Comment Utiliser Pièces Rapides dans Outlook?

Si vous faites partie des utilisateurs qui utilisent Outlook au quotidien. Il peut y avoir quelques tâches que vous pourriez effectuer régulièrement au quotidien, ce qui peut prendre du temps et être monotone.

Si vous envoyez du courrier répétitif à divers destinataires, notamment des clients, des collègues et votre patron. Les taper encore et encore des centaines de fois est un travail ennuyeux et pas si productif. Copier et coller le contenu des mails existants, c’est du passé.

D’autre part, le contenu réutilisable offre cohérence, commodité et efficacité aux utilisateurs.

Les fonctionnalités intégrées telles que les parties rapides dans Outlook sont conçues pour réutiliser le contenu existant afin d’augmenter la productivité des utilisateurs et de rendre le travail sur Outlook une tâche amusante.

Dans cet article, nous discuterons brièvement de tout sur les pièces rapides à partir de pourquoi devriez-vous utiliser pièces rapides dans Outlook à comment créer ou ajouter des parties rapides dans différentes versions d’Outlook, y compris Outlook 365.

Plongeons directement dedans.

Qu’est-ce que Pièces Rapides dans Outlook?

Quick Parts est une fonctionnalité introduite par Microsoft Outlook pour Outlook 2007 et les versions ultérieures. En remplacement potentiel de l’insertion automatique des versions précédentes. Quick Parts est une bibliothèque de contenus réutilisables que vous pouvez insérer rapidement dans vos e-mails, rendez-vous, demandes de réunion, contacts et autres tâches.

Microsoft a qualifié cette fonctionnalité de « blocs de construction ».

En termes simples. Les Quick Parts sont essentiellement des morceaux stockés de contenu réutilisable, le contenu peut être long ou court, du texte ou des images, des tableaux ou des graphiques, des formes ou une signature, des hyperliens ou SmartArt, des cartes ou même une mise en forme, etc.

La seule chose que les utilisateurs sont limités à ajouter est la pièce jointe.

Qu’est-ce qui rend pièces rapides si unique?

  1. Quick Parts est une fonctionnalité intégrée dans Microsoft Outlook. Par conséquent, il est fiable et sûr à utiliser contrairement aux compléments tiers.
  2. De nombreuses applications tierces ne peuvent pas gérer les tableaux et la mise en forme dans Outlook. Au cas où vous voudriez travailler avec des tableaux, des graphiques, des graphiques ou un formatage (tels que différentes couleurs et différentes polices). Les pièces rapides sont utiles.
  3. L’une des meilleures choses à propos de Quick Parts est sa gratuité. Contrairement aux applications tierces, vous n’avez pas besoin d’acheter ou d’installer quoi que ce soit. C’est tout simplement là.
  4. La configuration de Quick Parts est extrêmement simple. Certaines applications nécessitent une configuration supplémentaire avant de commencer à les utiliser.

Depuis, nous venons de parler de la configuration des pièces rapides. Suivez les étapes ci-dessous pour créer rapidement des pièces.

Comment Créer Pièces Rapides dans Outlook?

Pour créer des Quick Parts dans Outlook et les utiliser n’importe où, y compris les e-mails, les rendez-vous, les contacts, les demandes de réunion, les tâches, etc.

Suivez les étapes mentionnées ci-dessous.

Étape 1: Lancer et exécuter Outlook

Étape 2: Cliquez sur nouvel e-mail ou rendez-vous ou toute autre option

Étape 3: Écrivez, sélectionnez et copiez le contenu que vous souhaitez enregistrer en tant que partie rapide. Par exemple, salutation, votre nom, adresse, logo de votre organisation, images etc.

Appuyez sur Ctrl+A pour tout sélectionner, puis appuyez sur Ctrl+C pour copier le contenu sélectionné.

Étape 4: Cliquer sur Insert, Cliquer sur Quick Parts, Cliquer sur Save Selection to Quick Part Gallery

Étape 5: La boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construction apparaîtra sur votre écran,

Configurez les attributs suivants selon vos besoins.

  • Name(Assurez-vous qu’il est descriptif et explicite).
  • Gallery(Sélectionnez la galerie dans laquelle vous souhaitez que le nouveau bloc de construction apparaisse)
  • Category(Sous-dossiers de la galerie, au cas où vous auriez 10 éléments de contenu réutilisables, nous vous recommandons fortement d’organiser chacun d’eux dans une nouvelle catégorie)
  • Description(Ceci est facultatif, au cas où vous voudriez ajouter, nous vous recommandons de taper quelque chose qui décrit l’entrée)
  • Save in(C’est là que vos modèles de pièces rapides sont enregistrés, si vous n’avez pas de raison valable. Nous vous suggérons de ne pas changer cela)
  • Insert Options(Explique comment l’entrée est insérée)
    • Insert content only: Option par défaut utilisée dans la plupart des cas.
    • Insert in its own paragraph: Insère le contenu dans son propre paragraphe.
    • Insert content in its own page: Insère le contenu dans sa propre page.

Une fois les informations ci-dessus configurées, cliquez sur OK pour enregistrer la partie rapide.

Comment Utiliser Pièces Rapides dans Outlook

Méthode 1: Insérez des pièces rapides en les trouvant dans la galerie

Étape 1: Lors de la rédaction d’un courrier. Cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer la partie rapide.

Étape 2: Cliquer sur Insert, Cliquer sur Quick Parts.

Étape 3: Peu de vos parties rapides enregistrées apparaîtront sur votre écran. Cliquez sur la partie rapide que vous souhaitez insérer dans le courrier.

Vous pouvez également choisir d’insérer la partie rapide enregistrée au début ou à la fin du document par un simple clic droit.

Remarque – Au cas où, vous avez de nombreuses pièces rapides. Et vous ne voyez pas la partie rapide que vous souhaitez insérer. Faites un clic droit sur l’entrée visible et cliquez sur l’option organiser et supprimer. Une liste complète des organisateurs de blocs de construction apparaîtra sur votre écran.

Sélectionnez et cliquez sur la partie rapide que vous souhaitez insérer.

Méthode 2: Appuyez sur la touche de raccourci F3 pour insérer une partie rapide

Probablement le moyen le plus rapide d’insérer des éléments de contenu réutilisables dans un e-mail ou n’importe où ailleurs.

Étape 1: Cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer votre partie rapide, tapez le nom de votre bloc de construction.

Étape 2: Appuyez sur F3 bouton.

Exemple: – «Rapport hebdomadaire» et appuyez sur le bouton F3.

Méthode 3: Appuyez sur la touche Entrée pour compléter automatiquement les parties rapides

Semblable à la méthode F3, tapez simplement le nom de vos parties rapides et appuyez sur la touche Entrée pour insérer le contenu réutilisable.

«Rapport hebdomadaire» et appuyez sur Enter Clé.

Remarque – Au cas où, si jamais vous rencontrez des problèmes avec Outlook. Voici un guide qui vous aidera à résoudre ces problèmes Outlook

Conclusion

La fonction Quick Parts a été conçue pour vous aider à en faire plus en moins de temps.

Dans cet article, nous avons expliqué comment créer ou ajouter des pièces rapides en seulement 5 étapes simples. Nous avons également discuté de 3 manières extrêmement simples d’utiliser des parties rapides pour insérer des éléments de contenu réutilisables, au lieu d’une méthode simple et ennuyeuse de copier-coller.

Vous trouverez ci-dessous certaines des questions les plus courantes, mais si vous avez des questions supplémentaires. N’hésitez pas à déposer vos questions dans la section commentaires ci-dessous.

Questions Fréquemment Posées

1.       Quelle est la différence entre pièces rapides et AutoText?

Quick Parts qui a été lancé à l’origine pour Outlook 2007 et les versions plus récentes est un substitut plus polyvalent à l’insertion automatique. La principale différence entre eux est que la partie rapide nécessite que vous utilisiez la souris et l’insertion automatique vous offre des options sans souris.

2.       Où puis-je trouver des pièces rapides dans Outlook?

Cliquer sur New Email. Positionnez le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer des parties rapides puis cliquez sur Insert Tab, Cliquer sur Quick Tab, une liste de toutes vos parties rapides enregistrées apparaîtra sur votre écran. Sélectionnez l’entrée que vous souhaitez insérer dans le courrier.

3.       Comment éditer ou modifier des Quick Parts dans Outlook?

Cliquer sur Quick Parts. La liste de toutes vos pièces rapides apparaîtra sur votre écran. Cliquez avec le bouton droit sur l’entrée que vous souhaitez modifier. Cliquer sur Edit Properties. La boîte de dialogue Modifier le bloc de construction apparaîtra sur votre écran, vous pouvez modifier tous les attributs nécessaires, y compris le nom, la galerie, la catégorie, enregistrer dans, etc., puis cliquez sur OK.

4.       Comment supprimer des parties rapides dans Outlook?

Cliquer sur Quick Parts. La liste de toutes vos pièces rapides apparaîtra sur votre écran. Cliquez avec le bouton droit sur l’entrée que vous souhaitez supprimer. Cliquer sur Organize and delete. Un nouvel écran de l’organisateur de blocs de construction apparaîtra sur votre écran.

Comment Utiliser Pièces Rapides dans Outlook? was last modified: décembre 2nd, 2021 by Remo Software

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