Creare Regole Outlook 2016

Potremmo avere la nostra e-mail ordinata in base alla nostra convenienza, ma raggruppare le tue e-mail importanti che ricevi ogni giorno è noioso.

L’obiettivo principale di questo articolo è concentrarsi sulla creazione di regole in Outlook 2016 che organizzano automaticamente i messaggi di Outlook in cartelle assegnate. Ciò riduce i tempi di smistamento delle e-mail e diminuisce la probabilità di perdere messaggi importanti.

Ora discuteremo di diversi passaggi per creare regole Outlook 2016 e i loro usi per gestire efficacemente la posta in arrivo di Outlook.

I passaggi per creare regole in Outlook 2016 possono essere applicati anche per Outlook 2013:

  1. Sotto Home tab->Choose Rules->Manage Rules & Alerts
  2. Clic New Rule nella finestra, si apre una finestra di dialogo come mostrato di seguito con 3 opzioni

Resta organizzato, rimani aggiornato e inizia da una regola vuota

  1. Rimani organizzato:
  • Fondamentalmente questa opzione sposta le e-mail in arrivo in diverse cartelle in base al piano delle regole precedente.

Ad esempio, è possibile spostare un messaggio di posta da un determinato client in una cartella specifica (Mio cliente) in base a una parola specifica (Quotazione) nell’oggetto.

  • Utilizzando questa opzione, è possibile contrassegnare una posta specifica (client) per il follow-up.
  • Anche i tuoi feed RSS specifici possono anche essere inviati a cartelle particolari.
  • Separare le e-mail di gruppo in una cartella specifica del gruppo.
  1. Rimani aggiornato:
  • Utilizzare questa opzione per organizzare i messaggi di posta in arrivo per ordinare e rispondere in modo efficace.
  • La finestra Avviso nuovo elemento ti aiuta ad agire immediatamente per le e-mail ad alta priorità.
  • È possibile attivare un avviso sonoro per un messaggio da un mittente specifico
  • Ricevi SMS di avviso e-mail sul tuo cellulare.

A volte potresti voler personalizzare l’azione che vuoi intraprendere riguardo a un’email.

In tal caso, è possibile utilizzare l’opzione Inizia da una regola bancaria.

  • Questa opzione ti consente di scegliere tra 31 Outlook Rules and corresponding 21 Outlook Actionsper ottimizzare l’utilizzo della tua casella di posta.
  • È possibile utilizzare questa opzione per definire il posizionamento delle e-mail in entrata e in uscita

Consideriamo uno scenario per capire meglio come creare regole Outlook 2016 e le rispettive Azioni per pre-definire l’organizzazione della Posta in arrivo

Scenario:

  1. Considera di dover inviare un rapporto di progetto alla fine del mese, quindi hai classificato tutte le e-mail di progetto da chiamare Colore blu usando l’opzione Color Categorize.
  2. Dato che hai un numero di altre e-mail dallo stesso progetto (categoria blu), che non richiedono alcun riferimento per questo rapporto specifico, puoi utilizzare le regole di Outlook per separare le e-mail richieste come segue:

5 passaggi per organizzare le mail del progetto in una cartella separata utilizzando le regole di Outlook 2016:

Passo1: Crea una nuova cartella come Progetto di esempio
Passo2: Apri le regole seguendo il metodo sopra discusso, Seleziona Apply regola sui messaggi che ricevo
Passo3: Verrà visualizzato un elenco di 31 regole Selezionare l’opzione Assegnato alla categoria categoria dalla casella Passaggio 1. Dalla casella Passaggio 2, scegli il colore blu facendo clic su Categoria
Passo4: Nella finestra successiva scegli di spostarlo sull’opzione Cartella specificata da Passo1 scatola. Nel Passo2 selezionare la cartella Progetto di esempio facendo clic su Specificato
Passo5: Se hai qualche eccezione, applicala scegliendo tra le opzioni elencate. Ad esempio, selezionare tranne dove si trova il mio nome nella casella Cc per escludere quella particolare posta.

Nella finestra successiva, puoi assegnare un nome a questa regola specifica come My Sample Project. I messaggi più vecchi possono anche essere spostati usando Esegui questa regola ora sui messaggi già presenti ‘Inbox’.

Rivedi le opzioni e procedi con Fine. La tua nuova regola visualizzata nella finestra principale.

Per confermare clicca Apply

I passaggi per creare regole nelle versioni precedenti di Outlook:

Sebbene il processo per la creazione di una regola di Outlook sia lo stesso del passaggio della Procedura guidata regole mostrato nella procedura precedente per Outlook 2016, forniremo i passaggi per aiutarti a navigare tra le opzioni delle Regole in varie versioni precedenti di Outlook

Outlook 2007:

Passo1: Selezionare Mail dal riquadro di navigazione
Passo2: Clic Tools Menu dalla barra multifunzione
Passo3: Selezionare New Rule nella scheda Regole e-mail per visualizzare la finestra Procedura guidata regole

Fare riferimento al Passo2 dalla sezione “Crea regole nel 2016” per progredire ulteriormente.

Outlook 2010:

Passo1: Selezionare File
Passo2: Clicca su Manage Rules & Alerts
Passo3: Selezionare New Rule nella scheda Regole e-mail per visualizzare la finestra Procedura guidata regole

Fare riferimento al passaggio 2 della sezione “Crea regole in Outlook 2016” per procedere ulteriormente.

Ora hai creato una nuova regola personalizzata per gestire i tuoi file di progetto. Questo metodo di raggruppamento delle e-mail può aiutarti a rimanere organizzato. Per preservare queste regole create, backup regolarmente in order to migra i tuoi dati di Outlook quando necessario.

Una volta che Microsoft avvierà Outlook 2019, discuteremo delle sue caratteristiche uniche in futuro.

Creare Regole Outlook 2016 was last modified: January 9th, 2020 by Remo Software

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