Gebruik E-Mail Sorteren Outlook Optie om Efficiënter te Maken

We hebben allemaal dat moment waarop we het gevoel hebben dat onze Outlook-inbox overstroomd en ongeorganiseerd is. Dit heeft direct invloed op onze productiviteit.

Deze gids helpt je er doorheen te glijden gebruik E-mail sorteren Outlook optie om efficiënter te maken.

Met behulp van sorteeropties in Outlook onder View Tab zoals hieronder getoond en een beetje planning kunnen we het meeste afval opruimen.Sorting Options Window

U vindt deze sorteeropties ook boven uw mailbox, zoals hieronder weergegeven:Sorting Options

Hieronder volgen de beschikbare sorteeropties met respectieve functies:

Hoewel het bovenstaande gepresenteerd E-mail sorteren Outlook spreken voor zich, de sleutel ligt in het effectief gebruiken ervan. Gezien de brede basis van Outlook-gebruikers, stellen we de volgende strategie voor om een georganiseerde mailbox te hebben, ongeacht uw Outlook-versie.

Hoe gebruik E-mail sorteren Outlook optie om efficiënter te maken:

Tip 1: We kunnen beginnen met het laten sorteren van e-mails date. Laat alle e-mails groeperen in mappen die naar het jaar zijn genoemd.
Tip 2: Zodra u alle e-mails hebt gegroepeerd op jaar, maakt u submappen aan volgens uw voorkeuren of belang zoals Current/Old projects, Academici, follow-up nodig etc.
Tip 3: In elke corresponderende submap gemaakt door date or preference, gebruik de sorteeropties om spam, verkopen, nieuwsbrieven die niet langer nodig zijn te identificeren en ze te verwijderen.
Tip 4: Unsubscribe aan onnodige afzenders om verdere ontberingen te voorkomen.
Tip 5: Kijk uit voor iedereen Subjects of Posts geassocieerd met voltooide projecten of deadlines die u niet langer aangaan en verwijder ze.
Tip 6: Groepeer de resterende berichten volgens uw category zoals academici, persoonlijk, werk etc. Gebruik sort by Attachments om uw e-mails verder te verfijnen.
Tip 7: Nu we al onze e-mails in de huidige bestemmingsmap hebben georganiseerd, herhaalt u hetzelfde proces voor de resterende mappen. Het is vrij gemakkelijker om met uw oude mappen om te gaan, omdat er minder onduidelijkheid is en het weggooien gemakkelijker wordt.
Tip 8: Regelmatige verwijdering van Outlook-mails verkleint de grootte van het Outlook-gegevensbestand en voorkomt ontoegankelijke gegevensbestandfouten
Tip 9: Gebruik de optie voor automatisch archiveren om automatisch e-mails te archiveren die niet vaak hoeven te worden geraadpleegd.
Tip 10: Elke zes maanden een snelle omweg maken, zal uw inbox verder optimaliseren. Zorg ervoor dat je turn off elke vorm van automatische meldingen van sociale netwerken. Dit kan uw productiviteit verhogen.
Tip 11: Gebruik geschikte plug-ins om uw Outlook-ervaring te optimaliseren en te vergemakkelijken. Klik op de volgende link om meer te weten. Top 25 plug-ins en invoegtoepassingen voor Microsoft Outlook

Meer tools en tips om uw Outlook te controleren:

Maak gebruik van de kleur categoriseer optie om uw Outlook-items te personaliseren. Dit helpt u om gemakkelijk e-mails, evenementen en vergaderingen van een specifiek project of categorie te onderscheiden met behulp van kleuren.

Maak Outlook-regels die de bestemming van uw e-mails in aangewezen mappen definiëren zonder uw tussenkomst.

Met de optie Auto Archive kunt u oudere Outlook-mails opslaan in een apart PST-bestand, zodat uw originele bestand compact blijft. Grotere PST-bestanden veroorzaken vaak toegangsproblemen en raken beschadigd.

Maak uit voorzorg regelmatig een back-up van uw Outlook PST-bestand.

Voordelen van Outlook-gegevensback-up:

  1. Per ongeluk verwijderde e-mails kunnen worden hersteld vanuit het back-upbestand.
  2. Verplaats uw Outlook-gegevens eenvoudig naar een nieuwere Outlook-versie of een ander besturingssysteem.
  3. Beschermt uw Outlook-gegevens tegen elk soort virus.

Conclusie: De hierboven besproken aanpak en managementmethodes kosten wellicht tijd en moeite, maar zijn zeker de moeite waard. Verwacht wordt dat Outlook 2019 in de tweede helft van 2018 wordt uitgebracht, bekijk deze ruimte om de nieuwste updates en tips te bemachtigen.

Gebruik E-Mail Sorteren Outlook Optie om Efficiënter te Maken was last modified: June 5th, 2020 by Remo Software

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*