Outlook Archief

We ontvangen elke dag een aantal e-mails die onze inbox vullen. Voordat je het beseft, kunnen ze duizenden berichten bevatten. Regel uw Outlook-inbox en -mappen door ze te archiveren in een afzonderlijke map met behulp van handmatig archiveren of automatisch Outlook archief 2016 optie

Dit vermindert automatisch de PST-bestandsgrootte en de toegankelijkheid van de gegevens wordt efficiënter.

Waarom zou een PST-bestand compact zijn?

Groter de grootte van het PST-bestand, groter de kans op corruptie. Hoewel Outlook 2016 een PST-bestandsgrootte van 50 GB ondersteunt, veroorzaken grotere bestanden Outlook-prestatieproblemen, waaronder Microsoft Inbox-reparatietool die niet reageert. Het splitsen van het PST-bestand maakt het beheer van uw Outlook-inbox ook eenvoudiger.

Omdat we de voordelen van een compact PST-bestand hebben begrepen, laten we het weten hoe Outlook archief gegevens.

Er zijn twee methoden om Outlook archief gegevens naar nieuwer PST-bestand

  • Outlook 2016-gegevens handmatig archiveren
  • Ga naar Bestand -> Options
  • Kies onder Opruimtools ->Archive Keuze

Een dialoogvenster wordt geopend zoals hieronder weergegeven

  • kiezen Archive this folder and all subfolderskeuze
  • Als u het volledige gegevensbestand wilt archiveren, selecteert u dat bestand of een bepaalde map zoals Inbox, Calendar, and Outbox kunnen afzonderlijk worden gearchiveerd.
  • In dit dialoogvenster kunt u een archiefdatum kiezen, d.w.z. systeemarchieven die ouder zijn dan die datum.
  • Kies de doellocatie met de bladeroptie om het archiefbestand op te slaan. De default archive location is: C:\Users\Username\Documents\Outlook Files\archive.pst

Opmerking: Als u een Exchange Server-account hebt toegevoegd aan uw Outlook-profiel en uw organisatie Microsoft Exchange Server Online gebruikt, worden de opdracht Archiveren en de functie niet weergegeven voor een account in uw Outlook-profiel.

MS Outlook 2013: Archiefoptie is te vinden in Bestand > Info > Cleanup Tools > Archive.

Nadelen van handmatige archiefmethode:

  • Elke keer moet u het hele archiefproces handmatig uitvoeren.
  • Deze optie kan alleen worden gebruikt om de bestanden te archiveren, maar niet om oude items te verwijderen.
  • Meerdere individuele mappen kunnen niet tegelijkertijd worden geselecteerd om te archiveren
  • Archiving Using Auto archive Outlook 2016 option
  • Ga naar ->File->Options
  • kiezen ->Advanced->Auto Archive Setting

Een dialoogvenster wordt geopend zoals hieronder weergegeven

Wat zijn de voordelen van Auto archive?

Automatisch archiveren Outlook 2016 biedt opties zoals Uitvoeren AutoArchive, Verwijder verlopen items, verplaats oude items naar, verwijder oude items permanent. Deze opties kunnen dienovereenkomstig worden gebruikt om archivering met de minste gebruikersinterferentie te laten uitvoeren.

Elke optie wordt hieronder uitgelegd voor een beter begrip:

  • Controleer Run AutoArchive optie en kies de frequentie om oude gegevens te archiveren. Dit archiveert automatisch uw gegevens en vermindert uw tijd en handmatige inspanningen.
  • Schakel het selectievakje in als u verlopen e-mails wilt verwijderen Delete Expired items.
    Hiermee worden de e-mails automatisch verwijderd nadat een standaard verouderingstijd is verstreken.

Outlook Tips: Eenvoudige stappen om uw Outlook-prestaties te verbeteren

kiezen “Move old items to” of “Permanently delete old items option” om gebruik te maken van de volgende voordelen:

  • Als u gearchiveerde items wilt bijhouden, schakelt u het selectievakje in Show Archive folder in mappenlijst optie.
  • Gebruik de optie Items ouder dan opruimen om items ouder dan een bepaalde periode te verwijderen. U kunt een tijdlijn instellen van 1 dag tot 60 maanden.

Dit helpt bij het verwijderen van ongewenste oude gegevens zonder uw tussenkomst.

  • Kies de doellocatie met browse optie om archiefbestand op te slaan onder Oude items verplaatsen naar
  • Als u oude items permanent verwijdert, worden verlopen gegevens verwijderd die niet zijn gearchiveerd
  • U kunt deze instellingen nu op alle mappen toepassen om een standaardarchiefinstelling toe te wijzen.

Opmerking: Als u verschillende instellingen wilt toepassen op een afzonderlijke map of een item, klikt u met de rechtermuisknop op het specifieke item -> Kies eigenschappen ->AutoArchive tab.

Zoals hierboven gepresenteerd, kan automatisch archiveren Outlook 2016 een voorzorgsmaatregel zijn om eventuele downtime van Outlook te voorkomen, maar het is geen alternatief voor een regelmatige back-up van uw Outlook-gegevens.

AutoArchive methode is ook van toepassing op Outlook-versie 2010 en 2013. Zodra Microsoft hun nieuwere Outlook 2019-versie heeft uitgebracht, zullen we de exclusieve functies in detail bespreken.

Outlook Archief was last modified: januari 17th, 2020 by Remo Software

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*