Wie sichere ich meine Outlook 365-Daten?

Outlook 365 bringt die Leistungsfähigkeit von Microsoft Outlook in die Cloud und ermöglicht Nutzern den Zugriff auf ihre E-Mails, Kontakte und Kalender von jedem System und Gerät aus. Allerdings fehlt eine zuverlässige Datensicherungslösung, um Daten im Falle eines System-Upgrades, eines Wechsels zu einer neueren Outlook-Version oder aus anderen nachvollziehbaren Gründen wiederherzustellen.

Ein plötzlicher Outlook-Absturz oder versehentliches Löschen kann dazu führen, dass Ihr Outlook 365-Postfach nicht mehr zugänglich ist. Lesen Sie diesen informativen Artikel und erfahren Sie, wie Sie Ihre Outlook 365-Daten sicher sichern.

Muss ich Outlook 365 sichern?

Microsoft schützt Ihre Daten mit einer 30-tägigen Wiederherstellungsfunktion. Ein Backup ist erforderlich, wenn Sie Microsoft 365 migrieren oder langfristige lokale Archive benötigen. Es ist jedoch immer sicherer, Vorsichtsmaßnahmen zu treffen und ein Offline-Backup zu erstellen.

Microsoft betont das Modell der geteilten Verantwortung. Datensicherheit ist eine gemeinsame Verantwortung. Zwar stellt Microsoft die Sicherheit seiner Server sicher, doch die Nutzer sind für alle Komponenten verantwortlich, über die sie die Kontrolle haben.

Heute verwenden wir den Outlook-Import-/Export-Assistenten, um Outlook 365 zu sichern. Falls Sie eine benutzerfreundlichere Methode bevorzugen, zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Backup-Tool eines Drittanbieters für denselben Zweck verwenden können.

Methode 1: Outlook 365-Daten mithilfe der Outlook-Exportfunktion sichern

Outlook 365 verfügt über eine integrierte Funktion zum Exportieren von PST-Dateien, E-Mails und weiteren Outlook-Daten. Wir empfehlen Ihnen jedoch, dies regelmäßig zu tun oder Outlook automatisch zu sichern.

Wir werden diesen Abschnitt in zwei Teile unterteilen –

• Erstellen einer Outlook 365-Sicherung mithilfe der Import-/Exportfunktion
• Outlook 365-Sicherungsimport-/Exportfunktion wiederherstellen

Schritt 1: Outlook 365-Daten mithilfe des Import-/Export-Assistenten exportieren

1. Öffnen Sie den Outlook-Import-/Export-Assistenten.

Öffnen Sie Outlook 365. Navigieren Sie zu Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren.

2. Wählen Sie die Option „In eine Datei exportieren“.

Wählen Sie im Fenster des Import- und Exportassistenten die Option „In eine Datei exportieren“ und klicken Sie anschließend auf „Weiter“.

3. Wählen Sie die Option, Ihre Sicherungsdaten als PST-Datei zu exportieren.

Wählen Sie „Outlook-Datendatei (.pst)“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.

4: Wählen Sie die Daten aus, die Sie sichern möchten.

Wählen Sie die Ordner aus, die Sie sichern möchten, und klicken Sie auf Weiter.

5. Sicherungsdatei speichern

Wählen Sie einen Speicherort für Ihre Sicherungsdatei und klicken Sie auf Weiter.

Sie können Ihre exportierte PST-Datei nun als zuverlässiges Backup speichern. Es wird empfohlen, die Backup-Datei nicht auf der Hauptfestplatte Ihres Systems zu speichern. Hier sind einige empfehlenswerte Speicherorte für ein Backup-Laufwerk.

• OneDrive (Cloud-Dienst)
• Externes Laufwerk (lokaler Speicher)

Outlook 365 mithilfe eines lokalen Laufwerks sichern

Ein Offline-Backup ist extrem sicher. Besonders dann, wenn es sich auf einem separaten Laufwerk befindet. Sie können eine Festplatte, eine SSD oder sogar einen USB-Stick verwenden. Formatieren Sie Ihr Laufwerk und kopieren Sie anschließend einfach Ihre PST-Datei darauf. Bewahren Sie das Backup-Laufwerk an einem sicheren Ort auf. Vergessen Sie nicht, Ihre Backup-Datei regelmäßig zu aktualisieren.

Outlook 365 mit OneDrive sichern

OneDrive ist eine hervorragende Möglichkeit, Dateien und Ordner auf Ihrem PC automatisch zu sichern. Wir können es verwenden, um Ihre Outlook-PST-Datei zu sichern. Befolgen Sie dazu die untenstehenden Anweisungen.

• Öffnen Sie die OneDrive-Einstellungen. (Wählen Sie das OneDrive-Cloud-Symbol in Ihrem Infobereich und anschließend das Symbol „OneDrive-Hilfe und -Einstellungen“.)
• Wechseln Sie zum Tab „Synchronisierung und Datensicherung“.
• Wählen Sie „Sicherung verwalten“.
• Wählen Sie den Ordner (der Ihre PST-Datei enthält) aus, falls dieser nicht gesichert ist, und wählen Sie dann „Änderungen speichern“.

Outlook 365 mit der automatischen Archivierung sichern

Die automatische Sicherung erstellt zwar keine direkten Outlook-Backups, hilft Ihnen aber beim Sortieren alter E-Mails und deren Ablage in Ordnern. Mit den folgenden Schritten können Sie alle wichtigen E-Mails in einer einzigen Datei sammeln.

Schritt 1: AutoArchive-Einstellungen öffnen

• Klicken Sie in Outlook auf die Registerkarte „Datei“.
• Wählen Sie im Menü „Optionen“ aus.
• Klicken Sie im linken Bereich auf „Erweitert“.
• Klicken Sie im Abschnitt „AutoArchivierung“ auf „AutoArchivierungseinstellungen“

Schritt 2: AutoArchivierungseinstellungen konfigurieren

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für „Automatische Archivierung ausführen“ und wählen Sie aus, wie oft diese ausgeführt werden soll (z. B. alle 14 Tage).
• Wählen Sie „Alte Elemente verschieben nach“ und geben Sie den Speicherort für Ihre Archivdatei (eine .pst-Datei) an. Sie können auf „Durchsuchen“ klicken , um einen anderen Ordner auszuwählen.
• Sie können auch festlegen, wie alt Elemente sein müssen, bevor sie archiviert werden, indem Sie die Option „Elemente aussortieren“ verwenden.
• Klicken Sie auf OK, um Ihre Einstellungen zu speichern.

Die automatische Archivierungsfunktion verschiebt Ihre alten E-Mails in eine separate Archivdatei (.pst-Datei). Sie können E-Mails aus Outlook 365 an einem beliebigen Speicherort speichern, indem Sie auf „Datei“ > „Optionen“ > „Erweitert“ > „Automatische Archivierung“ klicken . Aktivieren Sie die Option, um alte Elemente regelmäßig in eine lokale .pst-Datei zu verschieben.

Schritt 2: Outlook 365-Backup mithilfe des Import-/Export-Assistenten importieren

Falls Sie versehentlich Outlook-Daten verlieren: Müssen Sie Outlook 365 sichern und wiederherstellen? Befolgen Sie einfach die folgenden Schritte:

1. Öffnen Sie den Outlook-Import-/Export-Assistenten.

Öffnen Sie Outlook 365. Gehen Sie zu Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren.

2. Importieren von Sicherungsdaten aus einer anderen Datei

Im Import- und Export-Assistenten wählen Sie „Aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei importieren“ und klicken Sie auf „Weiter“.

3. Wählen Sie Ihre Sicherungsdatei zum Importieren aus.

Wählen Sie über die Option „Durchsuchen“ Ihre Sicherungsdatei aus, wählen Sie die gewünschte Option und klicken Sie dann auf „Weiter“.

4: Wählen Sie die Option „Elemente in denselben Ordner importieren“. Wählen Sie die Option mit Ihrer E-Mail-Adresse, um Ihre PST-Datei in Ihr Outlook-Postfach zu importieren. Klicken Sie auf „Fertigstellen“, um den Vorgang abzuschließen.

Wenn Sie mehr Kontrolle über Ihren Backup-Prozess erlangen möchten, ist Remo Outlook Backup and Migrate die richtige Software für Sie.

Methode 2: Outlook 365-Daten mit einem professionellen Tool sichern

Wenn Sie ein Tool suchen, mit dem Sie Ihre E-Mails, Kontakte, Termine, Regeln und sogar Outlook-Einstellungen sichern können, ist die Remo Outlook Backup and Migrate Software genau das Richtige für Sie. Dieses Tool verschlüsselt Ihre Outlook-Datei und kann als komprimiertes Archiv gespeichert werden, um Speicherplatz zu sparen.

• Outlook wird automatisch inklusive aller Einstellungen und Attribute gesichert.
• Ermöglicht das Komprimieren und Exportieren von Outlook-Dateien nach Outlook 365.
• Gesicherte Archivdateien können je nach verfügbarem Speicherplatz aufgeteilt und an einem gewünschten Ort gespeichert werden.
• Bietet eine Ein-Klick-Backup-Lösung zum vollständigen Export von Outlook-PST-Dateien.