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5 Suggerimenti di Outlook Tutti Dovrebbero Sapere

Oltre a Apple Mail, Microsoft Outlook è il client di posta elettronica desktop più popolare oggi, mantenendo una quota di mercato del 7,0% dallo scorso ottobre. Per gli utenti di PC, pensare a un client di posta elettronica alternativo diverso da Outlook è piuttosto difficile. Ma anche gli utenti regolari di Outlook non sono a conoscenza delle funzionalità di produttività dello strumento.

Ecco cinque trucchi di Outlook che tutti devono sapere durante l’utilizzo di Outlook.

Leggi anche: Come gestire i file di dati di grandi dimensioni di Outlook?

Suggerimento 1: Avvisi sul desktop

È un’opzione molto semplice: ogni volta che ricevi una nuova email, riceverai un avviso sul desktop in modo che riceverai una notifica sulla nuova email. Questa opzione sarà molto utile per le persone che devono rispondere alle e-mail in modo tempestivo. Per alcune persone che hanno difficoltà a concentrarsi sui loro compiti, questa opzione può essere davvero fonte di distrazione. Per loro, è bene attivare questa opzione.

Per attivare questa opzione, vai a File -> Options -> Mail -> Message arrival scheda e controllo “Display a Desktop alert” opzione.

Suggerimento 2: Colori e caratteri

Puoi impostare regole predefinite per applicare automaticamente i colori alle tue e-mail. Ad esempio, le e-mail inviate esclusivamente a te possono essere impostate con un colore unico. Se l’e-mail ti è arrivata come cc, può assegnare un colore diverso. Per ogni campo dell’e-mail, puoi impostare diversi colori e caratteri.

Per fare ciò, selezionare View -> View Settings -> Conditional Formatting. Qui puoi vedere tutte le regole predefinite. Puoi cambiare ognuna di queste regole. E puoi aggiungere le tue regole qui.

Suggerimento 3: Imposta i giorni festivi

Alcuni di voi potrebbero essere a conoscenza di questa funzionalità di Outlook Calendar – per aggiungere automaticamente giorni festivi in base alla propria posizione. Outlook Calendar ha più di 100 sedi per scegliere la tua posizione.

Per abilitare questa opzione, vai a File -> Options -> Calendar -> Add Holidays. Qui puoi scegliere la posizione per cui vuoi ottenere le vacanze.

Qui, ho scelto gli Stati Uniti e sta mostrando tutte le festività degli Stati Uniti per il mese di novembre.

Suggerimento 4: Segna come letto

Quando la selezione cambia, Outlook contrassegna le e-mail come letti. Questa è un’impostazione predefinita di Outlook. A molte persone non piace questa impostazione e vogliono contrassegnare manualmente i messaggi come letti. Questo può fare in un semplice passaggio.

Per quello, vai a File -> Options -> Mail -> Reading pane -> Deseleziona “Mark items as read when selection changes

Suggerimento 5: Lavorare con i passaggi rapidi

È possibile automatizzare le attività ripetute in Outlook utilizzando i passaggi rapidi. puoi vedere una serie di passaggi rapidi predefiniti nel mezzo della scheda Home. È possibile modificare questi passaggi predefiniti e aggiungerne di propri. Per fare ciò, fare clic sul menu a discesa a destra delle opzioni Quick Steps e fare clic “New Quick Step”.

Così puoi creare una sequenza personalizzata di azioni che puoi fare semplicemente usando un clic del mouse. Ci sono altre opzioni “gestisci passi rapidi” per modificare le sequenze di passaggi rapidi esistenti.

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John Harris

Senior Editor, Content Analyst and a fan of exceptional customer service. John develops and publishes instructional and informational content regarding partition management, Windows hot-fixes, data management and computer troubleshooting.

As a tenured data recovery specialist, John shares exceptional insights and blog posts about data loss and data recovery across any storage device. With 8+ years’ experience in writing for Data Recovery for both Mac OS and Windows OS computers, he is an avid learner who always wants to polish and simplify the data recovery process. John passes his free time playing Chess and reading Science Fiction novels.

Articles: 72

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