便利さに従ってメールをソートすることもできますが、毎日受信する重要なメールをグループ化するのは面倒です。
この記事の主な目的は、Outlook 2016でOutlookメールを割り当てられたフォルダーに自動的に配置するルールの作成に焦点を当てることです。 これにより、メールのソート時間が短縮され、重要なメールを見逃す可能性が低くなります。
次に、Outlook 2016でルールを作成するさまざまな手順と、Outlookの受信トレイを効果的に管理するためのその使用方法について説明します。
Outlook 2016でルールを作成する手順は、Outlook 2013にも適用できます。
- 下Home tab->Choose Rules->Manage Rules & Alerts
- クリックNew Rule ウィンドウに、以下の3つのオプションのあるダイアログボックスが開きます
整理された状態を保ち、最新の状態を保ち、空のルールから始めます
- 滞在組織：
- 基本的に、このオプションは、以前のルール計画に基づいて、受信メールを別のフォルダーに移動します。
たとえば、件名の特定の単語（引用）に基づいて、特定のクライアントから特定のフォルダー（マイクライアント）にメールを移動できます。
- このオプションを使用すると、フォローアップのために特定の（クライアント）メールにフラグを立てることができます。
- 特定のRSSフィードでも特定のフォルダに送信できます。
- グループのメールをグループ固有のフォルダーに分けます。
- 日付まで滞在：
- このオプションを使用して、受信メールを整理し、効果的にソートして応答します。
- 新しいアイテムアラートウィンドウを使用すると、優先度の高いメールに即座に対応できます。
- 特定の送信者からのメッセージに対して音声アラートをアクティブ化できます
- メールアラートSMSをモバイルに受信します。
電子メールに関して実行するアクションをカスタマイズしたい場合があります。
その場合は、銀行規則から開始オプションを使用できます。
- このオプションでは、次のいずれかを選択できます31 Outlook Rules and corresponding 21 Outlook Actions 受信トレイの使用を最適化します。
- このオプションを使用して、受信メールと送信メールの位置を定義できます
Outlook 2016でルールを作成し、それぞれのアクションを受信ボックスの組織を事前定義する方法をよりよく理解するためのシナリオを考えてみましょう。
シナリオ：
- 月末にプロジェクトレポートを提出する必要があることを考慮してください。したがって、すべてのプロジェクトメールは、[色の分類]オプションを使用して青色と呼ばれるように分類されています。
- 同じプロジェクト（ブルーカテゴリ）からのメールが多数あり、この特定のレポートへの参照を必要としないため、Outlookルールを使用して、次のように必要なメールを分離できます。
Outlook 2016のルールを使用してプロジェクトメールを個別のフォルダーに整理する5つの手順：
ステップ 1: サンプルプロジェクトとして新しいフォルダーを作成する
ステップ 2: 上記の方法、選択に従ってルールを開く Apply 受信したメッセージのルール
ステップ 3: 31個のルールのリストが表示されます。ステップ1ボックスからカテゴリカテゴリオプションに割り当てをチェックします。 [ステップ2]ボックスから、[カテゴリ]をクリックして青色を選択します
ステップ 4: 次のウィンドウで、[指定されたフォルダー]オプションに移動します ステップ 1 ボックス。 の中に ステップ 2 指定されましたをクリックして、Sample Projectフォルダーを選択します
ステップ 5: 例外がある場合は、リストされているオプションから選択して例外を適用してください。 たとえば、特定のメールを除外するには、[Cc]ボックス内の自分の名前以外の場所を選択します。
次のウィンドウで、この特定のルールに名前を割り当てることができます My Sample Project. 古いメッセージは、すでにこのメッセージを実行しているメッセージを使用して移動することもできます。 ‘Inbox’.
オプションを確認し、[完了]に進みます。 メインウィンドウに表示された新しいルール。
クリックを確認するには Apply
古いバージョンのOutlookでルールを作成する手順：
Outlookルールの作成に関係するプロセスは、上記のOutlook 2016の手順で示したルールウィザードの手順と同じですが、Outlookのさまざまな古いバージョンのルールオプションに移動するための手順を提供します
Outlook 2007:
ステップ 1: 選択してください Mail ナビゲーションペインから
ステップ 2: クリック Tools リボンからのメニュー
ステップ 3: 選択してください New Rule [メールルール]タブで、ルールウィザードウィンドウを表示します。
を参照してください ステップ 2 から “2016年にルールを作成する” セクションをさらに進めます。
Outlook 2010:
ステップ 1: 選択してください File
ステップ 2: クリック Manage Rules & Alerts
ステップ 3: 選択してください New Rule [メールルール]タブで[ルールウィザード]ウィンドウを表示します
手順2を参照してください “Outlook 2016でルールを作成する” セクションをさらに進めます。
これで、プロジェクトファイルを管理するための新しいカスタマイズされたルールが作成されました。 メールをグループ化するこの方法は、整理された状態を保つのに役立ちます。 作成されたこれらのルールを保持するには、 定期的にバックアップする するために Outlookデータを移行する 必要なときに。
MicrosoftがOutlook 2019をリリースしたら、今後、その独自の機能について説明します。
Leave a Reply