Wij sorteren onze e-mails misschien wel zo dat ze voor ons handig zijn, maar het groeperen van de belangrijke e-mails die u elke dag ontvangt, is vermoeiend.
Het hoofddoel van dit artikel is om je te richten op het maken van regels in Outlook 2016 die je Outlook-e-mails automatisch in toegewezen mappen ordenen. Dit verkort de tijd die je nodig hebt om e-mails te sorteren en verkleint de kans dat je belangrijke e-mails mist.
We gaan nu de verschillende stappen bespreken voor het maken van regels in Outlook 2016 en hoe u deze kunt gebruiken om uw Outlook-inbox effectief te beheren.
Stappen voor het maken van regels in Outlook 2016, kunnen ook worden toegepast op Outlook 2013:
Stap 1: Onder het tabblad Start -> Kies Regels -> Beheer regels en waarschuwingen
Stap 2: Klik op Nieuwe regel in het venster. Er opent een dialoogvenster zoals hieronder weergegeven met 3 opties:
Blijf georganiseerd, blijf up-to-date en begin met een lege regel.
Blijf georganiseerd:
Deze optie verplaatst uw inkomende e-mails in principe naar verschillende mappen op basis van uw eerdere regelplan.
U kunt bijvoorbeeld een e-mail van een specifieke klant naar een specifieke map (Mijn klant) verplaatsen op basis van een specifiek woord (Citaat) in het onderwerp.
Met deze optie kunt u een specifieke (klanten)mail markeren voor opvolging.
Zelfs uw specifieke RSS-feeds kunnen naar een specifieke map worden verzonden.
Scheid groepsmails in een groepsspecifieke map.
Blijf op de hoogte:
Met deze optie kunt u uw inkomende e-mails ordenen, sorteren en effectief beantwoorden.
Met het nieuwe Item Alert-venster kunt u direct actie ondernemen op e-mails met hoge prioriteit.
U kunt een geluidssignaal activeren voor een bericht van een specifieke afzender
Ontvang een e-mailwaarschuwing per sms op uw mobiel.
Soms wilt u de actie die u wilt ondernemen met betrekking tot een e-mail aanpassen.
In dat geval kunt u de optie Beginnen met een lege regel gebruiken.
- Met deze optie kunt u kiezen uit 31 Outlook-regels en bijbehorende 21 Outlook-acties om het gebruik van uw inbox te optimaliseren.
- U kunt deze optie gebruiken om de positionering van inkomende en uitgaande e-mails te definiëren.
Laten we een scenario bekijken om beter te begrijpen hoe we regels kunnen maken in Outlook 2016 en de bijbehorende acties om de organisatie van uw Postvak IN vooraf te definiëren
Scenario:
- Stel dat u aan het einde van de maand een projectrapport moet indienen. Daarom heeft u alle projectmails gecategoriseerd als ‘Blauw’ met behulp van de optie Kleur categoriseren.
- Omdat u een aantal andere e-mails uit hetzelfde project (blauwe categorie) hebt die geen referentie nodig hebben voor dit specifieke rapport, kunt u Outlook-regels gebruiken om de vereiste e-mails als volgt te scheiden:
Vijf stappen om uw projectmails in een aparte map te ordenen met behulp van Outlook 2016-regels:
Stap 1: Maak een nieuwe map aan als voorbeeldproject
Stap 2: Open Regels door de hierboven besproken methode te volgen. Selecteer Regel toepassen op berichten die ik ontvang.
Stap 3: Er wordt een lijst met 31 regels weergegeven. Vink de optie Toegewezen aan categorie aan in het vak Stap 1. Kies in het vak Stap 2 een blauwe kleur door op Categorie te klikken.
Stap 4: Kies in het volgende venster de optie Verplaatsen naar de opgegeven map uit stap 1. Kies in stap 2 de map Voorbeeldproject door op Opgegeven te klikken.
Stap 5: Als u een uitzondering hebt, pas die dan toe door deze te selecteren uit de weergegeven opties. Selecteer bijvoorbeeld ‘Behalve waar mijn naam in het CC-vak staat’ om die specifieke e-mail uit te sluiten.
In het volgende venster kunt u deze specifieke regel een naam geven als ‘Mijn voorbeeldproject‘. Oudere berichten kunnen ook worden verplaatst met de optie ‘Voer deze regel nu uit op berichten die al in de ‘Inbox’ staan’.
Bekijk de opties en klik op Voltooien. Uw nieuwe regel wordt weergegeven in het hoofdvenster.
Klik op Toepassen om te bevestigen.
Stappen voor het maken van regels in oudere versies van Outlook:
Hoewel het proces voor het maken van een Outlook-regel hetzelfde is als de wizardstap zoals hierboven weergegeven voor Outlook 2016, geven we u stappen om u te helpen navigeren naar de regelopties in verschillende oudere versies van Outlook
Outlook 2007:
Stap 1: Selecteer ‘E-mail’ in het navigatievenster
Stap 2: Klik op het menu ‘Extra’ in het lint
Stap 3: Selecteer ‘Nieuwe regel’ op het tabblad ‘E-mailregels’ om het venster ‘Wizard Regels’ te openen
Raadpleeg stap 2 in het gedeelte ‘Regels maken in 2016’ voor meer informatie.
Outlook 2010:
Stap 1: Selecteer Bestand
Stap 2: Klik op Regels en waarschuwingen beheren
Stap 3: Selecteer Nieuwe regel op het tabblad E-mailregels om het venster Regelswizard te openen
Raadpleeg stap 2 van het gedeelte ‘Regels maken in Outlook 2016’ voor meer informatie.
U hebt nu een nieuwe, aangepaste regel gemaakt om uw projectbestanden te beheren. Deze methode voor het groeperen van uw e-mails helpt u georganiseerd te blijven. Om deze regels te behouden, maakt u regelmatig een back-up om uw Outlook-gegevens te migreren wanneer dat nodig is.
Zodra Microsoft Outlook 2019 lanceert, zullen we de unieke functies ervan in de toekomst bespreken.
