Benutzer konvertieren Outlook-E-Mails aus praktischen Gründen in PDF: PDFs eignen sich ideal für die Langzeitarchivierung, da sie im Gegensatz zum Export von PST- oder OST-Dateien über Jahrzehnte lesbar bleiben.
Sie erfüllen außerdem die Anforderungen der Rechtsabteilung und der Compliance, da sie nicht editierbar sind und Metadaten erhalten, wodurch sie sich für Audits und als Beweismittel eignen.
Darüber hinaus bieten PDFs universelle Kompatibilität und können auf jedem Gerät geöffnet werden, egal ob Windows, macOS, Linux, iOS oder Android, ohne dass Outlook benötigt wird.
Durch die Konvertierung einer Outlook-E-Mail in PDF bleiben wichtige Details wie Betreff, Absender, Zeitstempel und die Empfänger-/Cc-/Bcc-Header erhalten.
Das ursprüngliche Layout bleibt erhalten, einschließlich eingebetteter Bilder, Logos, HTML-Formatierung, Tabellen, Links und Signaturen. Anhänge können entweder in die PDF-Datei eingebettet oder separat gespeichert werden.
4 der besten Methoden zum Konvertieren von Outlook-E-Mails in PDF (mit Anhängen und Massenexport)
Nachfolgend finden Sie verschiedene Methoden zum Exportieren von Outlook-E-Mails. Wählen Sie die Lösung, die Ihren Anforderungen entspricht:
Methode 1: Wie kann ich eine Outlook-E-Mail kostenlos als PDF drucken? (Integriert, kostenlos, funktioniert in allen Outlook-Versionen)
Dies ist die schnellste, kostenlose und in allen Outlook-Versionen verfügbare Methode, ideal für einzelne E-Mails und schnelle Konvertierungen. Anhänge werden nicht eingebettet, können aber separat gespeichert werden.
Einschränkung: Diese Methode verarbeitet keine Anhänge und ist nicht für die Massenkonvertierung geeignet.
- Öffnen Sie die E-Mail, die Sie konvertieren möchten, in Outlook.
- Gehen Sie zu Datei > Drucken.
- Wählen Sie Microsoft Print to PDF als Drucker aus.
- Wählen Sie den Memo-Stil (wichtig: Dadurch bleiben die Überschriften erhalten).
- Klicken Sie auf Drucken.
- Wählen Sie einen Speicherort und benennen Sie Ihre PDF-Datei.
Wie kann ich in Outlook mehrere E-Mails auswählen und als PDF speichern?
Outlook kann mehrere E-Mails nicht direkt als PDF speichern, aber Sie können mehrere E-Mails auswählen > Drucken > Microsoft Print to PDF auswählen, um eine kombinierte PDF-Datei zu erstellen, oder ein PDF-Add-In verwenden, um sie als einzelne PDF-Dateien zu exportieren.
Methode 2: Adobe Acrobat PDFMaker (für Stapelverarbeitung und Anhänge)
Das Adobe Acrobat Outlook-Add-In ist eine zuverlässige Option für Massenkonvertierungen, das Einbetten von Anhängen und die Verwendung von OCR. Es liefert pixelgenaue Formatierung und erhält wichtige Metadaten in den Kopfzeilen (An/Von/Datum).
Bei Anhängen können Sie diese entweder direkt einbetten oder an die PDF-Datei anhängen.
- Installieren Sie Adobe Acrobat Pro DC.
- Starten Sie Outlook neu, und Sie sehen eine neue Registerkarte „Adobe PDF“.
- Klicken Sie auf „PDF erstellen“ oder „Ausgewählte E-Mails“.
- Aktivieren Sie im Einstellungsmenü Folgendes:
- Anhänge in PDF einfügen
- Anhänge in PDF konvertieren (sofern unterstützt)
- Mehrere E-Mails zu einer PDF-Datei zusammenfassen (optional)
- Wählen Sie Ihren Zielordner aus und starten Sie den Export.
Methode 3: Outlook Web App (OWA) – Browser zu PDF
Diese Methode nutzt die Druckfunktion Ihres Webbrowsers (wie Chrome, Edge oder Safari), wenn Sie Outlook über eine Web-App (OWA) anzeigen.
Sie benötigen keine Softwareinstallation und profitieren von universeller Kompatibilität auf Mac, Windows und Chromebooks, was den Export von einzelnen Dateien beschleunigt. Allerdings können keine Anhänge eingebettet werden, und das Einbetten von Anhängen in PDFs wird nicht unterstützt.
- Melden Sie sich bei Outlook im Web an.
- Öffne die E-Mail.
- Klicken Sie auf Drucken > der Druckdialog Ihres Browsers wird angezeigt.
- Wählen Sie „Als PDF speichern“.
- Laden Sie Anhänge bei Bedarf separat herunter.
Methode 4: MSG in PDF konvertieren (wenn Sie die E-Mails bereits gespeichert haben)
MSG-Dateien erhalten die vollständige Outlook-E-Mail-Formatierung und eignen sich daher ideal für eine zuverlässige PDF-Konvertierung.
- Ziehen Sie Ihre E-Mails aus Outlook per Drag & Drop in einen Ordner. (Outlook speichert sie als .msg.)
- Verwenden Sie einen beliebigen MSG-zu-PDF-Konverter (Zamzar oder Coolutils).
- Wählen Sie den Anbaugeräte-Handhabungsmodus.
- Alle MSG-Dateien auf einmal exportieren.
BONUS: Wie speichert man Outlook-E-Mails automatisch als PDF?
Outlook-E-Mails können nicht direkt in Outlook automatisch als PDF gespeichert werden. Hier ist ein möglicher Workaround:
Outlook und Power Automate verwenden
Sie können einen Workflow einrichten, der jede eingehende E-Mail (oder bestimmte E-Mails) in eine PDF-Datei umwandelt und diese in OneDrive, SharePoint oder einem lokalen Ordner speichert.
Schritt 1: Gehen Sie zu https://make.powerautomate(.)com
Schritt 2: Klicken Sie auf Erstellen > Automatisierter Cloud-Flow
Schritt 3: Auslöser: Beim Eintreffen einer neuen E-Mail (V3)
Schritt 4: Bedingung hinzufügen (optional):
- Von einem bestimmten Absender
- E-Mails mit Anhängen
- E-Mails mit Schlüsselwörtern
Schritt 5: Aktion hinzufügen: E-Mail in PDF konvertieren
- Falls die direkte Aktion nicht sichtbar ist, verwenden Sie „E-Mail exportieren“ > „Dateiinhalt“.
Schritt 6: Aktion hinzufügen: Datei erstellen
- OneDrive-/SharePoint-Ordner auswählen
- Dateiname: (Dateiname).pdf
Abschluss:
Das Konvertieren Ihrer Outlook-E-Mails in PDF ist ein wichtiger Schritt für die Langzeitarchivierung und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen. Wie bereits erläutert, gibt es keine Universallösung; die beste Methode ist diejenige, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht. Indem Sie Ihrer Aufgabe die passende Methode aus diesem Leitfaden zuordnen, können Sie Outlook-E-Mails schnell als PDF-Dateien speichern.
