Wordt een Outlook Expert door Het Volgen van deze 10 tips

Het nieuwe jaar staat voor de deur en jullie zijn allemaal klaar om een ​​nieuwjaarsresolutie te maken. De meesten van jullie kijken er naar uit om een ​​eind te maken aan uitstelgedrag en de productiviteit op het werkfront te verhogen. Dit bericht helpt je precies dat te bereiken, omdat het erop gericht is handige tips te geven voor het beheer van je Outlook-account.

In de wereld van vandaag is het meest waardevolle bezit en het voltooien van projecten binnen de gestelde deadline is verplicht. Hier is een kleine stap om dit doel te bereiken. Doorlezen…

Tip #1: filteren en sorteren: hoe gedoe ons leven zou zijn als we gewoon de juiste dingen op het juiste moment zouden kunnen krijgen. De helft van onze kostbare tijd wordt besteed aan het vinden van dingen die u direct nodig heeft. Outlook biedt u de mogelijkheid om uw e-mails te filteren. Helemaal rechts van het tabblad Start, net onder het pictogram van het adresboek, vindt u ‘Filter e-mail’. Wanneer u het filter-e-mailpictogram laat zien, zult u verschillende categorieën vinden, op basis waarvan u uw e-mails kunt sorteren. Dit is een directe manier om uw mailbox te sorteren op uw voorkeur. U kunt uw e-mails sorteren met betrekking tot een specifieke contactpersoon of een datum, enz. Met de opties ‘Meer filters’ is het tabblad Hulpprogramma’s zichtbaar. U kunt ook recente zoekopdrachten met zijn hulp vinden.

Tip #2: Algemene zoekopdrachten Slechts één klik verwijderd: als bepaalde zoekopdrachten vaak worden uitgevoerd, kunt u een zoekmap maken. Een ‘Nieuwe zoekmap’ kan worden gemaakt door naar het tabblad Map te gaan. Daar zult u worden voorzien van verschillende sjablonen, u kunt kiezen op basis van uw wens of u kunt eenvoudigweg “Een aangepaste zoekmap maken” -optie. Deze map verschijnt aan de linkerkant van het Outlook-venster. U kunt het op elk gewenst moment openen en de naam wijzigen volgens uw voorkeur. Dit is effectief om tijd te besparen.

Tip #3: snelle onderdelen om te vermijden Herhaald typen: dit is een andere interessante manier om je energie en tijd te besparen. Als u dezelfde tekst steeds opnieuw typt, kunt u die tekst opslaan als onderdeel van Quick Parts voor invoegen in verschillende e-mails. Het enige wat men hoeft te doen is de tekst markeren in het venster waar je het hebt geschreven, verplaats het naar het tabblad invoegen; Klik op de vervolgkeuzebalk met Snelle delen en kies ten slotte voor ‘Selectie opslaan’. Je zult het voordeel zien wanneer je de volgende keer dat je begint met het schrijven van de tekst, het als een pop-up suggestie ziet. Een andere manier om de tekst te selecteren, ga naar het drop-down menu van Quick Parts en klik met de rechtermuisknop op de tekst om deze op de gewenste locatie te plaatsen.

Tip #4: Future Play: Klinkt goed, toch? Het is! Met deze functie van Outlook kunnen berichten op een datum en tijd in de toekomst worden verzonden. Als er een belangrijk bericht of nieuws is dat op dat moment niet kan worden verteld of gedeeld, maar dat geschikt is als het in de nabije toekomst wordt gedeeld, dan is dit het wel. Met deze functie kunt u berichten op een bepaald tijdstip verzenden. Als u klaar bent met het schrijven van uw e-mailinhoud, gaat u naar het tabblad Opties en kiest u ‘Levering vertragen’. Vlak hierna verschijnt er een dialoogvenster met de optie ‘Niet bezorgen vóór’; waar je de tijd en datum moet invullen. Sluit de doos daarna. Zelfs nadat u op de knop Verzenden hebt gedrukt, wordt de e-mail bewaard tot de tijd die u hebt opgegeven voor verzending.

Tip #5: Goede bestraffing van ongewenste berichten: als uw inbox overspoeld wordt met e-mails door iemand die ongewenst is of gewoon als deze verstopt is met ongewenste of irrelevante e-mails, kunt u deze gemakkelijk verwijderen. Dit kan gedaan worden door op ‘Ongewenste e-mailopties’ te klikken door naar het vervolgkeuzemenu op het tabblad Home te gaan. Je mag kiezen wat eigenlijk rommel is en wat echt belangrijk voor je is. Als je wilt, heb je de macht om sommige domeinen en zelfs sommige landen op de zwarte lijst te zetten. Soms is de afzender geen probleem, maar de e-mails die door die afzender worden verzonden, kunnen niet ter zake doen. Je kunt ervoor kiezen om deze e-mails te ‘Negeren’ en hierdoor blijf je niemand permanent blokkeren.

Tip #6: Outlook Sms’en: Yep! Je leest het goed! Outlook biedt u de mogelijkheid om sms-berichten rechtstreeks naar uw contacten te verzenden. Maar als u deze faciliteit gebruikt, moet u zich registreren bij een externe berichtenservice. Ga naar het tabblad Home, klik op de drop-down-balk en kies ‘Nieuwe items’. Selecteer het SMS-bericht dat u wilt verzenden en er verschijnt een dialoogvenster. Klik ten slotte op om een ​​berichtenservice voor uw mobiele provider te vinden.

Tip #7: Afspraken in de uitvoering: nieuwe afspraken maken of e-mails versturen, nieuwe contacten maken, etc., kan worden bereikt door de ‘Opties voor nieuwe items’ te gebruiken door naar het tabblad Start te gaan.

Tip #8: Groepsberichten: als u ervan uitgaat dat u een wezen bent voor uw organisatie, zult u zeker veel e-mail ontvangen. Daarom kan het behoorlijk lastig zijn om relevante of essentiële berichten op te sporen. Outlook is in staat e-mails in conversaties te groeperen, zodat een enkele klik alle gerelateerde berichten samen weergeeft. Dit kan globaal of per mailbox worden ingesteld door naar het tabblad Weergave te gaan en ‘Weergeven als gesprekken’ aan te vinken.

Tip#9: Encryptie: Dit is inderdaad een high-end functie van Outlook waarmee je de bijlagen en de e-mailcontent kunt versleutelen, zodat alleen ontvangers die de sleutel hebben om het bericht te decoderen deze kunnen lezen. Voor deze opstelling opent u het ‘Vertrouwenscentrum’ dat u zult vinden als u naar het ‘Bestand’ gaat gevolgd door ‘Opties’. Klik vervolgens op E-mailbeveiliging en vink de vakjes aan op basis van de behoefte en relevantie.

Tip #10: terugkerende taken automatiseren: u zou een bepaalde taak of bepaalde taken regelmatig kunnen uitvoeren, zoals het doorsturen van een inkomende e-mail naar een collega / cliënt, of het uitnodigen van een bepaalde groep mensen naar een vergadering, enz. Deze taak kan worden bereikt door gebruik van Quick Steps die u zult vinden als u naar het tabblad Home gaat. Met deze functie kunt u een set vooraf gedefinieerde stappen in een bepaalde reeks maken die u met één klik opnieuw en opnieuw kunt gebruiken, waardoor u veel tijd en energie bespaart. Ga naar de vervolgkeuzelijst en kies ‘Nieuwe snelle stap’ om een ​​aangepaste reeks acties te maken die berichten categoriseren, verplaatsen, markeren en verwijderen met één enkele tik van je muis. Als u op ‘Snelle stappen beheren’ … klikt, ziet u een dialoogvenster met behulp waarvan u snelkoppelingen kunt dupliceren en bewerken.

Lees ook: uw e-mails in Outlook zijn kwetsbaar voor verlies, hier leest u meer over Herstellen Gegevens Uit PST-Bestand.

 

Wordt een Outlook Expert door Het Volgen van deze 10 tips was last modified: november 27th, 2020 by Remo Software

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*