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Regeln Erstellen Outlook 2016

Wir können unsere E-Mails nach Belieben sortieren, aber das Gruppieren Ihrer wichtigen E-Mails, die Sie täglich erhalten, ist mühsam.

Das Hauptziel dieses Artikels besteht darin, sich auf das Erstellen von Regeln in Outlook 2016 zu konzentrieren, mit denen Ihre Outlook-Mails automatisch in zugewiesenen Ordnern angeordnet werden. Dies verkürzt Ihre E-Mail-Sortierzeit und verringert die Wahrscheinlichkeit, wichtige E-Mails zu verpassen.

Jetzt werden wir über verschiedene Schritte zu diskutieren regeln erstellen Outlook 2016 und deren Verwendung, um Ihren Outlook-Posteingang effektiv zu verwalten.

Schritte zum Erstellen von Regeln in Outlook 2016 können auch für Outlook 2013 angewendet werden:

  1. Unter Home tab->Choose Rules->Manage Rules & Alerts
  2. Klicken New RuleIn diesem Fenster wird ein Dialogfeld mit drei Optionen angezeigt (siehe Abbildung unten)

Bleiben Sie organisiert, bleiben Sie auf dem Laufenden und beginnen Sie mit einer leeren Regel

  1. Bleib organisiert:
  • Grundsätzlich verschiebt diese Option Ihre eingehenden E-Mails in verschiedene Ordner, basierend auf Ihrem vorherigen Regelplan.

Beispielsweise können Sie eine E-Mail von einem bestimmten Client in einen bestimmten Ordner („Mein Client“) verschieben, der auf einem bestimmten Wort („Zitat“) im Betreff basiert.

  • Mit dieser Option können Sie eine bestimmte (Client-) E-Mail für die Nachverfolgung kennzeichnen.
  • Selbst Ihre spezifischen RSS-Feeds können auch an bestimmte Ordner gesendet werden.
  • Trennen Sie Gruppen-E-Mails in einen gruppenspezifischen Ordner.
  1. Auf dem Laufenden bleiben:
  • Verwenden Sie diese Option, um Ihre eingehenden E-Mails so zu organisieren, dass sie effektiv sortiert und beantwortet werden.
  • Mit dem neuen Element-Warnfenster können Sie sofort Maßnahmen für E-Mails mit hoher Priorität ergreifen.
  • Sie können einen akustischen Alarm für eine Nachricht eines bestimmten Absenders aktivieren
  • Empfangen Sie E-Mail-Alarm-SMS auf Ihr Handy.

Manchmal möchten Sie möglicherweise die Aktion anpassen, die Sie in Bezug auf eine E-Mail ausführen möchten.

In diesem Fall können Sie die Option Von einer Bankregel starten verwenden.

  • Mit dieser Option können Sie wählen zwischen 31 Outlook Rules and corresponding 21 Outlook Actionsum die Nutzung Ihres Posteingangs zu optimieren.
  • Mit dieser Option können Sie die Positionierung eingehender und ausgehender E-Mails festlegen

Betrachten wir ein Szenario, um es besser zu verstehen wie kann ich regeln erstellen Outlook 2016 und ihre jeweiligen Aktionen, um die Organisation Ihres Posteingangs vorab zu definieren

Szenario:

  1. Stellen Sie sich vor, Sie müssen am Monatsende einen Projektbericht einreichen. Daher haben Sie alle Projekt-E-Mails mithilfe der Option Farbkategorisierung so kategorisiert, dass sie als blaue Farbe bezeichnet werden.
  2. Da Sie über eine Reihe anderer E-Mails aus demselben Projekt (blaue Kategorie) verfügen, für die für diesen bestimmten Bericht kein Verweis erforderlich ist, können Sie die erforderlichen E-Mails mithilfe von Outlook-Regeln wie folgt trennen:

5 Schritte zum Organisieren Ihrer Projekt-E-Mails in einem separaten Ordner unter Verwendung der Outlook 2016-Regeln:

Schritt 1: Neuen Ordner als Beispielprojekt erstellen
Schritt 2: Öffnen Sie die Regeln, indem Sie die oben beschriebene Methode ausführen. Wählen Sie Apply Regel auf Nachrichten, die ich erhalte
Schritt 3: Die Liste der 31 Regeln wird angezeigt. Aktivieren Sie die Option Zugewiesen an Kategorie Kategorie aus Schritt 1. Wählen Sie im Feld Schritt 2 die blaue Farbe aus, indem Sie auf Kategorie klicken
Schritt 4: Wählen Sie im nächsten Fenster die Option zum Verschieben in den angegebenen Ordner aus Schritt 1 Box. In dem Schritt 2 Wählen Sie den Ordner Sample Project aus, indem Sie auf Specified klicken
Schritt 5: Wenn Sie eine Ausnahme haben, wenden Sie diese an, indem Sie sie aus den aufgelisteten Optionen auswählen. Wählen Sie zum Beispiel aus, dass sich mein Name nicht im Feld Cc befindet, um diese bestimmte E-Mail auszuschließen.

Im nächsten Fenster können Sie dieser bestimmten Regel einen Namen zuweisen als My Sample Project. Ältere Nachrichten können auch verschoben werden, indem Sie Diese Regel jetzt für Nachrichten ausführen in verwenden ‘Inbox’.

Überprüfen Sie die Optionen und fahren Sie mit Fertig stellen fort. Ihre neue Regel wird im Hauptfenster angezeigt.

Zum Bestätigen klicken Sie auf Apply

Schritte zum Erstellen von Regeln in älteren Versionen von Outlook:

Obwohl der Prozess zum Erstellen einer Outlook-Regel mit dem Schritt des Regel-Assistenten identisch ist, wie im obigen Verfahren für Outlook 2016 gezeigt, werden wir Schritte bereitstellen, die Sie beim Navigieren zu den Regeloptionen in verschiedenen älteren Versionen von Outlook unterstützen

Outlook 2007:

Schritt 1: Wählen Mail aus dem Navigationsbereich
Schritt 2: Klicken Tools Menü aus dem Menüband
Schritt 3: Wählen New Rule Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Regeln, um das Fenster Regel-Assistent anzuzeigen

Verweisen Sie auf die Schritt 2 Klicken Sie im Abschnitt „Regeln für 2016 erstellen“ auf „Weiter“, um weitere Fortschritte zu erzielen.

Outlook 2010:

Schritt 1: Wählen File
Schritt 2: Klicke auf Manage Rules & Alerts
Schritt 3: Wählen New Rule Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Regeln, um das Fenster des Regel-Assistenten anzuzeigen

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Schritt 2 unter „Erstellen von Regeln in Outlook 2016“.

Jetzt haben Sie eine neue angepasste Regel zum Verwalten Ihrer Projektdateien erstellt. Diese Methode zum Gruppieren Ihrer E-Mails kann Ihnen dabei helfen, die Übersicht zu behalten. Um diese Regeln zu erhalten erstellt, dateien regelmäßig sichern damit migrieren sie ihre Outlook daten bei Bedarf.

Sobald Microsoft Outlook 2019 auf den Markt bringt, werden wir in Zukunft über seine einzigartigen Funktionen sprechen.

Standardbild
Remo Software
Artikel: 795

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