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Utilisant Trier les Mails Outlook Option pour Rendre plus Efficace

Nous avons tous ce moment où nous sentons que notre boîte de réception Outlook est inondée et désorganisée. Cela affecte directement notre productivité.

Ce guide vous aidera à parcourir utilisant trier les mails Outlook option pour rendre plus efficace.

Avec l’aide des options de tri dans Outlook sous l’onglet Affichage, comme indiqué ci-dessous et un peu de planification, nous pouvons effacer la plupart des déchets.Sorting Options Window

Vous pouvez également trouver ces options de tri au-dessus de votre boîte aux lettres comme indiqué ci-dessous:Sorting Options

Voici les options de tri disponibles avec leurs fonctions respectives:

Bien que ce qui précède soit présenté trier les mails Outlook sont explicites, la clé réside dans leur utilisation efficace. Compte tenu de la large base d’utilisateurs d’Outlook, nous proposons la stratégie suivante pour avoir une boîte aux lettres organisée quelle que soit votre version d’Outlook.

Comment utilisant trier les mails Outlook option pour rendre plus efficace:

Pourboire 1: On peut commencer par avoir des mails classés par date. Rassemblez tous les e-mails dans des dossiers nommés d’après l’année.
Pourboire 2: Une fois tous les e-mails regroupés par année, créez des sous-dossiers selon vos préférences ou votre importance comme Current/Old projects, Universitaires, suivi nécessaire, etc.
Pourboire 3: Dans chaque sous-dossier correspondant créé par date or preference, utiliser les options de tri pour identifier le spam, les ventes, les newsletters qui ne sont plus nécessaires et les supprimer.
Pourboire 4: Unsubscribe à tous les expéditeurs inutiles pour éviter de nouvelles difficultés.
Pourboire 5: Attention à tout Subjects ou Posts associés à des projets terminés ou des délais qui ne vous concernent plus et supprimez-les.
Pourboire 6: Regroupez les messages restants en fonction de votre category comme les universitaires, les personnels, le travail etc. Utilisation sort by Attachments pour affiner davantage vos mails.
Pourboire 7: Maintenant que tous nos e-mails sont organisés dans le dossier de destination actuel, répétez le même processus pour les dossiers restants. Il est beaucoup plus facile de gérer vos anciens dossiers car il y a moins d’ambiguïté et la suppression devient plus facile.
Pourboire 8: L’élimination régulière des courriers Outlook réduit la taille du fichier de données Outlook et empêche les erreurs de fichier de données inaccessibles
Pourboire 9: Utilisez l’option d’archivage automatique pour archiver automatiquement les e-mails qui n’ont pas besoin d’une référence fréquente.
Pourboire 10: Un détour rapide tous les six mois optimisera davantage votre boîte de réception. Assurez-vous turn off tout type de notifications automatiques des réseaux sociaux. Cela peut augmenter votre productivité.
Pourboire 11: Utilisez les plug-ins appropriés pour optimiser et faciliter votre expérience Outlook. Cliquez sur le lien suivant pour en savoir plus. Top 25 des plugins et compléments pour Microsoft Outlook

Plus d’outils et de conseils pour superviser votre Outlook:

Utilisez l’option de catégorisation des couleurs pour personnaliser vos éléments Outlook. Cela vous aide à distinguer facilement les e-mails, les événements et les réunions d’un projet ou d’une catégorie spécifique à l’aide de couleurs.

Créez des règles Outlook qui définissent la destination de vos e-mails dans des dossiers désignés sans votre implication.

L’option d’archivage automatique vous permet d’enregistrer les anciens courriers Outlook dans un fichier PST distinct en gardant votre fichier d’origine compact. Les fichiers PST plus volumineux ont tendance à provoquer des problèmes d’accès et à être corrompus.

Par mesure de précaution, obtenez une sauvegarde de votre fichier Outlook PST à intervalles réguliers.

Avantages de la sauvegarde des données Outlook:

  1. Les e-mails supprimés accidentellement peuvent être restaurés à partir du fichier de sauvegarde.
  2. Déplacez facilement vos données Outlook vers une version Outlook plus récente ou un système d’exploitation différent.
  3. Protège vos données Outlook de tout type de virus.

Conclusion: L’approche et les méthodes de gestion discutées ci-dessus peuvent impliquer des efforts et du temps, mais elles sont certainement gratifiantes. Outlook 2019 devrait sortir au second semestre 2018, regardez cet espace pour obtenir les dernières mises à jour et conseils.

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Publications: 805

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