Outlook Archivo de Datos

Recibimos una cantidad de correos que llenan nuestra bandeja de entrada todos los días. Antes de que te des cuenta, pueden sumar miles de mensajes. Regule su bandeja de entrada y carpetas de Outlook archivándolas en una carpeta separada utilizando la opción de archivo manual o archivo automático de Outlook 2016

Esto reduce automáticamente el tamaño del archivo PST y la accesibilidad de los datos se vuelve más eficiente.

Por qué un archivo PST debe ser compacto?

A mayor tamaño del archivo PST, mayores posibilidades de corrupción. Aunque Outlook 2016 admite un tamaño de archivo PST de 50 GB, los archivos más grandes causan problemas de rendimiento de Outlook, incluidos herramienta de reparación de la bandeja de entrada no responde. Dividir el archivo PST también facilita la administración de su bandeja de entrada de Outlook.

Como hemos entendido las ventajas de tener un archivo PST compacto, conozcamos como crear archivo de datos outlook.

Hay dos métodos para outlook archivo de datos al archivo PST más nuevo

  1. Archivar datos de Outlook 2016 manualmente
  • Ir al archivo -> Options
  • En Herramientas de limpieza, elija ->Archive Opción

Se abre un cuadro de diálogo como se muestra a continuación

  • Seleccionar Archive this folder and all subfolders opción
  • Si desea archivar el archivo de datos completo, seleccione ese archivo o una carpeta particular, como Inbox, Calendar, and OutboxSe puede archivar individualmente.
  • Desde este cuadro de diálogo, puede elegir una fecha de archivo, es decir, Archivos del sistema Elementos anteriores a esa fecha.
  • Elija la ubicación de destino utilizando la opción de exploración para guardar el archivo comprimido. los default archive locationes: C:\Users\Username\Documents\Outlook Files\archive.pst

Nota: Si tiene una cuenta de Exchange Server agregada a su perfil de Outlook y su organización usa Microsoft Exchange Server Online, el comando y la función Archivar no se mostrarán para ninguna cuenta en su perfil de Outlook.

MS Outlook 2013: La opción de archivo se puede encontrar en Archivo > Info > Cleanup Tools > Archive.

Desventajas del método de archivo manual:

  • Cada vez que debe hacer todo el proceso de archivo de forma manual.
  • Esta opción solo se puede usar para archivar los archivos, pero no para eliminar elementos antiguos.
  • No se pueden seleccionar varias carpetas individuales al mismo tiempo para archivar
  • Archivado con la opción Archivar automáticamente Outlook 2016
  • Ir a ->File->Options
  • Seleccionar ->Advanced->Auto Archive Setting

Se abre un cuadro de diálogo como se muestra a continuación

¿Cuáles son las ventajas de Auto archive?

El archivo automático Outlook 2016 proporciona opciones como Ejecutar AutoArchive, Eliminar elementos caducados, mover elementos antiguos a, eliminar elementos antiguos de forma permanente. Estas opciones se pueden usar en consecuencia para realizar el archivo con la menor interferencia del usuario.

Cada opción se explica a continuación para una mejor comprensión:

  • Compruebe Run AutoArchive opción y elija la frecuencia para archivar datos antiguos. Esto archiva automáticamente sus datos y reduce su tiempo y esfuerzo manual.
  • Si desea eliminar correos electrónicos caducados, marque Delete Expired items.
    Esto elimina automáticamente los correos electrónicos después de que cruza un tiempo de vencimiento predeterminado.

Consejos de Outlook: Pasos sencillos para aumentar su rendimiento de Outlook

Seleccionar “Move old items to” o “Permanently delete old items option” para hacer uso de los siguientes beneficios:

  • Si desea tener un seguimiento de los elementos archivados, verifique el Show Archive folder en la opción de lista de carpetas.
  • Para eliminar elementos anteriores a un período de tiempo particular, use la opción Limpiar elementos anteriores a. Puede establecer un calendario de 1 día hasta 60 meses.

Esto ayuda a eliminar datos antiguos no deseados sin su intervención.

  • Elija la ubicación de destino usando browse opción para guardar el archivo en Mover elementos antiguos a
  • Eliminar permanentemente los elementos antiguos elimina los datos caducados que no se archivan
  • Puede aplicar esta configuración a todas las carpetas ahora para asignar una configuración de archivo predeterminada.

Nota: Si desea aplicar diferentes configuraciones a una carpeta individual o un elemento, haga clic derecho en el elemento en particular -> Elige propiedades ->AutoArchive lengüeta.

Como se presentó anteriormente, el archivo automático Outlook 2016 puede ser una medida de precaución para evitar cualquier tiempo de inactividad de Outlook, pero no es una alternativa a un copia de seguridad periodica de sus datos de Outlook.

AutoArchive El método también es aplicable a la versión de Outlook 2010 y 2013. Una vez que Microsoft lance su versión más reciente de Outlook 2019, discutiremos en detalle sus características exclusivas.

Outlook Archivo de Datos was last modified: January 17th, 2020 by Remo Software

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