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Devenez un Spécialiste Outlook par juste suivant Ces 10 Astuces

La nouvelle année approche à grands pas et vous êtes tous prêts à prendre une résolution pour la nouvelle année. La plupart d’entre vous ont hâte de mettre un terme à la procrastination et d’augmenter la productivité au travail. Cet article vous aidera à atteindre exactement cet objectif, car il vise à fournir des pour  10 conseils pour maîtriser Outlook.

Dans le monde d’aujourd’hui est l’atout le plus précieux et l’achèvement des projets dans le délai fixé est obligatoire. Voici un petit pas vers la réalisation de cet objectif. Lire le long 10 conseils pour maîtriser Outlook.

Astuce #1: Filtrer et trier: Comment notre vie serait sans tracas si nous pouvions juste obtenir les bonnes choses au bon moment. La moitié de notre temps précieux est consacré à trouver des choses que vous avez besoin de votre attention immédiate.Outlook vous donne la possibilité de filtrer vos e-mails. À l’extrême droite de l’onglet Accueil, juste en dessous de l’icône du carnet d’adresses, vous pouvez trouver ‘Filter email’.. Lorsque vous déposez l’icône de l’e-mail du filtre, vous trouverez plusieurs catégories selon lesquelles vous pouvez trier vos e-mails. C’est un moyen instantané de trier votre boîte aux lettres selon vos préférences. Vous pouvez trier vos e-mails en fonction d’un contact spécifique ou d’une date, etc. Les options ‘More filters’ permettent de rendre visible l’onglet Outils de recherche. Vous pouvez également trouver des recherches récentes avec son aide.

Astuce #2: Recherches courantes En un clic: Si vous effectuez certaines recherches fréquemment, vous pouvez créer un dossier de recherche. Un «nouveau dossier de recherche» peut être créé en accédant à l’onglet Dossier. Là vous devez être fourni avec plusieurs modèles, vous pouvez choisir selon votre souhait ou vous pouvez simplement « créer un dossier de recherche personnalisé » option. Ce dossier apparaîtra sur le côté gauche de la fenêtre Outlook. Vous pouvez y accéder à tout moment et le renommer selon vos préférences. C’est un moyen efficace de gagner du temps.

Astuce #3: Pièces rapides pour éviter la saisie répétée: Ceci est un autre moyen intéressant de sauver votre énergie et votre temps. Si vous tapez le même texte, encore et encore, vous pouvez enregistrer ce texte dans Quick Parts pour l’insérer dans différents e-mails. Tout ce que vous avez à faire est de mettre en évidence le texte dans la fenêtre où vous l’avez écrit, déplacez-le dans l’onglet d’insertion; Cliquez sur la barre déroulante de Quick Parts et choisissez finalement ‘Save Selection’. Vous verrez l’avantage lorsque la prochaine fois que vous commencerez à écrire le texte, vous le verrez comme une suggestion de pop-up. Une autre façon de sélectionner le texte, allez dans le menu déroulant de Quick Parts et faites un clic droit sur le texte pour le placer sur l’emplacement désiré.

Astuce #4: Jeu futur: Sons fantaisie droite? C’est! Cette fonctionnalité d’Outlook permet d’envoyer des messages à une date et une heure futures. S’il y a un message important ou des nouvelles qui ne peuvent être racontées ou partagées au moment même mais qui seront appropriées si elles sont partagées dans un avenir proche, c’est tout. La fonctionnalité vous permet de livrer des messages à un moment précis. Une fois que vous avez fini d’écrire le contenu de votre courriel, allez dans l’onglet Options et choisissez ‘Delay Delivery’. Juste après, une boîte de dialogue apparaîtra avec l’option « Ne pas livrer avant »; où vous êtes censé remplir l’heure et la date. Fermez la boîte par la suite. Même après avoir appuyé sur le bouton Envoyer, le courrier sera conservé jusqu’à l’heure que vous avez spécifiée pour l’envoi.

Astuce #5: Bon débarrassement de Junk: Si votre boîte de réception est inondée de courriels par une personne indésirable ou simplement si elle est obstruée par des courriels indésirables ou non pertinents, vous pouvez facilement vous en débarrasser. Cela peut être fait en cliquant sur ‘Junk E-mail Options’ en allant dans le menu déroulant de l’onglet Accueil. Vous devez choisir ce qui est réellement indésirable et ce qui est réellement important pour vous. Si vous le souhaitez, vous avez le pouvoir de mettre sur liste noire certains domaines et même certains pays. Parfois, l’expéditeur n’est pas un problème mais les courriels envoyés par cet expéditeur peuvent être des choses non pertinentes. Vous pouvez choisir ‘Ignore’ ces e-mails et, par conséquent, vous ne bloquez personne de façon permanente.

Astuce #6: Outlook SMSing: Oui! Vous l’avez bien lu! Outlook vous permet d’envoyer des SMS directement à vos contacts. Mais en utilisant cette facilité, il faut s’enregistrer auprès d’un service de messagerie tiers. Allez dans l’onglet Accueil, cliquez sur la barre déroulante et choisissez « Nouveaux éléments ». Sélectionnez le message texte que vous souhaitez envoyer et une boîte de dialogue apparaîtra. Enfin, cliquez pour trouver un service de messagerie pour votre opérateur de téléphonie mobile.

Astuce #7: rendez-vous sur le Courir: Prendre de nouveaux rendez-vous ou l’envoi de courriels, la création de nouveaux contacts, etc. peuvent être atteints en utilisant les options ‘New Items options’ en cliquant sur l’onglet Accueil.

Astuce #8: Messagerie de groupe: En supposant que vous êtes un être vital pour votre organisation, vous êtes tenu de recevoir un volume élevé de courrier électronique. Par conséquent, traquer les messages pertinents ou essentiels peut être un véritable casse-tête. Outlook est capable de regrouper des e-mails dans des conversations de sorte qu’un seul clic affiche tous les messages associés ensemble. Cela peut être défini sur une base globale ou par boîte aux lettres en visitant l’onglet Affichage et en cochant “Show as Conversations”. 

Astuce #9: Chiffrement: C’est en effet une fonctionnalité haut de gamme par Outlook qui vous permet de crypter les pièces jointes et le contenu de l’email, de sorte que seuls les destinataires ayant la clé pour déchiffrer le message peuvent les lire. Pour cette configuration, ouvrez le  ‘Trust Center’ que vous trouverez si vous allez dans le ‘File’ followed by ‘Options’. Ensuite, cliquez sur Sécurité e-mail et cochez les cases en fonction du besoin et de la pertinence.

Astuce #10: Automatiser les tâches récurrentes: Vous pouvez exécuter une tâche particulière ou certaines tâches régulièrement, comme transférer un e-mail entrant à un collègue / client, ou inviter une certaine secte de personnes à une réunion, etc. Cette tâche peut être accomplie en utilisation des étapes rapides que vous trouverez si vous allez à l’onglet Accueil. Cette fonctionnalité vous permet de créer un ensemble d’étapes prédéfinies dans une séquence particulière que vous pouvez utiliser encore et encore par un simple clic, ce qui économise énormément de temps et d’énergie. Visitez la barre de menu déroulant, choisissez ‘New Quick Step’  pour créer une séquence personnalisée d’actions qui classeront, déplacera, marquera et supprimera les messages d’une simple pression de votre souris. En cliquant sur « Gérer les étapes rapides … » vous verrez une boîte de dialogue avec l’aide de laquelle vous pouvez dupliquer et éditer des raccourcis.

Aussi, lisez: Vos courriels Outlook sont susceptibles de perdre, voici une lecture sur comment récupérer des mails perdus.

 

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