Om Outlook naar Office 365 te migreren, moet u al uw Outlook-gegevens overzetten, zoals e-mails, agenda’s, accountinstellingen, profielen, regels en meer.
Wat er precies wordt gemigreerd, hangt af van het type account dat u gebruikt en het Outlook-gegevensbestand dat u verplaatst. Verschillende migratiemethoden verplaatsen verschillende onderdelen, en deze handleiding legt ze allemaal uit.
Waarom werkt deze handleiding?
Deze handleiding is gebaseerd op geverifieerde praktijktests. Ons team heeft met succes honderden accounts gemigreerd van Outlook 2016, 2019 en 2021 naar Microsoft 365.
We hebben deze vijf methoden ontwikkeld nadat we veelvoorkomende migratieproblemen (zoals te grote PST-bestanden en verloren regels/handtekeningen) die in andere online artikelen werden beschreven, waren tegengekomen en hadden opgelost.
De stappen en professionele tips die hier worden beschreven, zijn de gevalideerde oplossingen die een volledige en betrouwbare gegevensoverdracht vanuit Outlook voor elke gebruiker garanderen.
Checklist vóór de migratie van Outlook naar Office 365
- Controleer de Office 365-licenties: zorg ervoor dat alle gebruikers over de juiste licenties beschikken voordat u de migratie uitvoert.
- Maak een back-up van uw bestaande gegevens: Maak altijd een back-up van uw huidige Outlook-gegevens voordat u overstapt naar Office 365.
- Postvakken opruimen: Het verkleinen van de postvakken helpt de migratie te versnellen en soepeler te laten verlopen.
- Controleer de systeemvereisten: zorg ervoor dat uw systeem voldoet aan de minimale vereisten voor een succesvolle migratie.
- Communiceer met gebruikers: bereid gebruikers voor zodat ze weten wat ze tijdens de migratie kunnen verwachten.
De beste manieren om Outlook-e-mail naar Office 365 te migreren.
Hieronder vindt u alle mogelijke migratieopties, van beginnersvriendelijke tot geavanceerde IT-methoden:
| Migratiemethode | Het beste voor | Belangrijke gegevens gemigreerd |
| PST Import/Export | Gegevensverplaatsing voor één gebruiker | E-mails, contactpersonen, agenda (regels/handtekeningen moeten handmatig opnieuw worden aangemaakt). |
| Slepen en neerzetten | Snelle, selectieve overdracht van kleine datasets | Realtime, selectieve items tussen twee zichtbare mailboxen |
| Netwerkupload | Migratie van grote aantallen medewerkers binnen een onderneming (IT-beheerder) | Grote hoeveelheden PST-gegevens naar de server via Azure |
| Professionele gereedschappen | Het volledige Outlook-profiel verplaatsen | Alles (gegevens, instellingen, regels, handtekeningen, NK2). |
| OST-conversie | Gegevens herstellen uit ontoegankelijke lokale OST-bestanden | Gegevens in het OST-bestand (conversie naar PST is vereist). |
Methode 1: Outlook migreren naar Office 365 met behulp van importeren/exporteren (PST-bestand)
Met deze methode worden uw e-mails, contacten en agenda overgezet, maar regels, handtekeningen, profielen en autocomplete-gegevens worden niet gemigreerd.
Stap 1: Exporteer het .pst-bestand
- Open Outlook, ga naar File > Open & Export > Import/Export.
- Selecteer Export to a file > Outlook Data File (.pst).
- Kies uw mailbox en vink include subfolders aan.
- Sla het PST-bestand op.
Step 2: Voeg uw Office 365-account toe
- Installeer Outlook op de nieuwe pc.
- Ga naar File > Add Account.
- Meld u aan met uw Microsoft 365-e-mailadres.
Stap 3: Importeer het .pst-bestand
- Ga naar File > Open & Export > Import/Export.
- Selecteer Import from another program or file > .pst.
- Selecteer Do not import duplicates
- Importeer in uw Office 365-mailbox
Pro-tip: Voor mailboxen groter dan 20 GB kunt u overwegen om de export op te splitsen per map of datumbereik om meerdere kleinere PST-bestanden te maken.
Methode 2: Migratie via slepen en neerzetten (snelle selectieve methode)
Deze methode is snel en vereist geen aanmaak van bestanden, waardoor realtime en selectieve overdracht voor kleine datasets mogelijk is.
Het is echter niet geschikt voor grote mailboxen; het vereist dat beide accounts zich in hetzelfde Outlook-profiel bevinden. Dit kan mislukken als de internetverbinding wegvalt, en het ondersteunt geen automatisering voor meerdere gebruikers.
Step 1: Voeg beide accounts toe aan Outlook.
- Voeg je oude e-mailaccount toe (POP, IMAP of Exchange)
- Voeg uw Office 365-account toe
- Beide zouden in het mappenvenster moeten verschijnen.
Step 2: Sleep mappen of afzonderlijke e-mails naar de Office 365-mailbox.
- Selecteer mappen of individuele e-mails uit het bronaccount.
- Sleep ze naar de bijbehorende mappen in het Office 365-account.
- Houd Ctrl ingedrukt tijdens het slepen om te kopiëren (in plaats van te verplaatsen).
- Voor het selecteren van meerdere objecten tegelijk: Use Ctrl+Click or Shift+Click
Step 3: Controleer het proces.
- Houd de statusbalk onderaan in de gaten voor de voortgang van de synchronisatie.
- Grote mappen kunnen enkele minuten in beslag nemen.
- Outlook zal “All Folders are up to date” weergeven wanneer dit is voltooid.
Controleer na het overzetten van de mappen de mappen en test een paar e-mails om er zeker van te zijn dat ze correct openen.
Methode 3: Uploaden via het Microsoft-netwerk
Deze methode is het meest geschikt voor organisaties die meerdere grote mailboxen migreren, oftewel bedrijfsbrede migraties. Met de netwerkuploadmethode van Microsoft kunt u PST-bestanden rechtstreeks uploaden naar Microsoft Azure-opslag en ze vervolgens importeren in Microsoft 365-mailboxen via het beheercentrum.
Stappen:
Fase 1: PST-bestanden voorbereiden
- Exporteer elke mailbox naar een PST-bestand.
- Geef de PST-bestanden een duidelijke naam en bewaar ze allemaal in één map.
- Houd PST-bestanden onder de 20 GB voor een soepelere verwerking.
- Maak een CSV-bestand aan dat Microsoft vertelt welke PST bij welke mailbox hoort.
Fase 2: Netwerkupload naar Azure
- Ga naar het Microsoft 365 Compliance Center >Data lifecycle management > Import.
- Maak een new import job aan en selecteer Network upload.
- Kopieer de Azure SAS-URL (geldig gedurende 14 dagen).
- Installeer AzCopy en upload vervolgens de PST-map met behulp van:
- AzCopy.exe /Source:”C:\PST_Files” /Dest:”[Your_SAS_URL]” /V:”C:\Logs\upload.log” /Y
Fase 3: PST-bestanden importeren in mailboxen
- Upload uw mapping-CSV-bestand in het Compliance Center en valideer het.
- Start de import, selecteer de doelmailboxen en pas optionele filters toe.
- Outlook importeert de PST-bestanden op de achtergrond; de voortgang wordt weergegeven in het portaal en er worden e-mailmeldingen verzonden wanneer het proces is voltooid.
Methode 4: Outlook overzetten naar Office 365 met behulp van professionele migratietools
Deze methode is ideaal als u alles van uw oude Outlook-configuratie wilt overzetten zonder gegevens te verliezen.
Remo Outlook Backup and Migrate is een effectief hulpmiddel waarmee u uw volledige Outlook-profiel kunt back-uppen, inclusief e-mails, OST/PST-gegevens, regels en handtekeningen.
Met de Remo Outlook Migration tool kunt u in een paar eenvoudige stappen Outlook-instellingen importeren naar een nieuwe computer, waaronder AutoComplete (NK2), agenda, contactpersonen en taken.
- Start de Remo Outlook Transfer Tool op de computer met uw Outlook-gegevens.
- Klik op het startscherm Backup, choose a backup option, maak een back-upkopie en sla deze op.
Kopieer nu het back-upbestand naar een andere computer als u Outlook wilt overzetten naar een nieuwe computer in het kader van de Office 365-migratie.
- Sluit Outlook en start de Remo Outlook Migration-software. Klik op Migrate.
- Zoek het opgeslagen Outlook-back-upbestand op, controleer de weergegeven Outlook-versie en klik op Next.
- Selecteer de Outlook attributes die u wilt overdragen.
- Klik op Finish om de overdracht naar Office 365 af te ronden.
Methode 5: Migratie van OST naar Office 365
OST-bestanden (Offline Storage Table) zijn lokaal opgeslagen kopieën van uw Exchange-mailbox. In tegenstelling tot PST-bestanden zijn ze niet bedoeld voor importeren/exporteren en zijn ze gekoppeld aan een specifiek Outlook-profiel.
Vanwege deze beperkingen is OST-migratie in de praktijk lastig, vooral wanneer de oorspronkelijke server niet beschikbaar is of buiten gebruik wordt gesteld.
Bij het migreren van Outlook naar Office 365 of een nieuwe Exchange-omgeving, kan het voorkomen dat u OST-bestanden aantreft met e-mails die niet langer op de server aanwezig zijn. Outlook kan OST-bestanden niet rechtstreeks importeren, waardoor een conversiestap noodzakelijk is.
U kunt een van de onderstaande oplossingen kiezen om het OST-bestand in Outlook te importeren:
Optie A: OST converteren naar PST (aanbevolen)
De meest betrouwbare methode is om het OST-bestand naar een PST-bestand te converteren, dat vervolgens in Microsoft 365 of Outlook kan worden geïmporteerd.
Gebruik de populaire en effectieve tool Remo OST naar PST-converter om OST-bestanden naar PST te converteren. Deze tool heeft een gebruiksvriendelijke interface en behoudt de oorspronkelijke mapstructuur. Dit is vooral handig wanneer het OST-bestand niet meer bestaat of wanneer Outlook het bestand niet wil openen.
- Stap 1. Download, installeer en start de Remo OST to PST Converter-tool op uw computer.
Stap 2. Kies Open OST File (als u het OST-bestand handmatig wilt zoeken) of Find OST File (als u wilt dat de software het OST-bestand automatisch zoekt) voordat u op Next klikt.
Stap 3. Kies op het volgende scherm de optie Browse om het bestemmingspad voor het geconverteerde PST-bestand op te geven en klik vervolgens op Convert.
Stap 4. The Remo OST converter tool now converts the OST file to a healthy PST file.
Optie B: Opnieuw verbinding maken en synchroniseren
Als de oude Exchange-server nog bereikbaar is:
- Voeg het oude Exchange-account weer toe aan Outlook.
- Laat Outlook alles synchroniseren met de server.
- Controleer of alle oude e-mails zijn hersteld.
- Voeg uw Microsoft 365-postvak toe aan hetzelfde profiel.
- Sleep de mappen naar Microsoft 365.
Stappen na de conversie: Nadat het OST-bestand is geconverteerd naar PST en geïmporteerd, voert u een opruimactie uit door oude OST/PST-bestanden veilig te verwijderen, tijdelijke exportmappen leeg te maken en lokale opslagruimte vrij te maken.
Na de migratie: Outlook configureren
Nadat uw gegevens succesvol naar Office 365 zijn gemigreerd (via PST-import, slepen en neerzetten of netwerkupload), moet u uw lokale Outlook-toepassing configureren om verbinding te maken met de nieuwe cloudmailbox. Dit is een clientconfiguratiestap, geen gegevensmigratiestap.
Stap 1: De cliënt voorbereiden
- Exporteer een PST-back-up (optioneel, maar wel veilig).
- Verwijder het oude Outlook-profiel via Configuratiescherm > Mail > Profielen weergeven (aanbevolen voor een schone installatie).
Stap 2: Voeg uw Office 365-account toe (de “Automatische accountconfiguratie”)
- Open Outlook. De installatiewizard wordt automatisch gestart.
- Voer uw Office 365-e-mailadres in > meld u aan > en voltooi de MFA-verificatie.
- Outlook configureert alles automatisch met behulp van de Autodiscover-service.
- Schakel de modus voor uitwisseling in de cache in voor snellere prestaties.
Stap 3: Laat Outlook synchroniseren en de instellingen opnieuw toepassen.
- Outlook begint met het downloaden van de inhoud die zojuist naar uw nieuwe postvak is gemigreerd.
- Regels opnieuw aanmaken: Bestand > Regels en waarschuwingen beheren.
- E-mailhandtekeningen opnieuw opbouwen.
- Voeg indien nodig extra accounts toe.
Veelgestelde vragen
Om Outlook-e-mails naar Office 365 te importeren, ga je naar Bestand > Openen en exporteren > Importeren/Exporteren > Importeren vanuit PST, selecteer je bestand en Outlook uploadt de e-mails naar je Office 365-mailbox.
Open Bestand > Office-account. Als er Microsoft 365 staat, hebt u Outlook 365. Anders wordt Outlook 2016/2019/2021 weergegeven.
Schakel de optie ‘Probeer de nieuwe Outlook’ in de rechterbovenhoek in. Start Outlook opnieuw op om over te schakelen.
Exporteer je e-mail naar PST.
Voeg je Microsoft 365-account toe aan Outlook.
Importeer het PST-bestand in het nieuwe account.
Wacht tot Outlook alles heeft gesynchroniseerd met Microsoft 365.
