Conviértase En Un Experto En Outlook Con Solo Seguir Estos 10 Consejos

El Año Nuevo está a la vuelta de la esquina y todos están preparados para hacer una resolución de Año Nuevo. La mayoría de ustedes está ansiosa por poner fin a la procrastinación y aumentar la productividad en el frente del trabajo. Esta publicación lo ayudará a lograr exactamente eso, ya que tiene como objetivo brindar consejos útiles sobre la administración de su cuenta de Outlook y conviértase en un experto en Outlook con solo seguir estos 10 consejos.

En el mundo actual, el tiempo es el activo más valioso y es obligatorio completar los proyectos dentro del plazo establecido. Aquí hay un pequeño paso para lograr este objetivo. Sigue leyendo consejos para dominar Outlook …

Consejo #1: Filtrar y ordenar:  Cuán tranquila sería nuestra vida si pudiéramos obtener las cosas correctas en el momento adecuado. La mitad de nuestro valioso tiempo se dedica a encontrar cosas que requieran su atención inmediata. Outlook le brinda la opción de filtrar sus correos electrónicos. En el extremo derecho de la pestaña de inicio, justo debajo del icono de la libreta de direcciones, puede encontrar ‘Filter email’. Cuando despliega el ícono de filtro de correo electrónico, encontrará varias categorías, según las cuales puede ordenar sus correos electrónicos. Esta es una forma instantánea de ordenar su buzón de correo según sus preferencias. Puede ordenar sus correos electrónicos con respecto a un contacto específico o una fecha, etc. ‘More filters’ opciones hacen visible la pestaña Herramientas de búsqueda. También puede encontrar búsquedas recientes con su ayuda..

Consejo #2: Búsquedas comunes Solo con un clic:Si hay determinadas búsquedas que realiza con frecuencia, puede crear una carpeta de búsqueda. Se puede crear una «Nueva carpeta de búsqueda» yendo a la pestaña Carpeta. Allí se le proporcionarán varias plantillas, puede elegir según su deseo o simplemente puede simplemente «Crear una carpeta de búsqueda personalizada» opción. Esta carpeta aparecerá en el lado izquierdo de la ventana de Outlook. Puede acceder a él en cualquier momento y cambiarle el nombre según sus preferencias. Este es uno efectivo para ahorrar tiempo..

Consejo #3: Partes rápidas para evitar la escritura repetida: Esta es otra forma interesante de ahorrar energía y tiempo. Si está escribiendo el mismo texto una y otra vez, puede guardar ese texto como parte de Quick Parts para insertarlo en diferentes correos electrónicos. Todo lo que tiene que hacer es resaltar el texto en la ventana donde lo ha escrito, moverlo a la pestaña de inserción; Haga clic en la barra desplegable de Quick Parts y finalmente opte por ‘Save Selection’. Verá la ventaja cuando la próxima vez que comience a escribir el texto, lo verá como una sugerencia emergente. Otra forma de seleccionar el texto, vaya al menú desplegable de Quick Parts y haga clic derecho en el texto para colocarlo en la ubicación deseada..

Consejo #4: Juego Futuro: Suena elegante, ¿verdad? ¡Está! Esta función de Outlook permite enviar mensajes en una fecha y hora futuras. Si hay un mensaje o una noticia importante que no se puede contar o compartir en este momento, pero que será apropiado si se comparte en algún momento en el futuro cercano, esto es todo. La función le permite enviar mensajes a una hora específica. Una vez que haya terminado de escribir el contenido de su correo electrónico, vaya a la pestaña Opciones y elija ‘Delay Delivery’. Justo después de eso, aparecerá un cuadro de diálogo con la opción «No entregar antes»; donde se supone que debes completar la hora y la fecha. A continuación, cierre la caja. Incluso después de haber presionado el botón Enviar, el correo se retendrá hasta la hora especificada por usted para enviar.

Consejo #5: Buena Riddance de Junk: Si su bandeja de entrada está inundada de correos electrónicos de alguien no deseado o simplemente si está obstruida con correos electrónicos no deseados o irrelevantes, puede deshacerse de ella fácilmente. Esto se puede hacer haciendo clic en el ‘Junk E-mail Options’ yendo al menú desplegable de la pestaña Inicio. Puedes elegir qué es realmente basura y qué es realmente importante para ti. Si lo desea, tiene el poder de incluir en la lista negra algunos dominios e incluso algunos países. A veces, el remitente no es un problema, pero los correos electrónicos enviados por ese remitente pueden ser cosas irrelevantes. Puedes elegir ‘Ignore’ estos correos electrónicos y por esto, no está bloqueando permanentemente a nadie.

Consejo #6: Mensajes SMS de Outlook:¡Sí! ¡Lo leíste bien! Outlook le brinda la posibilidad de enviar SMS directamente a sus contactos. Pero al utilizar esta función, uno tiene que registrarse con un servicio de mensajería de terceros. Vaya a la pestaña Inicio, haga clic en la barra desplegable y seleccione «Nuevos elementos». Seleccione el mensaje de texto que desea enviar y aparecerá un cuadro de diálogo. Finalmente, haga clic para buscar un servicio de mensajería para su operador de telefonía móvil.

Consejo #7: Citas en el camino: Puede concertar nuevas citas o enviar correos electrónicos, crear nuevos contactos, etc., utilizando el ‘New Items options’ visitando la pestaña Inicio.

Consejo #8: Mensajes grupales: Suponiendo que usted es un ser vital para su organización, seguramente recibirá un gran volumen de correo electrónico. Por lo tanto, rastrear mensajes relevantes o esenciales puede ser todo un dolor de cabeza. Outlook es capaz de agrupar correos electrónicos en conversaciones de modo que un solo clic muestre todos los mensajes relacionados juntos. Esto se puede configurar de forma global o por buzón visitando la pestaña Ver y marcando “Show as Conversations”. 

Consejo #9: Encriptación: De hecho, esta es una característica de alta gama de Outlook que le permite cifrar los archivos adjuntos y el contenido del correo electrónico, de modo que solo los destinatarios que tengan la clave para descifrar el mensaje puedan leerlos. Para esta configuración, abra el ‘Trust Center’ que encontrarás si vas a la ‘File’ seguido por ‘Options’.Luego haga clic en Seguridad del correo electrónico y marque las casillas según la necesidad y relevancia.

Top # 10: Automatizar tareas recurrentes: Podría estar realizando una tarea en particular o ciertas tareas con regularidad, como reenviar un correo electrónico entrante a un colega / cliente, o invitar a una determinada secta de personas a una reunión, etc. Esta tarea se puede lograr haciendo uso de Pasos rápidos que encontrará si va a la pestaña Inicio. Esta función le permite crear un conjunto de pasos predefinidos en una secuencia particular que puede usar una y otra vez con solo un clic, ahorrando mucho tiempo y energía. Visite la barra desplegable, elija ‘New Quick Step’ para crear una secuencia personalizada de acciones que categorizará, moverá, marcará y eliminará mensajes con un solo toque de su mouse. Al hacer clic en «Administrar pasos rápidos …», verá un cuadro de diálogo con la ayuda del cual puede duplicar y editar accesos directos.

Además, lea: Sus correos electrónicos de Outlook son susceptibles de perderse. Aquí encontrará información sobre cómo restaurar los correos electrónicos perdidos de Outlook.

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