Consejos para Compartir Archivos y Carpetas usando Google Drive

Si se pregunta cómo compartir un archivo entre sus compañeros de equipo ubicados en diferentes ubicaciones geográficas, Google Drive lleva su archivo al escritorio del destinatario a tiempo. Compartir archivos y carpetas en Google Drive es más fácil y conveniente que otras plataformas de almacenamiento en la nube.

Funciones de Google Drive como, fácil acceso por parte del receptor, seguridad de archivos, control de accesibilidad También permite al usuario compartir archivos y carpetas de cualquier tamaño con otro Gmail o incluso usuarios de otros proveedores de servicios de correo electrónico.

Cada vez que pongamos un nuevo archivo a nuestra unidad de Google que se actualizará en la carpeta de la sincronización con Google Drive (Google Backup and Sync debe estar instalado en la PC) y viceversa. Esto nos permite compartir los archivos y carpetas desde cualquier dispositivo conectado con la cuenta de Google. Hay dos formas de compartir archivos y carpetas usando Google Drive.

  • Uso de la carpeta de sincronización de Google Drive en su PC
  • Usando la interfaz web de Google Drive.

¿Cómo compartir archivos y carpetas usando la carpeta de sincronización de Google Drive en el escritorio?

Una vez que haya instalado y comenzado a usar la aplicación de retroceso y sincronización, se creará de forma predeterminada una carpeta de sincronización de Google Drive en el escritorio de su PC.

Paso 1: Abra la carpeta de sincronización de Google -> busque el archivo que se va a compartir -> Haga clic con el botón derecho y coloque el cursor sobre Google Drive

Paso 2: Ahora tienes las siguientes tres opciones para elegir

  1. Compartir:Una vez que haga clic en esto, se abre un cuadro de diálogo con una opción para ingresar la identificación de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el archivo. También puede elegir qué pueden hacer con el archivo seleccionando Puede editar o Puede comentar o Puede ver. Al seleccionar la opción avanzada, obtendrá una nueva ventana con las siguientes opciones
  • Enlace para compartir con personas:Puede compartir un enlace con otras personas, pero quien tenga este enlace puede ver, editar o comentar el archivo según la configuración de control. Este enlace también está disponible en la ventana de inicio.
  • La accesibilidad del archivo se puede cambiar usando Privado: solo usted puede acceder a la opción:Seleccione cualquiera de las siguientes opciones 1) Activado: público en la web 2) Activado: cualquiera con el enlace 3) desactivado: personas específicas. Tenga en cuenta que cada opción se puede restringir mediante Can View o Can Edit o Can Comment opciones
  1. Ver en la web:Una vez que seleccione esta opción, abrirá el archivo directamente en Google Drive. Más adelante en este artículo, discutiremos esto en detalle sobre cómo compartir archivos y carpetas usando la interfaz web de Google Drive.
  • Copiar enlace al portapapeles:Si selecciona esta opción, el enlace respectivo del archivo se copia en su portapapeles. Puede compartir ese enlace con los usuarios y publicarlo en plataformas de Internet. Pero cualquiera puede copiar ese enlace y compartirlo según su deseo. Su archivo es inseguro y está abierto.

Siguiendo los pasos mencionados anteriormente, puede compartir fácilmente archivos y carpetas usando la carpeta de sincronización de Google. Esto le permite acceder localmente a los archivos de la unidad y compartirlos.

¿Cómo compartir archivos y carpetas usando la interfaz web de Google?

La mayoría de los usuarios de Google Drive tienen el hábito de utilizar la interfaz web de Google para trabajar en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google. En la misma interfaz, hay una opción para compartir archivos y carpetas con una persona individual o con un grupo de personas.

En Mi unidad se enumeran todos los archivos y desde allí puede elegir el archivo que desea compartir. Right click en el archivo y una opción de compartir está disponible. La otra forma es cada vez que abre un archivo, en la esquina superior derecha hay tres puntos verticales disponibles. Una vez que haga clic en eso, la opción de compartir se puede encontrar en el menú.

Desde aquí, el procedimiento es el mismo que se explica en la carpeta de sincronización de Google.

Google Drive compartido conmigo:

Esta opción se enumera en el lado izquierdo de la interfaz web de Google. La opción Compartido conmigo está disponible para que los usuarios verifiquen la lista de archivos y carpetas compartidos con ellos. Al usar esta opción, audita los documentos y administra los archivos y carpetas compartidos para una mejor experiencia de Google Drive.

7 trucos para compartir de forma segura archivos y carpetas de Google Drive con los usuarios para facilitar el acceso:

  • Para desactivar las actualizaciones automáticas de los documentos o las hojas que ha compartido con los usuarios. Go to file -> Publish on the web -> Published content & settings -> Uncheck Automatically republish when changes are made.
    Dejar de publicar. Go to file-> Publish to the web -> Published content & settings -> stop publishing
  • Si no desea dar acceso a personas para agregar más usuarios. Go to file -> Share -> Advanced -> Check Prevent editors from changing access and adding new people
  • Hacer que otra persona sea el propietario de un archivo. Go to file-> Share -> Advanced -> Click down arrow next to that person’s name -> Select Owner and Save changes.
  • Si quieres dejar de compartir un archivo. Go to file -> Share -> Advanced -> Click down arrow next to that person’s name -> Select remove and Save changes.
  • Para evitar que los usuarios descarguen, impriman o copien el archivo. Go to file -> Share -> Advanced -> Uncheck Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers
  • Para dar un tiempo de caducidad a un archivo en particular. Go to file -> Share -> Advanced -> hover cursor over the person name and Click Set expiration.Para establecer el número de días, haga clic en el número de días para cambiar la fecha de vencimiento junto a El acceso expira. Debe elegir una fecha dentro de un año.
  • Se puede compartir un archivo o carpeta de Google Drive con 200 people. Puede crear un grupo de Google y compartir un archivo con más de 200 people. Más de 100 personas pueden ver un archivo, pero solo 100 peoplepuede comentar al mismo tiempo.

Desventajas de Google Drive:

  • Al compartir un archivo, no puede proteger los archivos y carpetas de Google Drive con una contraseña
  • Dado que los archivos y carpetas se sincronizan en varios dispositivos, existen posibilidades de duplicación de archivos en Google Drive. Para simplificar esta tarea, hay un herramienta remover archivos duplicadosdisponible en línea para buscar y eliminar duplicados con unos pocos clics
  • Podemos ver archivos y carpetas compartidos con nosotros, pero no tenemos una opción para administrar archivos y carpetas compartidos con otros.
Consejos para Compartir Archivos y Carpetas usando Google Drive was last modified: September 28th, 2020 by Remo Software

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