メールの並べ替えオプションを使用してOutlookをより効率的にする

私たち全員が、Outlookの受信トレイが溢れすぎて混乱していると感じる瞬間があります。 これは私たちの生産性に直接影響します。

このガイドは、簡単に並べ替えプロセスをスムーズに進み、Outlookルーチンを最も簡単にするための計画を立てるのに役立ちます。

以下に示すように、[表示]タブのOutlookの並べ替えオプションと少しの計画を利用して、ほとんどのゴミを取り除くことができます。Sorting Options Window

以下に示すように、これらの並べ替えオプションはメールボックスの上にもあります:Sorting Options

以下は、それぞれの機能で使用可能なソートオプションです:

上記のソートオプションは一目瞭然ですが、重要なのはそれらを効果的に使用することにあります。 Outlookユーザーの幅広い基盤を考慮して、Outlookのバージョンに関係なく、メールボックスを整理する次の戦略を提案します。

並べ替えオプションを使用して受信トレイを管理するための推奨手順:

ヒント 1: まず、メールを date. すべてのメールを年にちなんで名付けられたフォルダにグループ化します。
ヒント 2: すべてのメールを年ごとにグループ化したら、好みや重要性に応じてサブフォルダーを作成します Current/Old projects, 学者、フォローアップが必要など
ヒント 3: によって作成された対応するすべてのサブフォルダ date or preference, ソートオプションを使用して、不要になったスパム、販売、ニュースレターを特定し、削除します。
ヒント 4: Unsubscribe さらなる困難を避けるために、不要な送信者に。
ヒント 5: の監視 Subjects または Posts 完了しているプロジェクトや、もはや関係のない締め切りに関連付けられ、それらを削除する。
ヒント 6: 残りのメッセージをグループ化します category 学者のような、個人的な、仕事などの使用 sort by Attachments メールをさらに絞り込むため。
ヒント 7: すべてのメールが現在の宛先フォルダーに整理されたので、残りのフォルダーに対して同じプロセスを繰り返します。 あいまいさが少なくなり、破棄が容易になるため、古いフォルダーを処理する方がはるかに簡単です。
ヒント 8: Outlookメールを定期的に廃棄すると、Outlookデータファイルのサイズが小さくなり、アクセスできないデータファイルエラーが防止されます
ヒント 9: 自動アーカイブオプションを使用して、頻繁に参照する必要のないメールを自動的にアーカイブします。
ヒント 10: 6か月ごとにすばやく迂回すると、受信トレイがさらに最適化されます。 あなたを確認してください turn off ソーシャルネットワークからのあらゆる種類の自動通知。 これにより、生産性が向上します。
ヒント 11: 適切なプラグインを使用して、Outlookエクスペリエンスを最適化し、容易にします。 詳細については、次のリンクをクリックしてください。 Microsoft Outlook用の上位25のプラグインとアドイン

Outlookを監視するためのその他のツールとヒント:

Outlookアイテムをパーソナライズするには、色分類オプションを使用します。 これにより、特定のプロジェクトまたはカテゴリのメール、イベント、会議を色で簡単に区別できます。

関与せずに、メールの宛先を指定されたフォルダに定義するOutlookルールを作成します。

自動アーカイブオプションを使用すると、古いOutlookメールを別のPSTファイルに保存して、元のファイルをコンパクトに保つことができます。 大きなPSTファイルは、アクセスの問題を引き起こし、破損する傾向があります。

予防策として、定期的にOutlook PSTファイルのバックアップを取得してください。

Outlookデータバックアップの利点:

  1. 誤って削除したメールは、バックアップファイルから復元できます。
  2. Outlookデータを新しいOutlookバージョンまたは別のOSに簡単に移動します。
  3. Outlookデータをあらゆる種類のウイルスから保護します。

結論: 上記のアプローチと管理方法は、労力と時間を伴う可能性がありますが、確かにやりがいがあります。 Outlook 2019は2018年後半にリリースされる予定です。このスペースで最新のアップデートとヒントを入手してください。

メールの並べ替えオプションを使用してOutlookをより効率的にする was last modified: June 5th, 2020 by Remo Software

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