5 Outlook Tipps Jeder Sollte Wissen

Neben Apple Mail ist Microsoft Outlook heute der beliebteste Desktop-E-Mail-Client, der seit Oktober letzten Jahres einen Marktanteil von 7,0% hält. Für PC-Benutzer ist der Gedanke an einen anderen E-Mail-Client als Outlook etwas schwierig. Aber selbst die normalen Outlook-Benutzer sind sich der Produktivitätsfunktionen im Tool nicht bewusst.

Hier sind fünf Outlook-Hinweise, mit denen Sie Ihre Produktivität bei der Verwendung von Outlook verbessern können.

Lesen Sie auch: Wie man übergroße Outlook Datendateien verwaltet?

Tipp 1: Desktop Warnungen

Es ist eine sehr einfache Option – wenn Sie eine neue E-Mail erhalten, erhalten Sie eine Desktop-Benachrichtigung, damit Sie über die neue E-Mail benachrichtigt werden. Diese Option ist sehr hilfreich für Personen, die zeitnah auf E-Mails antworten müssen. Für einige Leute, die sich schwer tun, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren, kann diese Option wirklich ablenken. Für sie ist es gut, diese Option zu aktivieren.

Um diese Option einzuschalten, gehen Sie zu Datei -> Optionen -> Mail -> Nachrichtenankunft registerkarte und überprüfen “Zeigt eine Desktop Warnung an” Möglichkeit.

Tipp 2: Farben und Schriften

Sie können vordefinierte Regeln festlegen, um Farben automatisch auf Ihre E-Mails anzuwenden. Zum Beispiel können E-Mails, die ausschließlich an Sie gesendet werden, eine eindeutige Farbe haben. Wenn die E-Mail als Kopie zu Ihnen kam, kann sie eine andere Farbe zuweisen. Für jedes Feld der E-Mail können Sie verschiedene Farben und Schriftarten festlegen.

Wählen Sie dazu Ansicht -> Ansichtseinstellungen -> Bedingte Formatierung. Hier können Sie alle vordefinierten Regeln sehen. Sie können jede dieser Regeln ändern. Und Sie können hier Ihre eigenen Regeln hinzufügen.

Tipp 3: Legen Sie Feiertage fest

Einige von Ihnen kennen vielleicht diese Outlook-Kalenderfunktion – um Feiertage automatisch basierend auf Ihrem Standort hinzuzufügen. Outlook-Kalender verfügt über mehr als 100 Standorte, um Ihren eigenen Standort auszuwählen.

Um diese Option zu aktivieren, gehen Sie zu Datei -> Optionen -> Kalender -> Feiertage hinzufügen. Hier können Sie Ihren Standort auswählen, für den Sie Urlaub bekommen möchten.

Hier wählte ich die Vereinigten Staaten und es zeigt alle US-Feiertage für den Monat November.

Tipp 4: Als gelesen markieren

Wenn sich Ihre Auswahl ändert, markiert Outlook Ihre E-Mails als gelesen. Dies ist eine Standard-Outlook-Einstellung. Viele Leute mögen diese Einstellung nicht und möchten Nachrichten manuell als gelesen markieren. Dies kann in einem einfachen Schritt tun.

Dazu gehen Sie zu Datei -> Optionen -> Mail -> Lesefenster -> Deaktivieren Sie die Option “Markieren Sie Elemente als gelesen, wenn sich die Auswahl ändert

Tipp 5: Mit schnellen Schritten arbeiten

Sie können Ihre wiederholten Aufgaben in Outlook mit schnellen Schritten automatisieren. Sie können eine Reihe vordefinierter schneller Schritte in der Mitte des Start-Tabs sehen. Sie können diese vordefinierten Schritte ändern und eigene hinzufügen. Klicken Sie dazu auf das Drop-down-Menü rechts neben den Optionen von Quick Steps und klicken Sie auf “Neuer schneller Schritt”.

So können Sie eine benutzerdefinierte Abfolge von Aktionen erstellen, die Sie einfach per Mausklick ausführen können. Es gibt noch weitere „Schnellschritte verwalten“ Optionen, um die bestehenden Schnellschritte zu bearbeiten.

5 Outlook Tipps Jeder Sollte Wissen was last modified: November 26th, 2021 by Remo Software

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

*