Uw Outlook-toepassing bestaat uit verschillende e-mails en bijlagen die veel opslagruimte op de server in beslag nemen. Om uw Outlook-inbox en -mappen te regelen, wordt gearchiveerd. Er zijn twee soorten archivering: Handmatig archiveren voor Outlook-versie 2003/2007/2010 en Automatisch archiveren voor Outlook 2019 en 2016. Dit verhoogt de efficiëntie van Outlook door de gearchiveerde mappen op te slaan als een PST-bestand en is toegankelijk wanneer dat nodig is. . Lees dit informatieve artikel tot het einde om te weten hoe u een Outlook-archiefmap kunt maken en instellen.Archief map maken Outlook
Wat zijn de voordelen van het opzetten van een Outlook-archief?
De voordelen van het hebben van een archiefbestand van uw Outlook zijn het splitsen van de gegevens, een overzichtelijke server en automatisch archief. Laten we deze voordelen op een uitgebreide manier leren kennen.Outlook archief Map maken.
- De gegevens splitsen:
De officiële Microsoft Outlook-ondersteuningspagina heeft verklaard dat het primaire gebruik van een archiefbestand is om de Outlook-gegevens in 2 afzonderlijke PST-bestanden te splitsen. Dit houdt uw Outlook-server snel en vrij van crashes of vastlopen. - Automatisch archief:
Dit helpt u enorm om de Outlook-server of -toepassing licht te houden en geeft u sneller toegang tot uw e-mails, bijlagen of andere Outlook-gegevensbestanden. Bovendien worden de opgegeven bestanden of map automatisch naar de gearchiveerde map op de achtergrond verplaatst door het automatisch archiveren om dienovereenkomstig uit te voeren. Dit zal echter de efficiëntie van het programma niet in gevaar brengen.
Deze voordelen van het maken of instellen van de Outlook-archiefmap helpen u het PST-bestand compact te houden. Lees het volgende gedeelte aandachtig om te weten waarom uw PST-bestand compact moet zijn.Outlook archief openen
Waarom zou een PST-bestand compact moeten zijn??
Hoewel Outlook 2019 en 2016 een PST-bestandsgrootte van 50 GB of hoger ondersteunen, kan dit nog steeds prestatieproblemen en fouten met Outlook veroorzaken, zoals Microsoft Inbox-reparatietool reageert niet en Outlook verzenden en ontvangen fout.
Hoe een Outlook-archiefmap te maken?
Volg de onderstaande stappen om een outlook archief bestand maken in Outlook 2019 of 2016.
Stap 1: Open Outlook-toepassing, klik op File en selecteer Tools.
Stap 2: Selecteer Set Archive Folder… en wacht tot het dialoogvenster wordt geopend zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.
Stap 3: Controleer de Archive this folder and all subfolders optie en selecteer de gewenste mappen die u wilt archiveren.
Stap 4: Selecteer de datum om de bestanden of mappen over te dragen die ouder zijn dan de opgegeven datum.
Stap 5: De default archive location is: C:\Users\Username\Documents\Outlook Files\archive.pst
Snelle tip:
Om een archiefmap in Outlook 2013 aan te maken, gaat u naar File > Info > Cleanup Tools > Archive.
Opmerking:
Als u meer dan één set .pst-archievenbestanden heeft, leidt dit tot corruptie en heeft u mogelijk geen toegang meer tot uw oude e-mails of bijlagen. Als u echter in een dergelijke situatie terechtkomt waarin uw gearchiveerde map ontoegankelijk is, gebruik dan deze robuuste PST-bestand repareren software bekend als Remo Repair PST.
Klik hier om de . te kennen verschil tussen PST-bestand en PST-archief.
Hoe u een automatische archiefmap in uw Outlook kunt maken?
Automatisch archiveren kan alleen in Outlook 2019 en 2016. Volg de onderstaande stappen voor meer informatie.Maak auto archiefmappen in Outlook
Stap 1: Open Outlook-toepassing, klik op File en selecteer Options.
Stap 2: Klik op Advanced en selecteer Auto Archive Setting en er wordt een dialoogvenster geopend zoals hieronder weergegeven:.
Stap 3: Selecteer de duur van de schone oudere tijd, de locatie van het archiefbestand en klik vervolgens op OK.
De best mogelijke manier om een OST-bestand te archiveren is door het naar een PST-bestand te converteren met een tool die OST naar PST-formaat kan converteren.
Opmerking:
De functie voor automatisch archiveren van Outlook 2019 of 2016 biedt opties zoals Vervallen items verwijderen, oude items verplaatsen naar, oude items permanent verwijderen. Daarom, als u per ongeluk een van uw gearchiveerde e-mail of mappen hebt verwijderd vanwege de automatische archieffunctie "Onderdelen opschonen die ouder zijn dan de functie", hoeft u zich geen zorgen meer te maken, want die per ongeluk bestanden kunnen worden hersteld met behulp van Remo Recover, een professional Outlook-hulpprogramma voor gegevensherstel.Outlook archief maken en instellen
Bonustips om de Outlook-prestaties te verbeteren:
Hier vind je veel eenvoudige stappen om uw Outlook-prestaties te verbeteren gratis en je hoeft geen andere tool te downloaden.
- Selecteer “Move old items to” of “Permanently delete old items option” om gebruik te maken van de volgende voordelen:
- Als u een spoor van gearchiveerde items wilt hebben, vink dan de Show Archive folder in de mappenlijst optie.
- Om items te verwijderen die ouder zijn dan een bepaalde periode, gebruik Clean out items older than optie. U kunt een tijdlijn instellen van 1 dag tot maximaal 60 maanden. Dit helpt bij het verwijderen van ongewenste oude gegevens zonder uw tussenkomst.
- Kies de bestemmingslocatie met de browse optie om archiefbestand op te slaan onder Move old items to.
- Oude items permanent verwijderen verwijdert alle verlopen gegevens die niet zijn gearchiveerd
- U kunt deze instellingen nu toepassen op alle mappen om een standaardarchiefinstelling toe te wijzen.
Opmerking:
Als u verschillende instellingen wilt toepassen op een afzonderlijke map of een item,
klik met de rechtermuisknop op het specifieke item->Choose properties->AutoArchive tab.
Conclusie:
Zoals hierboven weergegeven, kan de automatische archiveringsfunctie voor Outlook een voorzorgsmaatregel zijn om downtime van Outlook te voorkomen, maar het is geen alternatief voor een regelmatige back-up van uw Outlook-gegevens.
