Gebruik E-Mail Sorteren Outlook Optie om Efficiënter te Maken

4 minutes read
Geschreven door
Bijgewerkt aan

We hebben allemaal dat moment waarop we het gevoel hebben dat onze Outlook-inbox overstroomd en ongeorganiseerd is. Dit heeft direct invloed op onze productiviteit.

Deze gids helpt u gemakkelijk door het sorteerproces te bladeren en een plan te ontwikkelen om uw Outlook-routine zo moeiteloos mogelijk te maken.Mails sorteren in outlook

Sorting Options Window

Met behulp van sorteeropties in Outlook onder het tabblad Weergave zoals hieronder weergegeven en een beetje planning kunnen we het grootste deel van het zwerfvuil opruimen.

Sorting Options

U vindt deze sorteeropties ook boven uw mailbox, zoals hieronder weergegeven:

Hieronder volgen de beschikbare sorteeropties met respectieve functies:

Hoewel de hierboven gepresenteerde sorteeropties voor zichzelf spreken, ligt de sleutel in het effectief gebruiken ervan. Gezien de brede basis van Outlook-gebruikers, stellen we de volgende strategie voor om een georganiseerde mailbox te hebben, ongeacht uw Outlook-versie.Hoe mijn mails sorteren?

Hoe gebruik Email mail sorteren Outlook optie om efficiënter te maken:

Tip 1: We kunnen beginnen door e-mails te laten classificeren door date. Zorg ervoor dat alle e-mails zijn gegroepeerd in mappen met de naam van het jaar.Outlook mail sorteren op datum

Tip 2: Zodra u alle e-mails op jaar hebt gegroepeerd, maakt u submappen aan op basis van uw voorkeuren of belang zoals Current/Old projects, Academici, follow-up nodig etc.
Tip 3: In elke corresponderende submap gemaakt door date or preference, gebruik de sorteeropties om spam, sales, nieuwsbrieven die niet meer nodig zijn te identificeren en te verwijderen
Tip 4: Unsubscribe naar alle onnodige afzenders om verdere ontberingen te voorkomen.
Tip 5: Kijk uit voor iedereen Subjects of Posts gekoppeld aan afgeronde projecten of deadlines die u niet meer aangaan en verwijder deze.
Tip 6: Groepeer de resterende berichten volgens uw category zoals academici, persoonlijk, werk enz. Gebruik sort by Attachments om uw mails verder te verfijnen.
Tip 7: Nu we al onze e-mails in de huidige doelmap hebben georganiseerd, herhaalt u hetzelfde proces voor de resterende mappen. Het is vrij gemakkelijker om met uw oude mappen om te gaan, omdat er minder dubbelzinnigheid is en het weggooien eenvoudiger wordt.
Tip 8: Regelmatige verwijdering van Outlook-e-mails verkleint de bestandsgrootte van Outlook-gegevens en voorkomt ontoegankelijke gegevensbestand fout
Tip 9: Gebruik de optie voor automatisch archiveren om automatisch e-mails te archiveren die niet vaak hoeven te worden geraadpleegd.
Tip 10: Elke zes maanden een korte omweg maken, zal je inbox verder optimaliseren. Zorg ervoor dat je turn off elke vorm van automatische meldingen van sociale netwerken. Dit kan uw productiviteit verhogen.
Tip 11: Gebruik de juiste plug-ins om uw Outlook-ervaring te optimaliseren en te vergemakkelijken. Klik op de volgende link om meer te weten. Top 25 plug-ins en invoegtoepassingen voor Microsoft Outlook

Meer tools en tips om uw Outlook te controleren:

Maak gebruik van de kleurcategoriseringsoptie om uw Outlook-items te personaliseren. Dit helpt u om eenvoudig e-mails, evenementen en vergaderingen van een specifiek project of categorie te onderscheiden met behulp van kleuren.Back up van outlook gegevens

Maak Outlook-regels die de bestemming van uw e-mails definiëren in aangewezen mappen zonder uw tussenkomst.
Met de Auto Archive-optie kunt u oudere Outlook-e-mails opslaan in een apart PST-bestand en uw originele bestand compact houden. Grotere PST-bestanden veroorzaken vaak toegangsproblemen en raken beschadigd.Outlook PST bestand herstellen

Maak uit voorzorg regelmatig een back-up van uw Outlook PST-bestand.

Voordelen van Outlook-gegevensback-up:

  1. Per ongeluk verwijderde e-mails kunnen worden hersteld vanuit het back-upbestand.
  2. Verplaats uw Outlook-gegevens met gemak naar een nieuwe Outlook-versie of een ander besturingssysteem.
  3. Beschermt uw Outlook-gegevens tegen elk soort virus.

Conclusie: De hierboven besproken aanpak en managementmethoden kosten misschien wat tijd en moeite, maar zijn zeker de moeite waard. Outlook 2019 wordt naar verwachting in de tweede helft van 2018 uitgebracht, bekijk deze ruimte om de laatste updates en tips te bemachtigen.

About the Author: Remo Software