Sie können Outlook-Notizen je nach Bedarf in verschiedenen Formaten exportieren. Die „beste“ Methode hängt davon ab, was Sie erreichen möchten:
Wählen Sie Ihre ideale Methode zum Exportieren von Outlook-Notizen
| Anwendungsfall | Beste Methode |
| Sichern Sie alle Notizen für einen neuen PC | PST-Export |
| Erstellen Sie eine Tabelle (nur Daten) | CSV-Export |
| Viele Notizen schnell exportieren (Archivierung) | MSG Drag & Drop |
| Erstellen Sie eine druckbare Kopie | Als PDF drucken |
| Formatierung für die Weitergabe beibehalten | RTF/HTML/MHT Speichern |
| 1–2 Notizen schnell exportieren | Kopieren/Einfügen |
Methode 1: Outlook-Notizen als CSV- oder PST-Datei exportieren (mithilfe des Import-/Export-Assistenten)
Diese Methoden nutzen den in Outlook integrierten Import- und Export-Assistenten und eignen sich ideal, wenn Sie strukturierte Daten (CSV) oder eine vollständige Datensicherung (PST) benötigen.
A. Outlook-Notizen als CSV exportieren
CSV-Dateien speichern Ihre Notizen in Tabellenform und eignen sich daher ideal für Excel oder den Import in andere Anwendungen. Formatierungen (Farben, Fettdruck) gehen dabei verloren, die Textdaten bleiben jedoch erhalten.
Schritte:
- Öffnen Sie den Export-Assistenten.
Gehen Sie zu: Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren.
- Wählen Sie „Aktion“
und anschließend „In eine Datei exportieren“. Klicken Sie auf „Weiter“.
- Dateityp auswählen
Kommagetrennte Werte auswählen, auf Weiter klicken.
- Ordner auswählen
Scrollen Sie nach unten und wählen Sie den Ordner „Notizen“ aus > Weiter.
- Wählen Sie „Speicherort“ aus.
Klicken Sie auf „Durchsuchen“, wählen Sie einen Speicherort aus und benennen Sie die CSV-Datei.
- Benutzerdefinierte Felder zuordnen (optional, aber empfohlen)
: Klicken Sie auf „Benutzerdefinierte Felder zuordnen…“.
Stellen Sie sicher, dass wichtige Daten wie der Notiztext in der Ausgabe erscheinen. Ziehen Sie bei Bedarf
Felder aus der Quelle in das Ziel
. Klicken Sie auf „OK“ > „Fertigstellen“.
Ihre Outlook-Notizen werden nun als leere CSV-Tabelle gespeichert.
B. Outlook-Notizen in PST exportieren (Vollständige Postfachsicherung)
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Outlook auf einen neuen Computer, ein neues Profil oder eine neue Outlook-Version übertragen möchten, da dabei alle Daten, Einstellungen und Formatierungen erhalten bleiben.
Schritte:
- Gehen Sie zu Datei > Öffnen & Exportieren > Importieren/Exportieren.
- Wählen Sie „In eine Datei exportieren“ > „Weiter“.
- Outlook-Datendatei (.pst) auswählen.
- Wählen Sie das E-Mail-Konto aus.
- Aktivieren Sie die Option „Unterordner einbeziehen“, um sicherzustellen, dass die Notizen enthalten sind.
- Speicherort auswählen > Fertigstellen
Dadurch wird eine PST-Datei erstellt, die später in jede beliebige Outlook-Installation importiert werden kann.
Methode 2: Notizen per Drag & Drop in MSG-Dateien ziehen (Am schnellsten für die Archivierung)
Diese Methode bietet die schnellste Möglichkeit, mehrere Notizen einzeln zu exportieren und dabei Formatierung, Kategorien, Metadaten und Farben vollständig zu erhalten.
HINWEIS: Jede Notiz wird zu einer eigenen .msg-Datei, dem nativen Elementformat von Outlook.
Schritte:
- Erstellen Sie einen Ordner auf Ihrem Desktop.
- Wechseln Sie in Outlook zur Notizenansicht.
- Wählen Sie die Notizen aus, die Sie exportieren möchten (Strg+Klick oder Umschalt+Klick).
- Ziehen Sie sie in den Ordner.
Erledigt. Jede Notiz ist nun als eigenständige MSG-Datei gespeichert.
Methode 3: Outlook-Notizen als HTML, TXT oder RTF (Universelle Formate) exportieren
Diese Methode eignet sich am besten, wenn Sie eine gut lesbare, nicht editierbare oder allgemein sichtbare Version einer Notiz zum Teilen oder Ausdrucken benötigen.
Schritte:
- Doppelklicken Sie auf die Notiz, um sie zu öffnen.
- Gehen Sie zu Datei > Speichern unter.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü „Speichern unter“ einen Dateityp aus:
TXT – Einfacher Text, keine Formatierung
RTF – Enthält Fettdruck, Kursivschrift und Farben
HTML / HTM – Sieht aus wie eine Webseite
MHT – Webseite + Ressourcen in einer Datei (empfohlen).
- Dateinamen und Speicherort auswählen > Speichern
Ideal zur Dokumentation oder zum Speichern von Notizen außerhalb von Outlook.
Methode 4: Kopieren und Einfügen
Wenn Sie nur ein paar Outlook-Notizen exportieren müssen, ist dies die einfachste und effektivste Methode für kleine Exportmengen.
Schritte:
- Öffne die Notiz.
- Drücken Sie Strg+A > Strg+C.
- Fügen Sie den Inhalt in Notepad, Word, Google Docs usw. ein.
- Speichern Sie die Datei in Ihrem bevorzugten Format (TXT, DOCX, PDF).
Wie übertrage ich Outlook-Notizen auf einen anderen Computer?
Nach dem Export der Outlook-Notizen ist die Übertragung auf einen neuen Computer ganz einfach. Sie können dafür jede der oben genannten Exportmethoden verwenden. So importieren Sie sie:
1: PST-Datei
- Outlook öffnen.
- Gehen Sie zu Datei > Öffnen & Exportieren > Importieren/Exportieren.
- Wählen Sie „Aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei importieren“ > „Weiter“.
- Wählen Sie die Outlook-Datendatei (.pst) aus.
- Durchsuchen und wählen Sie die übertragene PST-Datei aus.
- Schließen Sie den Importvorgang ab.
2: MSG-Datei:
Exportieren Sie die Notizen als .msg-Dateien und kopieren Sie sie auf den neuen Computer. Durch Doppelklicken oder Ziehen in Outlook werden sie wiederhergestellt.
- Gehen Sie zu „Notizen“ und wählen Sie die Notizen aus, die Sie übertragen möchten (verwenden Sie Strg, um mehrere auszuwählen).
- Ziehen Sie die ausgewählten Notizen in einen Ordner auf Ihrem Computer. (Outlook speichert jede Notiz als .msg-Datei.)
- Kopieren Sie diese .msg-Dateien auf den neuen Computer (per USB, Cloud oder externe Festplatte).
- Doppelklicken Sie auf dem neuen Computer auf jede .msg-Datei oder ziehen Sie sie in Outlook, um die Notizen wiederherzustellen. Double-click each .msg file or drag them into Outlook to restore the notes.
3: CSV-Datei:
Hier erfahren Sie, wie Sie Outlook-Notizen in Excel freigeben, übertragen und mithilfe des Import-/Export-Assistenten importieren können .
(Hinweis: Die Formatierung bleibt nicht erhalten.)
Schritte:
- Gehen Sie zu Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren,
- Wählen Sie „In Datei exportieren“, dann „Kommagetrennte Werte“ und anschließend den Ordner „Notizen“ zum Exportieren aus.
Häufig gestellte Fragen
Öffnen Sie eine beliebige Notiz, klicken Sie auf „Weiterleiten“, und Outlook sendet die Notiz als E-Mail. Sie können Notizen auch als MSG-, TXT-, RTF- oder HTML-Dateien exportieren und per E-Mail, Cloud-Speicher oder Messenger-Apps teilen.
Öffnen Sie die Notiz.
Gehen Sie zu „Startseite“ > „OneNote“ (oder suchen Sie beim Drucken nach der Option „An OneNote senden“).
Wählen Sie den OneNote-Abschnitt aus, in dem die Notiz gespeichert werden soll.
Falls die Schaltfläche nicht sichtbar ist, kopieren Sie den Notizinhalt manuell und fügen Sie ihn in eine neue OneNote-Seite ein.
Exportieren Sie Ihre Outlook-Notizen als PST-Datei und importieren Sie diese anschließend mithilfe von Google Workspace Migration für Microsoft Outlook (GWMMO) in Gmail. Einzelne Notizen können Sie als MSG-, TXT-, HTML- oder RTF-Dateien speichern und in Ihr Gmail-Konto hochladen oder per E-Mail senden.
