Der Umzug von Outlook zu Office 365 bedeutet die Übertragung all Ihrer Outlook-Daten, E-Mails, Kalender, Kontoeinstellungen, Profile, Regeln und mehr.
Welche Daten migriert werden, hängt vom verwendeten Kontotyp und der zu verschiebenden Outlook-Datendatei ab. Verschiedene Migrationsmethoden verschieben unterschiedliche Komponenten. Dieser Leitfaden erklärt jede einzelne Methode.
Warum diese Anleitung funktioniert?
Diese Anleitung basiert auf verifizierten Praxistests. Unser Team hat bereits Hunderte von Konten erfolgreich von Outlook 2016, 2019 und 2021 zu Microsoft 365 migriert.
Wir haben diese fünf Methoden entwickelt, nachdem wir häufig auftretende Migrationsfehler (z. B. zu große PST-Dateien und verlorene Regeln/Signaturen), die in anderen Online-Artikeln beschrieben wurden, erkannt und überwunden hatten.
Die hier aufgeführten Schritte und Profi-Tipps sind bewährte Lösungen, die einen vollständigen und zuverlässigen Outlook-Datentransfer für jeden Benutzer gewährleisten.
Checkliste vor der Migration vor dem Transfer von Outlook zu Office 365
- Office 365-Lizenzen prüfen: Stellen Sie vor der Migration sicher, dass alle Benutzer ordnungsgemäß lizenziert sind.
- Sichern Sie Ihre vorhandenen Daten: Sichern Sie immer Ihre aktuellen Outlook-Daten, bevor Sie zu Office 365 wechseln.
- Postfächer aufräumen: Durch die Verkleinerung der Postfachgröße wird die Migration beschleunigt und reibungsloser gestaltet.
- Systemvoraussetzungen prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihr System die Mindestanforderungen für eine erfolgreiche Migration erfüllt.
- Kommunikation mit den Nutzern: Bereiten Sie die Nutzer darauf vor, damit sie wissen, was sie während der Migration erwartet.
Die besten Wege zur Migration von Outlook-E-Mails zu Office 365
Nachfolgend sind alle praktikablen Migrationsoptionen aufgeführt, von anfängerfreundlichen bis hin zu fortgeschrittenen IT-Methoden:
| Migrationsmethode | Am besten geeignet für | Wichtige Daten migriert |
| PST-Import/Export | Datenbewegung für Einzelbenutzer | E-Mails, Kontakte, Kalender (Regeln/Signaturen müssen manuell neu erstellt werden). |
| Drag-and-Drop | Schneller, selektiver Transfer kleiner Datensätze | Echtzeit-Auswahl von Elementen zwischen zwei sichtbaren Postfächern |
| Netzwerk-Upload | Massenmigration im gesamten Unternehmen (IT-Administrator) | Große Mengen an PST-Daten werden über Azure an den Server übertragen. |
| Professionelle Werkzeuge | Verschieben des gesamten Outlook-Profils | Alles (Daten, Einstellungen, Regeln, Signaturen, NK2). |
| OST-Konvertierung | Datenwiederherstellung aus nicht zugänglichen lokalen OST-Dateien | Daten innerhalb der OST-Datei (erfordert Konvertierung in PST). |
Methode 1: Migration von Outlook zu Office 365 mithilfe von Import/Export (PST-Datei)
Bei dieser Methode werden Ihre E-Mails, Kontakte und Ihr Kalender übertragen, jedoch nicht Regeln, Signaturen, Profile oder Autocomplete-Daten.
Schritt 1: Exportieren Sie die .pst-Datei
- Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren.
- Wählen Sie „In eine Datei exportieren“ > „Outlook-Datendatei (.pst)“.
- Wählen Sie Ihr Postfach aus und aktivieren Sie die Option „Unterordner einbeziehen“.
- Speichern Sie die PST-Datei.
Schritt 2: Fügen Sie Ihr Office 365-Konto hinzu.
- Installieren Sie Outlook auf dem neuen PC.
- Gehen Sie zu Datei > Konto hinzufügen.
- Melden Sie sich mit Ihrer Microsoft 365-E-Mail-Adresse an.
Schritt 3: Importieren Sie die .pst-Datei
- Gehen Sie zu Datei > Öffnen & Exportieren > Importieren/Exportieren.
- Wählen Sie „Aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei importieren“ > „.pst“.
- Wählen Sie „Keine Duplikate importieren“.
- In Ihr Office 365-Postfach importieren
Profi-Tipp: Bei Postfächern mit mehr als 20 GB empfiehlt es sich, die Exporte nach Ordner oder Datumsbereich aufzuteilen, um mehrere kleinere PST-Dateien zu erstellen.
Methode 2: Migration per Drag & Drop (Schnelle selektive Methode)
Diese Methode ist schnell und erfordert keine Dateierstellung; sie ermöglicht die Echtzeit- und selektive Übertragung kleiner Datensätze.
Es eignet sich jedoch nicht für große Postfächer und erfordert, dass sich beide Konten im selben Outlook-Profil befinden. Dies kann bei Verbindungsabbrüchen fehlschlagen, und es unterstützt keine Automatisierung für mehrere Benutzer.
Schritt 1: Fügen Sie beide Konten zu Outlook hinzu
- Fügen Sie Ihr altes E-Mail-Konto (POP, IMAP oder Exchange) hinzu.
- Fügen Sie Ihr Office 365-Konto hinzu.
- Beide sollten im Ordnerbereich angezeigt werden.
Schritt 2: Ziehen Sie Ordner oder einzelne E-Mails in das Office 365-Postfach.
- Wählen Sie Ordner oder einzelne E-Mails aus dem Quellkonto aus.
- Ziehen Sie sie in die entsprechenden Ordner im Office 365-Konto.
- Halten Sie beim Ziehen die Strg-Taste gedrückt, um zu kopieren (im Gegensatz zum Verschieben).
- Für die Massenauswahl: Verwenden Sie Strg+Klick oder Umschalt+Klick.
Schritt 3: Überprüfen Sie den Prozess,
- Beobachten Sie die Statusleiste unten, um den Synchronisierungsfortschritt anzuzeigen.
- Große Ordner können mehrere Minuten dauern.
- Outlook zeigt nach Abschluss des Vorgangs die Meldung „Alle Ordner sind auf dem neuesten Stand“ an.
Sobald die Ordner übertragen wurden, überprüfen Sie die Ordner und testen Sie einige E-Mails, um sicherzustellen, dass sie sich korrekt öffnen lassen.
Methode 3: Microsoft-Netzwerk-Upload
Diese Methode eignet sich am besten für Organisationen, die mehrere große Postfächer migrieren, also für Unternehmensmigrationen. Mit der Netzwerk-Upload-Methode von Microsoft können Sie PST-Dateien direkt in den Microsoft Azure-Speicher hochladen und anschließend über das Admin Center in Microsoft 365-Postfächer importieren.
Schritte:
Phase 1: PST-Dateien vorbereiten
- Jedes Postfach in eine PST-Datei exportieren.
- Benennen Sie die PST-Dateien eindeutig und bewahren Sie sie alle in einem Ordner auf.
- Für eine reibungslosere Verarbeitung sollten PST-Dateien unter 20 GB gehalten werden.
- Erstellen Sie eine Zuordnungs-CSV-Datei, die Microsoft mitteilt, welche PST-Datei zu welchem Postfach gehört.
Phase 2: Netzwerk-Upload zu Azure
- Gehen Sie zu Microsoft 365 Compliance Center > Datenlebenszyklusverwaltung > Importieren.
- Erstellen Sie einen neuen Importauftrag und wählen Sie „Netzwerk-Upload“ aus.
- Kopieren Sie die Azure SAS-URL (gültig für 14 Tage).
- Installieren Sie AzCopy und laden Sie anschließend den PST-Ordner mit folgendem Befehl hoch:
- AzCopy.exe /Source:”C:\PST_Files” /Dest:”[Ihre_SAS_URL]” /V:”C:\Logs\upload.log ” /Y
Phase 3: PST-Dateien in Postfächer importieren
- Laden Sie im Compliance Center Ihre Mapping-CSV-Datei hoch und validieren Sie sie.
- Starten Sie den Import, wählen Sie die Zielpostfächer aus und wenden Sie optionale Filter an.
- Outlook importiert die PST-Dateien im Hintergrund; der Fortschritt wird im Portal angezeigt, und E-Mail-Benachrichtigungen werden versendet, sobald der Vorgang abgeschlossen ist. is shown in the portal, and email notifications are sent when it’s done.
Methode 4: Outlook mithilfe professioneller Migrationstools zu Office 365 übertragen
Diese Methode ist ideal, wenn Sie alles aus Ihrer alten Outlook-Installation übernehmen möchten, ohne Daten zu verlieren.
Remo Outlook Backup and Migrate ist ein effektives Tool, mit dem Sie Ihr gesamtes Outlook-Profil sichern können, einschließlich E-Mails, OST/PST-Daten, Regeln und Signaturen.
Das Remo Outlook Migration Tool hilft Ihnen, Outlook-Einstellungen , einschließlich AutoVervollständigen (NK2), Kalender, Kontakte und Aufgaben, in wenigen einfachen Schritten auf einen neuen Computer zu importieren.
- Starten Sie das Remo Outlook Transfer Tool auf dem Computer, auf dem sich Ihre Outlook-Daten befinden.
- Klicken Sie auf dem Startbildschirm auf „Sichern“, wählen Sie eine Sicherungsoption aus, erstellen Sie eine Sicherungskopie und speichern Sie diese.
Kopieren Sie nun die Sicherungsdatei auf einen anderen Computer, wenn Sie Outlook im Rahmen der Office 365-Migration auf einen neuen Computer übertragen möchten.
- Schließen Sie Outlook und starten Sie die Remo Outlook Migrationssoftware. Klicken Sie auf „Migrieren“.
- Suchen Sie die gespeicherte Outlook-Sicherungsdatei, überprüfen Sie die angezeigte Outlook-Version und klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie die Outlook-Attribute aus, die Sie übertragen möchten.
- Klicken Sie auf „Fertigstellen“, um die Übertragung zu Office 365 abzuschließen.
Methode 5: Migration von OST zu Office 365
OST (Offline Storage Table) files are local cached copies of your Exchange mailbox. Unlike PST files, they are not meant for import/export and are tied to a specific Outlook profile.
Aufgrund dieser Einschränkungen gestaltet sich die OST-Migration in realen Szenarien schwierig, insbesondere wenn der ursprüngliche Server nicht verfügbar ist oder außer Betrieb genommen wird.
Beim Umzug von Outlook zu Office 365 oder in eine neue Exchange-Umgebung können OST-Dateien mit E-Mails vorhanden sein, die auf dem Server nicht mehr existieren. Da Outlook OST-Dateien nicht direkt importieren kann, ist eine Konvertierung erforderlich.
Sie können eine der unten aufgeführten Lösungen auswählen, um die OST-Datei in Outlook zu importieren:
Option A: OST in PST konvertieren (Empfohlen)
Die zuverlässigste Methode ist die Konvertierung der OST-Datei in eine PST-Datei, die dann in Microsoft 365 oder Outlook importiert werden kann.
Verwenden Sie den beliebten und effektiven Remo OST to PST Converter, um OST-Dateien in PST-Dateien zu konvertieren. Er verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche und behält die ursprüngliche Ordnerstruktur bei. Dies ist besonders hilfreich, wenn die OST-Datei verwaist ist oder Outlook sich nicht öffnen lässt.
- Schritt 1. Laden Sie das Remo OST to PST Converter-Tool herunter, installieren Sie es und starten Sie es auf Ihrem Computer.
Schritt 2. Wählen Sie entweder „OST-Datei öffnen“ (wenn Sie die OST-Datei manuell suchen möchten) oder „OST-Datei suchen“ (wenn die Software die OST-Datei automatisch suchen soll), bevor Sie auf „Weiter“ klicken .
Schritt 3. Wählen Sie im nächsten Bildschirm die Option „Durchsuchen“, um den Zielpfad für die konvertierte PST-Datei anzugeben, und klicken Sie dann auf „Konvertieren“.
Schritt 4. Das Remo OST-Konvertertool konvertiert nun die OST-Datei in eine intakte PST-Datei.
Option B: Verbindung wiederherstellen und synchronisieren
Wenn der alte Exchange-Server erreichbar ist:
- Fügen Sie das alte Exchange-Konto wieder in Outlook hinzu.
- Outlook soll alles mit dem Server synchronisieren.
- Bestätigen Sie, dass alle alten E-Mails wiederhergestellt wurden.
- Fügen Sie Ihr Microsoft 365-Postfach demselben Profil hinzu.
- Ziehen Sie die Ordner per Drag & Drop in Microsoft 365.
Schritte nach der Konvertierung: Sobald die OST-Datei in PST konvertiert und importiert wurde, führen Sie eine Bereinigung durch, indem Sie alte OST/PST-Dateien sicher löschen, temporäre Exportordner leeren und lokalen Speicherplatz freigeben.
Nach der Migration: Outlook konfigurieren
Sobald Ihre Daten erfolgreich zu Office 365 migriert wurden (per PST-Import, Drag & Drop oder Netzwerk-Upload), müssen Sie Ihre lokale Outlook-Anwendung für die Verbindung mit dem neuen Cloud-Postfach konfigurieren. Dies ist ein Einrichtungsschritt für den Client, kein Schritt der Datenmigration.
Schritt 1: Den Klienten vorbereiten
- Exportieren Sie eine PST-Sicherung (optional, aber sicher).
- Entfernen Sie das alte Outlook-Profil über Systemsteuerung > E-Mail > Profile anzeigen (empfohlen für eine saubere Einrichtung).
Schritt 2: Fügen Sie Ihr Office 365-Konto hinzu (Die „Automatische Kontoeinrichtung“)
- Öffnen Sie Outlook. Der Einrichtungsassistent wird automatisch gestartet.
- Geben Sie Ihre Office 365-E-Mail-Adresse ein > melden Sie sich an > und schließen Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung ab.
- Outlook konfiguriert alles automatisch mithilfe des Autodiscover-Dienstes.
- Aktivieren Sie den Exchange-Cache-Modus für eine schnellere Leistung.
Schritt 3: Outlook synchronisieren und Einstellungen erneut anwenden lassen
- Outlook beginnt mit dem Herunterladen der Inhalte, die soeben in Ihr neues Postfach migriert wurden.
- Regeln neu erstellen: Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
- E-Mail-Signaturen neu erstellen.
- Fügen Sie bei Bedarf weitere Konten hinzu.
Häufig gestellte Fragen
Um Outlook-E-Mails in Office 365 zu importieren, gehen Sie zu Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren > Aus PST importieren, wählen Sie Ihre Datei aus, und Outlook lädt die E-Mails in Ihr Office 365-Postfach hoch.
Öffnen Sie „Datei“ > „Office-Konto“. Wenn dort „Microsoft 365“ angezeigt wird, verwenden Sie Outlook 365. Andernfalls wird Outlook 2016/2019/2021 angezeigt.
Aktivieren Sie die Option „Neues Outlook testen“ oben rechts. Starten Sie Outlook neu, um die Umstellung zu aktivieren.
Exportieren Sie Ihre E-Mails als PST-Datei.
Fügen Sie Ihr Microsoft 365-Konto zu Outlook hinzu.
Importieren Sie die PST-Datei in das neue Konto.
Warten Sie, bis Outlook alle Daten mit Microsoft 365 synchronisiert hat.
