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Diventa un Esperto di Outlook da solo seguendo questi 10 consigli

Il nuovo anno è dietro l’angolo e sei pronto per una risoluzione del nuovo anno. La maggior parte di voi non vede l’ora di mettere un punto fermo sulla procrastinazione e aumentare la produttività sul fronte del lavoro. Questo post ti aiuterà a raggiungere esattamente questo obiettivo, in quanto mira a fornire suggerimenti pratici sulla gestione del tuo account Outlook.

Nel mondo di oggi il tempo è il bene più prezioso e il completamento dei progetti entro la scadenza stabilita è obbligatorio. Ecco un piccolo passo verso il raggiungimento di questo obiettivo. Leggi insieme …

Mancia #1: filtro e ordinamento: la nostra vita senza complicazioni sarebbe se potessimo ottenere le cose giuste al momento giusto. La metà del nostro tempo prezioso viene speso per trovare le cose che richiedono la tua immediata attenzione. Outlook ti dà la possibilità di filtrare le tue e-mail. All’estrema destra della scheda Home, appena sotto l’icona della rubrica, puoi trovare “Filtra email”. Quando si rilascia l’icona di posta elettronica del filtro, si troveranno diverse categorie, in base alle quali è possibile ordinare le proprie e-mail. Questo è un modo immediato per ordinare la tua casella di posta in base alle tue preferenze. Puoi ordinare le tue e-mail in relazione a un contatto specifico o a una data, ecc. Le opzioni “Altri filtri” rendono visibile la scheda Strumenti di ricerca. Puoi anche trovare ricerche recenti con il suo aiuto.

Mancia #2: Ricerche comuni a portata di clic: se alcune ricerche eseguite frequentemente, è possibile creare una cartella di ricerca. Una “Nuova cartella di ricerca” può essere creata andando alla scheda Cartella. Lì ti verranno forniti diversi modelli, puoi scegliere secondo i tuoi desideri oppure semplicemente “Crea una cartella di ricerca personalizzata”. Questa cartella apparirà sul lato sinistro della finestra di Outlook. Puoi accedervi in ​​qualsiasi momento e rinominarlo secondo le tue preferenze. Questo è un modo efficace per risparmiare tempo.

Mancia #3: Parti rapide da evitare Digitazione ripetuta: questo è un altro modo interessante di risparmiare energia e tempo. Se stai scrivendo lo stesso testo, ancora e ancora, puoi salvare quel testo come parte di Quick Parts per l’inserimento in email diverse. Tutto ciò che si deve fare è evidenziare il testo nella finestra in cui è stato scritto, spostarlo nella scheda Inserisci; Fai clic sulla barra a discesa di Quick Parts e infine scegli “Salva selezione”. Vedrai il vantaggio quando la prossima volta che inizierai a scrivere il testo, lo vedrai come un suggerimento a comparsa. Un altro modo per selezionare il testo, andare al menu a discesa di Parti rapide e fare clic con il pulsante destro del mouse sul testo per posizionarlo nella posizione desiderata.

Mancia #4: Gioco futuro: sembra divertente? È! Questa funzione di Outlook consente l’invio di messaggi in una data e ora future. Se c’è un messaggio importante o una notizia che non può essere raccontata o condivisa nel momento stesso, ma sarà appropriata se condivisa un po ‘di tempo nel prossimo futuro, è proprio così. La funzione consente di recapitare i messaggi in un momento specifico. Una volta che hai finito di scrivere il tuo contenuto di posta elettronica, vai alla scheda Opzioni e scegli ‘Ritarda consegna’. Subito dopo, apparirà una finestra di dialogo con l’opzione ‘Non consegnare prima’; dove dovresti riempire l’ora e la data. Chiudi la scatola da quel momento in poi. Anche dopo aver premuto il pulsante Invia, la posta verrà trattenuta fino all’ora specificata dall’utente per l’invio.

Mancia #5: buon Riddance of Junk: se la tua casella di posta è inondata di e-mail da qualcuno indesiderato o semplicemente se è intasata da e-mail indesiderate o irrilevanti, puoi facilmente liberartene. Questo può essere fatto facendo clic su “Opzioni posta indesiderata” andando al menu a discesa della scheda Home. Puoi scegliere cosa è in realtà spazzatura e ciò che è veramente importante per te. Se lo desideri, hai il potere di inserire nella lista nera alcuni domini e anche alcuni paesi. A volte, il mittente non è un problema, ma le e-mail inviate da quel mittente potrebbero essere irrilevanti. Puoi scegliere di “Ignorare” queste e-mail e, in questo modo, non stai bloccando in modo permanente nessuno.

Mancia #6: Outlook SMSing: sì! Hai letto bene! Outlook ti offre la possibilità di inviare SMS direttamente ai tuoi contatti. Ma utilizzando questa funzione è necessario registrarsi con un servizio di messaggistica di terze parti. Vai alla scheda Home, fai clic sulla barra a discesa e seleziona “Nuovi elementi”. Seleziona il messaggio di testo che desideri inviare e apparirà una finestra di dialogo. Infine, fai clic per trovare un servizio di messaggistica per il tuo operatore di telefonia mobile.

Mancia #7: appuntamenti in corso: è possibile ottenere nuovi appuntamenti o inviare e-mail, creare nuovi contatti, ecc. Utilizzando le “Opzioni nuovi elementi” visitando la scheda Home.

Mancia #8: Messaggistica di gruppo: presupponendo che tu sia un essere vitale per la tua organizzazione, sei tenuto a ricevere un volume elevato di email. Quindi, rintracciare i messaggi rilevanti o essenziali può essere piuttosto un mal di testa. Outlook è in grado di raggruppare e-mail in conversazioni in modo tale che un singolo clic visualizzi tutti i messaggi correlati insieme. Può essere impostato su base globale o per casella postale visitando la scheda Visualizza e spuntando su “Mostra come conversazioni”.

Mancia #9: Crittografia: Questa è davvero una funzionalità high-end di Outlook che consente di crittografare gli allegati e il contenuto della posta elettronica, in modo che solo i destinatari che dispongono della chiave per decodificare il messaggio possano leggerli. Per questo set-up, apri il ‘Trust Center’ che troverai se vai al ‘File’ seguito da ‘Opzioni’. Quindi fare clic su Sicurezza posta elettronica e spuntare le caselle in base alla necessità e alla pertinenza.

Mancia #10: Automatizza attività ricorrenti: potresti svolgere regolarmente un’attività particolare o determinate attività come inoltrare una email in arrivo a un collega / cliente o invitare una determinata setta di persone a una riunione, ecc. Questo compito può essere raggiunto rendendo uso di Quick Steps che troverai se vai alla Home Tab. Questa funzione ti consente di creare una serie di passaggi predefiniti in una sequenza particolare che puoi utilizzare ancora e ancora con un semplice clic, risparmiando un sacco di tempo ed energia. Visita la barra a discesa, seleziona “Nuovo passaggio rapido” per creare una sequenza personalizzata di azioni che categorizzerà, sposterà, contrassegna e cancellerà i messaggi con un semplice tocco del mouse. Facendo clic su “Gestisci passaggi rapidi …” vedrai una finestra di dialogo con l’aiuto della quale puoi duplicare e modificare i collegamenti.

Inoltre, leggi: le tue email di Outlook sono suscettibili di perdere, ecco una lettura su come recupero email persi.

 

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Remo Software
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