritt zur Erreichung dieses Ziels. Mitlesen 10 tipps für microsoft outlook zu meistern.

Tipp #1: Filter und Sortieren: Wie unkompliziert wäre unser Leben, wenn wir nur die richtigen Dinge zur richtigen Zeit besorgen könnten. Die Hälfte unserer kostbaren Zeit verbringen wir damit, Dinge zu finden, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Outlook bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre E-Mails zu filtern. Ganz rechts auf der Registerkarte „Startseite“, direkt unter dem Adressbuchsymbol, finden Sie ‘Filter email’.Wenn Sie das Filter-E-Mail-Symbol aufklappen, finden Sie mehrere Kategorien, nach denen Sie Ihre E-Mails sortieren können. Dies ist eine sofortige Möglichkeit, Ihre Mailbox nach Ihren Wünschen zu sortieren. Sie können Ihre E-Mails nach einem bestimmten Kontakt oder einem Datum usw. sortieren ‘More filters’ Optionen machen die Registerkarte Suchtools sichtbar. Sie können mit seiner Hilfe auch aktuelle Suchanfragen finden.

Tipp #2: Häufige Suchanfragen mit nur einem Klick: Wenn Sie bestimmte Suchen häufig ausführen, können Sie einen Suchordner erstellen. Ein ‚Neuer Suchordner‘ kann erstellt werden, indem Sie zur Ordner-Registerkarte gehen. Dort erhalten Sie mehrere Vorlagen, die Sie nach Ihrem Wunsch auswählen können oder Sie können einfach die Option „Benutzerdefinierten Suchordner erstellen“ auswählen. Dieser Ordner wird auf der linken Seite des Outlook-Fensters angezeigt. Sie können jederzeit darauf zugreifen und es nach Ihren Wünschen umbenennen. Dies ist eine effektive Zeiteinsparung.

Tipp #3: Schnelle Teile, um wiederholtes Tippen zu vermeiden: Dies ist eine weitere interessante Möglichkeit, Ihre Energie und Zeit zu sparen. Wenn Sie immer wieder denselben Text eingeben, können Sie diesen Text als Teil von Quick Parts zum Einfügen in verschiedene E-Mails speichern. Alles, was Sie tun müssen, ist den Text in dem Fenster zu markieren, in dem Sie ihn geschrieben haben, und ihn auf die Registerkarte Einfügen zu verschieben; Klicken Sie auf die Dropdown-Leiste von Quick Parts und entscheiden Sie sich schließlich für ‘Save Selection’. Sie werden den Vorteil sehen, wenn Sie das nächste Mal beginnen, den Text zu schreiben, Sie sehen ihn als Popup-Vorschlag. Eine andere Möglichkeit, den Text auszuwählen, gehen Sie zum Dropdown-Menü von Quick Parts und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Text, um ihn an der gewünschten Stelle zu platzieren.

Tipp #4: Zukünftiges Spiel: Klingt schick, oder? Es ist! Diese Funktion von Outlook ermöglicht das Senden von Nachrichten zu einem späteren Zeitpunkt. Wenn es eine wichtige Nachricht oder Nachricht gibt, die im Moment nicht erzählt oder geteilt werden kann, aber angemessen ist, wenn sie in naher Zukunft geteilt wird, dann ist dies der Fall. Die Funktion ermöglicht es Ihnen, Nachrichten zu einem bestimmten Zeitpunkt zuzustellen. Wenn Sie mit dem Schreiben Ihres E-Mail-Inhalts fertig sind, gehen Sie zur Registerkarte Optionen und wählen Sie ‘Delay Delivery’. Unmittelbar danach erscheint ein Dialogfenster mit der Option „Nicht liefern vorher“; wo Sie die Uhrzeit und das Datum eingeben sollen. Schließen Sie die Box danach. Auch nachdem Sie auf den Senden-Button geklickt haben, wird die Mail bis zu dem von Ihnen angegebenen Versandzeitpunkt zurückgehalten.

Tipp #5: Gut Riddance von Junk: Wenn Ihr Posteingang von unerwünschten Personen mit E-Mails überflutet wird oder einfach nur mit unerwünschten oder irrelevanten E-Mails verstopft ist, können Sie ihn leicht loswerden. Dies können Sie tun, indem Sie auf klicken ‘Junk E-mail Options’ indem Sie zum Dropdown-Menü des Home-Tabs gehen. Sie können wählen, was eigentlich Schrott ist und was für Sie wirklich wichtig ist. Wenn Sie möchten, können Sie einige Domains und sogar einige Länder auf die schwarze Liste setzen. Manchmal ist der Absender kein Problem, aber die von diesem Absender gesendeten E-Mails können irrelevant sein. Sie können wählen, ‘Ignore’ diese E-Mails und damit blockieren Sie niemanden dauerhaft.

Tipp #6: Outlook SMSing: Ja! Du hast es richtig gelesen! Outlook bietet Ihnen die Möglichkeit, SMS direkt an Ihre Kontakte zu senden. Aber mit dieser Einrichtung muss man sich bei einem Drittanbieter-Messaging-Dienst registrieren. Gehen Sie zur Registerkarte Start, klicken Sie auf die Dropdown-Liste und wählen Sie „Neue Elemente“. Wählen Sie die Textnachricht aus, die Sie senden möchten, und ein Dialogfeld wird angezeigt. Klicken Sie schließlich auf, um einen Messaging-Dienst für Ihren Mobilfunkbetreiber zu finden.

Tipp #7: Termine auf dem Lauf: Neue Termine vereinbaren oder E-Mails versenden, neue Kontakte anlegen etc. können Sie über die‘New Items options’ indem Sie die Registerkarte „Startseite“ aufrufen.

Tipp #8: Gruppennachrichten: Angenommen, Sie sind ein wichtiges Wesen für Ihre Organisation, werden Sie mit Sicherheit ein hohes E-Mail-Aufkommen erhalten. Daher kann das Aufspüren relevanter oder wesentlicher Nachrichten ziemliche Kopfschmerzen bereiten. Outlook ist in der Lage, E-Mails in Konversationen zu gruppieren, sodass mit einem einzigen Klick alle zugehörigen Nachrichten zusammen angezeigt werden. Dies kann global oder pro Postfach festgelegt werden, indem Sie die Registerkarte Ansicht besuchen und ein Häkchen setzen “Show as Conversations”. 

Tipp #9: Verschlüsselung:Dies ist in der Tat eine High-End-Funktion von Outlook, mit der Sie die Anhänge und den E-Mail-Inhalt so verschlüsseln können, dass nur Empfänger mit dem Schlüssel zum Entschlüsseln der Nachricht diese lesen können. Öffnen Sie für diese Einrichtung die‘Trust Center’ die du finden wirst, wenn du zum gehst ‘File’ gefolgt von ‘Options’.Klicken Sie dann auf E-Mail-Sicherheit und kreuzen Sie die Kästchen nach Bedarf und Relevanz an.

Tipp #10: Wiederkehrende Aufgaben automatisieren: Sie können eine bestimmte Aufgabe oder bestimmte Aufgaben regelmäßig ausführen, z. B. eine eingehende E-Mail an einen Kollegen/Kunden weiterleiten oder eine bestimmte Gruppe von Personen zu einem Meeting einladen usw. Diese Aufgabe können Sie mithilfe der Quick Steps lösen, die Sie finden wenn Sie zur Registerkarte Home gehen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, eine Reihe vordefinierter Schritte in einer bestimmten Reihenfolge zu erstellen, die Sie mit nur einem Klick immer wieder verwenden können, was viel Zeit und Energie spart. Besuchen Sie die Dropdown-Leiste, wählen Sie ‘New Quick Step’ um eine benutzerdefinierte Abfolge von Aktionen zu erstellen, die Nachrichten mit einem einzigen Fingertipp kategorisieren, verschieben, markieren und löschen. Wenn Sie auf „Schnellschritte verwalten…“ klicken, sehen Sie einen Dialog, mit dessen Hilfe Sie Verknüpfungen duplizieren und bearbeiten können.

Lesen Sie auch: Ihre Outlook-E-Mails sind anfällig zu verlieren, hier ist eine Lektüre wie man outlook verlorene mails wiederherstellen.

 

Werden Ein Outlook Experte Von Gerade Befolgen Diese 10 Tipps was last modified: August 18th, 2021 by Remo Software

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