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5 Conseils Outlook Tout le Monde Devrait Savoir

En dehors d’Apple Mail, Microsoft Outlook est le client de messagerie le plus populaire aujourd’hui, en conservant une part de marché de 7,0% depuis octobre dernier. Pour les utilisateurs de PC, penser à un autre client de messagerie autre qu’Outlook est quelque peu difficile. Mais, même les utilisateurs réguliers d’Outlook ne sont pas conscients des fonctionnalités de productivité de l’outil.

Voici cinq conseils Outlook que vous pouvez utiliser pour améliorer votre productivité lors de l’utilisation d’Outlook.

Lire aussi: Comment gérer les fichiers de données Outlook surdimensionnés?

Conseil 1: Alertes de bureau

C’est une option très simple: chaque fois que vous recevez un nouvel e-mail, vous recevez une alerte sur le Bureau afin que vous soyez averti du nouvel e-mail. Cette option sera très utile pour les personnes qui doivent répondre aux courriels en temps opportun. Pour certaines personnes qui ont du mal à se concentrer sur leurs tâches, cette option peut être très distrayante. Pour eux, c’est bien d’activer cette option.

Pour activer cette option, accédez à Fichier -> Options -> Mail -> Arrivée du message onglet et vérifier “Afficher une alerte de bureau” option.

Conseil 2: Couleurs et polices

Vous pouvez définir des règles prédéfinies pour appliquer automatiquement des couleurs à vos e-mails. Par exemple, les e-mails envoyés exclusivement à vous peuvent être définis une couleur unique. Si l’email vous est arrivé en cc, il peut attribuer une couleur différente. Pour chaque champ de l’e-mail, vous pouvez définir différentes couleurs et polices.

Pour ce faire, sélectionnez Affichage -> Afficher les paramètres -> Mise en forme conditionnelle. Ici, vous pouvez voir toutes les règles prédéfinies. Vous pouvez changer chacune de ces règles. Et, vous pouvez ajouter vos propres règles ici.

Conseil 3: Régler les jours fériés

Certains d’entre vous connaissent peut-être cette fonctionnalité du calendrier Outlook – pour ajouter automatiquement des jours fériés en fonction de votre position. Outlook Calendar a plus de 100 emplacements pour choisir votre propre emplacement.

Pour activer cette option, allez à Fichier -> Options -> Calendrier -> Ajouter des vacances. Ici, vous pouvez choisir votre emplacement pour lequel vous voulez obtenir des vacances.

Ici, j’ai choisi les États-Unis et montre toutes les vacances américaines pour le mois de novembre.

Conseil 4: Marquer comme lu

Lorsque votre sélection change, Outlook marque vos e-mails comme lus. Ceci est un paramètre Outlook par défaut. Beaucoup de gens n’aiment pas ce paramètre et veulent marquer manuellement les messages comme lus. Cela peut faire dans une simple étape.

Pour cela, allez à Fichier -> Options -> Courrier -> Volet de lecture -> Décocher « Marquer les éléments comme lus lors des changements de sélection

Conseil 5: Travailler avec des étapes rapides

Vous pouvez automatiser vos tâches répétées dans Outlook en utilisant des étapes rapides. Vous pouvez voir un ensemble d’étapes rapides prédéfinies au milieu de l’onglet Accueil. Vous pouvez modifier ces étapes prédéfinies et ajouter les vôtres. Pour cela, cliquez sur la liste déroulante à droite des options Étapes rapides et cliquez sur “Nouvelle étape rapide”.

Ainsi, vous pouvez créer une séquence personnalisée d’actions que vous pouvez faire en utilisant simplement un clic de souris. Il existe d’autres options « gérer les étapes rapides » pour éditer les séquences d’étapes rapides existantes.

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John Harris

Senior Editor, Content Analyst and a fan of exceptional customer service. John develops and publishes instructional and informational content regarding partition management, Windows hot-fixes, data management and computer troubleshooting.

As a tenured data recovery specialist, John shares exceptional insights and blog posts about data loss and data recovery across any storage device. With 8+ years’ experience in writing for Data Recovery for both Mac OS and Windows OS computers, he is an avid learner who always wants to polish and simplify the data recovery process. John passes his free time playing Chess and reading Science Fiction novels.

Publications: 84

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