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Outlook Datenarchiv

Wir erhalten jeden Tag eine Reihe von Mails, die unseren Posteingang füllen. Bevor Sie es bemerken, können sie bis zu Tausenden von Nachrichten summieren. Regulieren Sie Ihren Outlook-Posteingang und Ihre Outlook-Ordner, indem Sie sie entweder mit der manuellen oder der automatischen Archivierungsoption Outlook 2016 in getrennten Ordnern archivieren

Dadurch wird die Größe der PST-Datei automatisch verringert und der Zugriff auf die Daten wird effizienter.

Warum sollte eine PST-Datei kompakt sein?

Je größer die PST-Datei ist, desto größer ist das Risiko einer Beschädigung. Obwohl Outlook 2016 eine PST-Dateigröße von 50 GB unterstützt, verursachen größere Dateien unter anderem Probleme mit der Outlook-Leistung microsoft reparatur tool. Das Aufteilen der PST-Datei erleichtert auch die Verwaltung Ihres Outlook-Posteingangs.

Lassen Sie uns die Vorteile einer kompakten PST-Datei kennenlernen wie erstellen man ein archiv in outlook.

Es gibt zwei Methoden outlook datenarchiv zur neueren PST-Datei

  • Outlook 2016-Daten manuell archivieren
  • Gehe zu Datei -> Options
  • Unter Bereinigungswerkzeuge wählen Sie ->Archive Möglichkeit

Ein Dialogfeld wird wie unten gezeigt geöffnet

  • Wählen Archive this folder and all subfolders Möglichkeit
  • Wenn Sie die gesamte Datendatei archivieren möchten, wählen Sie diese Datei oder einen bestimmten Ordner aus, z Inbox, Calendar, and Outboxkann einzeln archiviert werden.
  • In diesem Dialogfeld können Sie ein Archivierungsdatum auswählen, d. H. Systemarchive Elemente, die älter als dieses Datum sind.
  • Wählen Sie den Zielspeicherort mit der Option „Durchsuchen“, um die Archivdatei zu speichern. Das default archive location ist: C:\Users\Username\Documents\Outlook Files\archive.pst

Hinweis: Wenn Ihrem Outlook-Profil ein Exchange Server-Konto hinzugefügt wurde und Ihre Organisation Microsoft Exchange Server Online verwendet, werden der Befehl und die Funktion „Archivieren“ für kein Konto in Ihrem Outlook-Profil angezeigt.

MS Outlook 2013: Die Archivierungsoption finden Sie unter Datei > Info > Cleanup Tools > Archive.

Nachteile der manuellen Archivierungsmethode:

  • Jedes Mal sollten Sie den gesamten Archivierungsprozess manuell durchführen.
  • Diese Option kann nur zum Archivieren der Dateien, nicht aber zum Löschen alter Elemente verwendet werden.
  • Es können nicht mehrere einzelne Ordner gleichzeitig zum Archivieren ausgewählt werden
  • Archivierung mit der Option „Outlook 2016 automatisch archivieren“
  • Gehe zu ->File->Options
  • Wählen ->Advanced->Auto Archive Setting

Ein Dialogfeld wird wie unten gezeigt geöffnet

Was sind die Vorteile der automatischen Archivierung?

Automatische Archivierung Outlook 2016 bietet Optionen wie Ausführen AutoArchive, Abgelaufene Elemente löschen, alte Elemente in verschieben, alte Elemente endgültig löschen. Diese Optionen können entsprechend verwendet werden, um die Archivierung mit geringsten Benutzereingriffen durchzuführen.

Jede Option wird nachfolgend zum besseren Verständnis erläutert:

  • Aktivieren Sie Ausführen AutoArchiveOption und wählen Sie die Häufigkeit, mit der alte Daten archiviert werden sollen. Dadurch werden Ihre Daten automatisch archiviert und Sie sparen Zeit und manuelle Arbeit.
  • Wenn Sie abgelaufene E-Mails löschen möchten, aktivieren Sie Delete Expired items.
    Dadurch werden die E-Mails automatisch gelöscht, nachdem eine Standardalterungszeit überschritten wurde.

Outlook-Tipps: Einfache Schritte zur Steigerung Ihrer Outlook-Leistung

Wählen “Move old items to” oder “Permanently delete old items option” folgende Vorteile nutzen:

  • Wenn Sie einen Überblick über archivierte Elemente haben möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Show Archive folderOption in Ordnerliste.
  • Verwenden Sie die Option Elemente entfernen, die älter als sind, um Elemente zu löschen, die älter als ein bestimmter Zeitraum sind. Sie können einen Zeitraum von 1 Tag bis zu 60 Monaten festlegen.

Dies hilft beim Löschen unerwünschter alter Daten ohne Ihr Zutun.

  • Wählen Sie den Zielort mit browse option zum Speichern der Archivdatei unter Alte Elemente verschieben nach
  • Durch das endgültige Löschen alter Elemente werden alle abgelaufenen Daten gelöscht, die nicht archiviert wurden
  • Sie können diese Einstellungen jetzt auf alle Ordner anwenden, um eine Standardarchiveinstellung zuzuweisen.

Hinweis: Wenn Sie unterschiedliche Einstellungen auf einen einzelnen Ordner oder ein Objekt anwenden möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das jeweilige Objekt -> Wählen Sie Eigenschaften ->AutoArchive Tab.

Wie oben dargestellt, kann das automatische Archivieren von Outlook 2016 eine Vorsichtsmaßnahme sein, um Ausfallzeiten von Outlook zu vermeiden. Es ist jedoch keine Alternative zu a outlook regelmäßige sicherung Ihrer Outlook-Daten.

AutoArchive Diese Methode gilt auch für Outlook 2010 und 2013. Sobald Microsoft die neuere Outlook 2019-Version veröffentlicht, werden die exklusiven Funktionen im Detail erläutert.

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Remo Software
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