In dieser vollständigen Anleitung zeige ich Ihnen alle Exportmethoden, die bei mir funktioniert haben, wie Sie das richtige Format für Ihre Bedürfnisse auswählen und Ihren Kalender in Outlook exportieren.
Mit mehr als 400 Millionen aktiven Nutzern weltweit, die täglich darauf angewiesen sind, ist der Outlook-Kalender nicht nur ein Terminplaner; er ist das Rückgrat der Produktivität.
Das Importieren und Exportieren Ihres Outlook-Kalenders bedeutet, Ereignisse, Termine, Erinnerungen und (Exportieren der Aufgabenliste aus Outlook) zwischen Geräten, Apps oder Konten zu verschieben.
Ob Sie nun Ihren Terminkalender sichern, auf ein neues Telefon umsteigen, Ihre Verfügbarkeit mit einem Kollegen teilen oder Outlook auf einen neuen Computer übertragen – diese Vorgänge sparen Zeit und Nerven.
- Warum müssen Sie möglicherweise Ihren Outlook-Kalender exportieren oder importieren?
- Die richtige Methode zum Exportieren des Kalenders in Outlook auswählen
- Wie exportiere ich einen Kalender in Outlook?
- Wie exportiere ich einen Kalender aus Outlook in andere Kalender?
- Schlussbetrachtung
- Häufig gestellte Fragen
Warum müssen Sie möglicherweise Ihren Outlook-Kalender exportieren oder importieren?
Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum Sie möglicherweise einen Outlook-Kalender exportieren oder importieren müssen:
- Systemwechsel: Migration Ihrer Outlook-Daten auf einen neuen PC oder ein neues E-Mail-Konto.
- Teilen leicht gemacht: Senden Sie Ihren Zeitplan an einen Teamkollegen oder integrieren Sie ihn in Apps wie Google Kalender oder Apple Kalender.
- Intelligente Datensicherung: Es ist unerlässlich, Ihre Ereignisse zu sichern, bevor Sie Outlook neu installieren oder eine Festplatte löschen.
- Nahtlose Synchronisierung: Kalender werden auf Windows-, iPhone- oder Webversionen synchronisiert, um unterwegs jederzeit darauf zugreifen zu können.
- Archivierung alter Daten: Damit Outlook reibungslos funktioniert und Ihr Hauptkalender übersichtlich bleibt.
Die richtige Methode zum Exportieren des Kalenders in Outlook auswählen
Hier scheitern viele: Welches Format soll man verwenden? Das „beste“ Format hängt davon ab, was man tut:
| Format | Am besten geeignet für | Dateigröße | Funktioniert mit | Wichtigste Vorteile | Einschränkungen |
| Excel/CSV | Datenanalyse, Berichterstellung und Google-Kalender-Import | Klein bis mittel | Excel, Google Sheets, Datenbanken | Sortierbar, filterbar, ideal für Berechnungen | Formatierung geht verloren, keine wiederkehrenden Ereignismuster |
| ICS/iCal | Gemeinsame Kalendernutzung, plattformübergreifende Migration und Datensicherungen | Klein | Nahezu alle Kalender-Apps (Outlook, Google, Apple usw.). | Universelle Kompatibilität erhält wiederkehrende Ereignisse | Reiner Text, keine Anhänge |
| Wort | Druckbare Zeitpläne, Präsentationen und formatierte Berichte | Mittelgroß-Groß | Word- und PDF-Viewer | Professionelle Formatierung, anpassbares Layout | Nicht in andere Kalender-Apps importierbar |
| PST | Vollständige Outlook-Sicherung (E-Mails + Kalender + Kalender) | Groß | Nur Outlook | Alles wurde erhalten, einschließlich der Anhänge. | Funktioniert nur mit Outlook |
Wie exportiere ich einen Kalender in Outlook?
In den folgenden Abschnitten finden Sie verschiedene Dateiformate zum Exportieren und Importieren Ihres Outlook-Kalenders.
Outlook-Kalender nach Excel exportieren
Der Export des Outlook-Kalenders nach Excel ist unglaublich nützlich, um Termine zu sortieren, gedruckte Zeitpläne zu erstellen oder Berichte zu generieren.
Methode 1: Import- und Export-Assistent
Schritt 1: Outlook öffnen > Klicken Sie auf das Kalendersymbol in der unteren linken Ecke von Outlook.
Schritt 2: Gehen Sie zu Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren.
Schritt 3: Wählen Sie „In eine Datei exportieren“ > Klicken Sie auf „Weiter“.
Schritt 4: Wählen Sie „Kommagetrennte Werte (CSV)“. (Ältere Versionen (2010/2013) zeigen möglicherweise Microsoft Excel als Option an.)
Schritt 5: Wählen Sie den zu exportierenden Kalender aus.
Schritt 7: Klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie einen Speicherort und benennen Sie Ihre Exportdatei.
Schritt 8: Klicken Sie auf „Fertigstellen“ und wählen Sie gegebenenfalls den Datumsbereich der zu exportierenden Kalenderdaten aus.
Schritt 9: Öffnen Sie die gespeicherte CSV-Datei in Microsoft Excel.
Sie sehen Spalten wie: Betreff, Startdatum, Startzeit, Enddatum, Endzeit, Ort und Beschreibung.
Methode 2: Kalenderansicht in Excel kopieren und einfügen (Schnellmethode)
Wenn Sie nur eine einfache Liste oder einen visuellen Export benötigen, ist das schnell, aber wiederkehrende Besprechungsreihen werden nicht gut beibehalten.
- Outlook öffnen > Kalender .
- Ändern Sie die Ansicht in die „Listenansicht“.
- Gehen Sie zum Reiter „Ansicht“ > Wählen Sie „Ansicht ändern“ > „Liste“ .
- Drücken Sie Strg + A, um alle Kalendereinträge auszuwählen.
- Drücken Sie Strg + C zum Kopieren.
- Öffnen Sie Excel und drücken Sie Strg + V, um den Inhalt einzufügen.
CSV-Kalender in Outlook importieren
So importieren Sie einen CSV-Kalender mithilfe des Import- und Export-Assistenten in Outlook:
Schritte: Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren. Wählen Sie „Aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei importieren“, dann „Kommagetrennte Werte“ und klicken Sie auf „Weiter“ .
Outlook-Kalender nach ICS/iCal exportieren
Sie können Ihren Outlook-Kalender in eine ICS-Datei exportieren, um ihn mit nahezu jeder Kalenderanwendung zu verwenden, wie z. B. Google-Kalender, Apple-Kalender, Mozilla Thunderbird oder Ihren Outlook-Kalender mit Ihrem iPhone oder Android-Gerät synchronisieren.
Schritt 1: Öffnen Sie Outlook und wechseln Sie zur Kalenderansicht (Symbol unten links).
Schritt 2: Gehen Sie zu Datei > Kalender speichern.
Schritt 3: Geben Sie im Dialogfeld Ihrer Datei einen Namen, wählen Sie einen Speicherort und wählen Sie Unicode (.ics) als Format.
Schritt 4: Wählen Sie einen Datumsbereich (falls erforderlich) oder „Alle Kalendereinträge“.
Schritt 5: Klicken Sie auf Speichern. Die .ics-Datei kann nun geteilt oder an anderer Stelle importiert werden.
Importieren Sie den ICS-Kalender in Outlook
Der Import von Kalenderdaten aus Google-Kalendern oder einem anderen Outlook-Konto erfolgt unkompliziert über das Menü „Datei“ in Outlook.
Halten Sie sich an den Prozess, der alle Termindetails bewahrt und sogar wiederkehrende Ereignismuster beibehält.
Schritte: iCalendar importieren (.ics) > Datei öffnen > Zielkalender auswählen > Importieren .
Navigieren Sie zu Ihrer Datei > Ordner auswählen > OK. Die Datei wird angehängt, ohne sie zu überschreiben.
Tipp: Importieren Sie Termine immer zuerst in einen neuen Kalender, insbesondere bei Dateien aus externen Quellen. So können Sie die Termine überprüfen, bevor Sie sie mit Ihrem Hauptkalender zusammenführen.
Outlook-Kalender nach Word exportieren
Der Word-Exportvorgang ist indirekt; Outlook verfügt nicht über eine direkte Schaltfläche „Nach Word exportieren“. Verwenden Sie stattdessen eine der folgenden Methoden:
Methode 1: Verwendung der Listenansicht
Schritt 1: Wechseln Sie im Outlook-Kalender zur Listenansicht (Ansicht > Ansicht ändern > Liste).
Schritt 2: Wählen Sie den gewünschten Datumsbereich aus (verwenden Sie Shift+Klick , um mehrere Termine auszuwählen).
Schritt 3: Drücken Sie Strg+C zum Kopieren.
Schritt 4: Öffnen Sie Microsoft Word.
Schritt 5: Drücken Sie Strg+V zum Einfügen.
Methode 2: Export nach Excel und anschließende Formatierung in Word
Für größere Kalender oder mehr Kontrolle über die Formatierung:
Schritt 1: Exportieren Sie Ihren Kalender als CSV/Excel-Datei (folgen Sie dazu den Schritten im Abschnitt „Excel-Export“).
Schritt 2: Öffnen Sie die CSV-Datei in Excel.
Schritt 3: Formatieren Sie die Daten nach Bedarf (entfernen Sie unnötige Spalten, sortieren Sie nach Datum usw.).
Schritt 4: Markieren Sie die formatierten Daten und kopieren Sie sie (Strg+C).
Schritt 5: Word öffnen und mit Strg+V einfügen.
Schritt 6: Wählen Sie „Quellformatierung beibehalten“, wenn die Einfügeoptionen angezeigt werden.
Schritt 7: Bei Bedarf in eine Word-Tabelle konvertieren (Einfügen > Tabelle > Text in Tabelle konvertieren).
Word-Datei in Outlook importieren
Sie können einen Kalender nicht direkt aus einer Word-Datei in Outlook importieren. Speichern Sie stattdessen die Kalenderdaten aus Word in einer .csv-Datei (für Ereignislisten) oder .ics-Datei (für einzelne Kalendereinträge) und verwenden Sie den Import-/Export-Assistenten, um sie in Outlook zu importieren.
Outlook-Kalender aus Outlook Web exportieren (Office 365)
Wichtiger Hinweis: Veröffentlichte Kalender bleiben aktiv und werden mit Ihren Kalenderänderungen aktualisiert. Wenn Sie eine statische Momentaufnahme wünschen, laden Sie die Datei herunter und klicken Sie anschließend auf „Veröffentlichung aufheben“, um die Freigabe des Live-Links zu beenden.
Schritt 1: Navigieren Sie zu outlook.office.com (oder zur Office 365-URL Ihrer Organisation).
Schritt 2: Melden Sie sich mit Ihren Microsoft-Kontodaten an.
Schritt 3: Klicken Sie auf das Kalendersymbol in der linken Seitenleiste.
Schritt 4: Suchen Sie im linken Bereich den Kalender, den Sie exportieren möchten.
Schritt 5: Bewegen Sie den Mauszeiger über den Kalendernamen. Daraufhin erscheint ein Drei-Punkte-Menü.
Schritt 6: Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Freigabe und Berechtigungen.
Schritt 7: Scrollen Sie zum Abschnitt „Diesen Kalender veröffentlichen“.
Schritt 8: Wählen Sie den Detaillierungsgrad:
Alle Details anzeigen: Alles wird exportiert
Titel und Orte anzeigen: eingeschränkte Informationen
Schritt 9: Klicken Sie auf Veröffentlichen
Schritt 10: Es erscheinen zwei Links: HTML und ICS
Schritt 11: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den ICS-Link.
Schritt 12: Wählen Sie „Link speichern unter“ (oder „Verknüpfte Datei herunterladen“).
Schritt 13: Auf Ihrem Computer speichern
Importieren von Kalendern in Outlook Web (Office 365)
Methode 1: Importieren einer ICS-Datei
Schritt 1: Navigieren Sie zu outlook.office.com (oder zur Office 365-URL Ihrer Organisation).
Schritt 2: Melden Sie sich mit Ihren Microsoft-Kontodaten an.
Schritt 3: Klicken Sie auf das Kalendersymbol in der linken Seitenleiste.
Schritt 4: Klicken Sie auf „Kalender hinzufügen“ (oben im linken Bereich).
Schritt 5: Wählen Sie „ Aus Datei hochladen“.
Schritt 6: Klicken Sie auf „Durchsuchen“ und navigieren Sie zu Ihrer ICS-Datei auf Ihrem Computer.
Schritt 7: Wählen Sie die ICS-Datei aus und klicken Sie auf „Öffnen“.
Schritt 8: Wählen Sie den Kalender aus, in den die Ereignisse importiert werden sollen:
Ihren Hauptkalender
oder einen neuen Kalender für diese Ereignisse erstellen
Schritt 9: Klicken Sie auf Importieren
Schritt 10: Warten Sie, bis der Import abgeschlossen ist (dauert normalerweise einige Sekunden).
Nun werden alle Termine aus der ICS-Datei in Ihrem Outlook-Web-Kalender angezeigt.
Methode 2: Einen Kalender abonnieren (Live-Updates)
Wenn Sie einen Kalender wünschen, der sich automatisch aktualisiert (anstatt ihn einmalig zu importieren):
Schritt 1: Navigieren Sie zu outlook.office.com
Schritt 2: Klicken Sie auf das Kalendersymbol
Schritt 3: Klicken Sie auf „Kalender hinzufügen“.
Schritt 4: Wählen Sie „ Über das Web abonnieren“.
Schritt 5: Fügen Sie die ICS-Abonnement-URL ein.
Schritt 6: Gib dem Kalender einen Namen
Schritt 7: Klicken Sie auf Importieren
Der Kalender synchronisiert sich automatisch, sobald die Datenquelle aktualisiert wird.
Wie exportiere ich einen Kalender aus Outlook in andere Kalender?
Wenn Sie die .ics-Datei in andere Kalender wie Apple oder Google importieren möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Outlook-Kalender in iCal importieren (iCal)
Auf Mac-Computern ist es sehr einfach, da Apple seine Kalender-App so konzipiert hat, dass sie nahtlos mit ICS-Dateien zusammenarbeitet.
- Doppelklicken Sie auf die .ics-Datei; sie öffnet sich automatisch im Kalender.
- Ereignisse überprüfen > Klicken Sie auf „Alle hinzufügen“ oder wählen Sie bestimmte Ereignisse aus.
- Die Ereignisse werden in einem neuen „Importierten“-Kalender gespeichert; bei Bedarf können sie zusammengeführt werden (Kalender > Datei > Neue Kalendergruppe).
Alle Ihre Termine werden sofort im Apple-Kalender angezeigt, inklusive Datum, Uhrzeit, Ort und Notizen.
Lesen Sie auch: Wie exportiere ich Notizen aus Outlook?
In Google Kalender importieren
Schritte:
- Gehen Sie auf Google.com zum Kalender > Zahnradsymbol für Einstellungen > Einstellungen.
- Navigieren Sie zu Importieren & Exportieren > Importieren > Wählen Sie Ihre .ics-Datei aus.
- Zielkalender auswählen > Importieren. Ereignisse werden sofort synchronisiert, Wiederholungen bleiben dabei erhalten.
Was mir bei Google-Importen aufgefallen ist: Google-Kalender kommt besonders gut mit wiederkehrenden Ereignissen zurecht.
Wenn Ihr Outlook-Kalender jedoch benutzerdefinierte Kategorien enthält, werden diese möglicherweise nicht übertragen. Google verwendet ein anderes Bezeichnungssystem.
Häufige Probleme beim Import und Export von Kalendern in Outlook
Selbst bei klaren Anweisungen können gelegentlich Probleme auftreten. Hier finden Sie die häufigsten Fehler beim Exportieren und Importieren von Outlook-Kalendern und deren Behebung.
Die Exportoption ist ausgegraut.
Ursache: häufig fehlende Berechtigungen oder ein Nicht-Exchange-Konto.
Lösung: Prüfen Sie, ob Sie den Exchange-Cache-Modus verwenden (Datei > Kontoeinstellungen > Ändern > Cache-Modus verwenden). Oder stellen Sie sicher, dass Sie der Kalenderbesitzer sind.
Die ICS-Datei kann nicht importiert werden.
Ursache: ICS-Importe schlagen aufgrund von Kodierungsfehlern, Problemen mit der Dateikodierung, einem beschädigten Kalenderordner oder zu vielen Ordnern fehl.
Lösung: Überprüfen Sie die Datei mit Notepad (UTF-8-Format), entfernen Sie Duplikate im Outlook-Kalenderordner und versuchen Sie den Import erneut.
Ursache für beschädigte Outlook-PST- oder ICS-Datei
: Dateibeschädigungen können verschiedene Ursachen haben: unvollständige Downloads, abgebrochene Exporte, Festplattenfehler oder Malware-Befall.
Lösung: Verwenden Sie ScanPST oder ein Outlook-PST-Reparaturtool eines Drittanbieters, um die beschädigte PST-Datei zu reparieren.
Einfachster Weg zum automatischen Exportieren von Outlook-Kalendern
Das manuelle Importieren oder Exportieren des Outlook-Kalenders funktioniert zwar, ist aber bei großen Terminkalendern mühsam, und ich verpasse trotzdem noch einige Termine.
Stellen Sie sich stundenlanges Klicken vor. Genau da benötigen Sie ein automatisiertes Outlook-Migrationstool, das Ihnen Zeit und Mühe spart.
Wie exportiert man einen Kalender aus Outlook mithilfe des Remo Outlook Transfer Tools?
Schritt 1: So exportieren Sie Ihren Outlook-Kalender mit Remo Outlook Backup and Migrate: Laden Sie die Software Remo Outlook Backup and Migrate herunter und installieren Sie sie.
Schritt 2: Wählen Sie im Hauptbildschirm „Sicherung“ aus.
Wählen Sie „Erweiterte Sicherung“ und anschließend Ihren Kalender aus .
Schritt 3: Überprüfen Sie den Sicherungskalender und klicken Sie auf Fertigstellen.
HINWEIS: Um den Outlook-Kalender zwischen Computern zu migrieren, installieren Sie die Remo Outlook-Software auf beiden Systemen.
Schritt 4: Kopieren Sie die Sicherungsdatei vom alten Computer mithilfe einer externen Festplatte auf den neuen.
Schritt 5: Öffnen Sie auf dem neuen Computer Remo Outlook Backup and Migrate und wählen Sie „Migrieren“.
Schritt 6: Verwenden Sie die Schaltfläche „Durchsuchen “, um die Sicherungsdatei auszuwählen .
Schritt 7: Wählen Sie alle oder einen bestimmten Kalender aus und klicken Sie auf Weiter.
Schritt 8: Öffnen Sie Outlook, um den Kalender nach der Bestätigungsnachricht zu überprüfen.
Schlussbetrachtung
Hier finden Sie alles Wissenswerte zum Thema „Kalenderexport aus Outlook“ – inklusive Backups, Freigabe und Synchronisierung. Von Excel-Berichten bis hin zur Übergabe an iPhones: Mit diesen Methoden behalten Sie stets den Überblick.
Da Microsoft Outlook stetig weiterentwickelt (bis 2025 sollen 90 % der Nutzer ihre Daten in der Cloud synchronisieren), ist Flexibilität entscheidend.
Die Verwaltung von Outlook-Kalenderdaten muss nicht kompliziert sein. Ob Sie Kalender für Berichte nach Excel exportieren, ICS-Dateien für die plattformübergreifende Nutzung erstellen oder Kalender auf einen neuen Computer übertragen möchten – die Möglichkeiten sind vielfältig.
Häufig gestellte Fragen
Gehen Sie zu „Datei“ > „Kalender speichern“, wählen Sie Ihren Kalender aus und anschließend „Datumsbereich“ > „Gesamter Kalender“. Speichern Sie ihn als .ics-Datei für den vollständigen Export.
Nein, für den direkten Export muss Outlook geöffnet sein, aber Tools wie Remo können offline auf Dateien zugreifen. Für Webversionen verwenden Sie die integrierte Speicherfunktion von Outlook.com.
In Outlook für Mac: Datei > Importieren > ICS auswählen > Datei auswählen > In Standardkalender importieren. Apple Silicon-Nutzer sollten für eine reibungslose Kompatibilität die neueste Version verwenden.
Vermutlich liegt es an einem Datumsbereichsfilter oder ausgeblendeten Elementen. Überprüfen Sie die Exporteinstellungen für „Alle Ereignisse“ und blenden Sie die Ordner im Ansichts-Tab ein. Bei großen Kalendern kann es zu einem Timeout kommen; exportieren Sie die Kalender daher in Abschnitte.
Ja, exportieren Sie die Daten einzeln und führen Sie die CSV-Dateien anschließend in Excel zusammen. Für größere Datenmengen verwenden Sie Power Automate, um den Vorgang zu automatisieren.
Mit Power Automate können Sie einen Flow erstellen, der neue Outlook-Kalenderereignisse regelmäßig in eine Excel-Tabelle exportiert.
Wechseln Sie zur Kalenderansicht, wählen Sie Ihren Zeitraum aus und gehen Sie dann zu Datei > Drucken > Microsoft Print to PDF, um Ihren Kalender als PDF-Datei zu speichern.
Überprüfen Sie, ob die .ics-Datei beschädigt ist, indem Sie sie in Notepad öffnen und nach „BEGIN:VCALENDAR“ suchen. Falls sie beschädigt ist, exportieren Sie sie erneut oder verwenden Sie ein Reparaturtool.
Nein, ICS ist das Dateiformat für Kalenderdaten; iCal ist Apples App, die dieses Format verwendet. Sie können ICS-Daten problemlos in iCal importieren.
Das neue Outlook bietet keine direkte Option zum Speichern des Kalenders. Um einen Kalender zu exportieren, gehen Sie in Outlook im Web zu „Einstellungen“ > „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“ > „Kalender“ > „Freigegebene Kalender“ > „Kalender veröffentlichen“. Kopieren Sie anschließend den ICS-Link und öffnen Sie ihn, um Ihre Kalenderdatei herunterzuladen.
