Uw Outlook-applicatie bestaat uit meerdere e-mails en bijlagen, wat veel opslagruimte op de server in beslag neemt. Om uw Outlook-inbox en -mappen te beheren, wordt er gearchiveerd. Er zijn twee manieren van archiveren: handmatig archiveren voor Outlook-versie 2003/2007/2010 en automatisch archiveren voor Outlook 2019 en 2016.
Dit verhoogt de efficiëntie van Outlook doordat de gearchiveerde mappen als een .pst-bestand worden opgeslagen en altijd toegankelijk zijn. Lees dit informatieve artikel tot het einde om te leren hoe u een Outlook-archiefmap kunt maken en instellen.
Wat is de Outlook-archiefmap?
De archiefmap van Outlook is een aparte map binnen Outlook. Archiefmappen worden voornamelijk gebruikt om gegevens op te slaan en later weer te raadplegen.
Waarom is het instellen van een Outlook-archiefmap nodig?
E-mailarchivering versnelt het proces wanneer uw gegevens moeten worden hersteld. Dit komt doordat gearchiveerde gegevens minder ruimte innemen. Bovendien wordt het herstellen van niet-gearchiveerde e-mails eenvoudiger en sneller, omdat de databelasting van de mailserver wordt verminderd.
De Outlook-archiefmap houdt uw inbox ook vrij van berichten die u al hebt beantwoord. U kunt items in de archiefmap opslaan en ze toch gemakkelijk openen.
Nu we in het bovenstaande gedeelte hebben begrepen wat de Outlook-archiefmap is en wat de voordelen ervan zijn, gaan we nu leren hoe u een archiefmap kunt maken.
Hoe maak ik handmatig een Outlook-archiefmap aan?
Om een Outlook-archiefbestand te maken in Outlook 2019 of 2016, volgt u de onderstaande stappen.
- Open de Outlook-applicatie, klik op Bestand en selecteer Extra.
- Selecteer Archiefmap instellen… en wacht tot het dialoogvenster wordt geopend, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.
- Vink de optie Deze map en alle submappen archiveren aan en selecteer de gewenste mappen die u wilt archiveren.
- Selecteer de datum waarop u de bestanden of mappen wilt overzetten die ouder zijn dan de opgegeven datum.
- De standaard archieflocatie is: C:\Gebruikers\Gebruikersnaam\Documenten\Outlook-bestanden\archief.pst
Hoe stel ik automatisch archiveren in op Outlook?
Het automatisch archiveren kan worden gedaan door de onderstaande stappen te volgen
- Open de Outlook-toepassing, klik op Bestand en selecteer Opties.
- Klik op Geavanceerd en selecteer Instelling voor automatisch archiveren. Er wordt een dialoogvenster geopend zoals hieronder weergegeven.
- Selecteer de schone, oudere tijdsduur, de locatie van het archiefbestand en klik vervolgens op OK.
De beste manier om een OST-bestand te archiveren, is door het te converteren naar een PST-bestand met behulp van een tool die OST- naar PST-formaat kan converteren.
Hoe maak ik een archiefmap aan in Outlook 365?
- Meld u aan bij Outlook met een Office 365-account. Open nu de map waarin u de e-mails wilt archiveren.
- Selecteer de specifieke e-mails en klik er met de rechtermuisknop op. Er verschijnt een wizard op het scherm. Klik op de knop Archiveren om deze e-mails naar de archiefmailbox te verplaatsen.
Als u een back-up van items in Outlook wilt maken, kunt u dat doen met Remo Outlook Backup en Migreren. Remo Outlook en Back-uptool is een eenvoudige back-upmethode met één klik. De tool zorgt ervoor dat u een volledige back-up maakt van Outlook-items, inclusief alle kenmerken, inclusief Outlook-regels en -instellingen.
Conclusie:
Zoals hierboven aangegeven kan de automatische archiveringsfunctie voor Outlook een voorzorgsmaatregel zijn om uitval van Outlook te voorkomen. Het is echter geen alternatief voor het regelmatig maken van een back-up van uw Outlook-gegevens.
