Het efficiënt beheren van contacten is essentieel. Het bewaren van al je contactgegevens in één applicatie kan beperkend zijn. Door je Outlook-contacten te exporteren naar een CSV-bestand kun je ze in bulk bewerken, eenvoudig delen en naadloos migreren naar Google Contacten of CRM-platformen. Het kan ook dienen als een betrouwbare back-up buiten het Outlook-ecosysteem.
Hier bespreken we twee betrouwbare exportmethoden, vergelijken we de kenmerken van zowel CSV als PST, geven we aan welke gegevens niet worden overgezet en delen we professionele tips om ervoor te zorgen dat er niets verloren gaat.
- Waarom Outlook-contactpersonen exporteren naar Excel?
- Hoe exporteer ik Outlook-contacten naar Excel?
- Hoe importeer ik contactpersonen in Outlook?
- Hoe kan ik Outlook-contactpersonen vanuit Outlook Web naar Excel overzetten?
- Hoe exporteer ik contacten vanuit Outlook naar Excel op een Mac?
- Moet ik contactpersonen importeren als CSV- of PST-bestand?
- Veelgestelde vragen
Waarom Outlook-contactpersonen exporteren naar Excel?
CSV-bestanden zijn zeer compatibel: CSV-bestanden zijn een eenvoudig, universeel formaat dat door vrijwel elk programma kan worden geopend en bewerkt.
CSV-bestanden stellen gebruikers in staat om gegevens in bulk te bewerken: CSV’s zijn platte tekstbestanden in een spreadsheetformaat. Je kunt de gegevens eenvoudig bewerken voordat je ze importeert, waardoor ze ideaal zijn voor het toevoegen of bewerken van een lijst met contactpersonen.
CSV-bestanden maken delen eenvoudig: het is makkelijk om een CSV-bestand met anderen te delen of te gebruiken om gegevens over te dragen tussen verschillende e-mailclients en -diensten.
Het exporteren van uw Outlook-contacten naar Excel is een snelle manier om een back-up te maken, ze te analyseren of ze te importeren in een andere app (zoals CRM-software of Google Contacten). Het proces werkt hetzelfde in…
- Outlook for Windows
- Mac
- Outlook on the web (Microsoft 365).
Hoe exporteer ik Outlook-contacten naar Excel?
1. Open Outlook en ga naar de import-/exportoptie.
- Open Microsoft Outlook en ga naar File.
- Selecteer Open & Export, en kies vervolgens Import/Export.
2. Selecteer de optie ‘Exporteren naar een bestand’.
Kies de optie Export to a file.
3. Selecteer een bestandstype om uw Outlook-contacten naar te exporteren –
Selecteer Comma-Separated Values en klik op Next.
4. Selecteer de contactpersonen die u wilt exporteren –
Kies je e-mailaccount, selecteer Inbox en klik op Next.
5. Exporteer en sla het bestand op.
Klik op Browse… om een locatie en bestandsnaam te kiezen voor het opslaan van Outlook-contacten en klik vervolgens op Finish.
Let op: ik raad u aan om wijzigingen in het bestand na het exporteren niet op te slaan, omdat dit het bestand kan beschadigen en importeren kan belemmeren. Indien nodig kunt u opnieuw exporteren om een nieuw bestand te maken.
Hoe importeer ik contactpersonen in Outlook?
1. Open Outlook en ga naar de import-/exportoptie.
Open Microsoft Outlook en ga naar File. Selecteer Open & Export, en kies vervolgens Import/Export.
2. Selecteer een uit te voeren actie.
Selecteer de optie “Import from another program or file”. Ik gebruik deze optie meestal om mijn inbox te importeren in een PST- of CSV-bestand in Outlook.
3. Selecteer een bestandstype om te importeren.
Selecteer de optie Comma Separated Values als u uw Outlook-contacten wilt importeren vanuit een PST- of OST-bestand.
4. Sla het geëxporteerde bestand op.
Klik op Browse… en selecteer het bestand dat u wilt importeren. Klik vervolgens op Next. Selecteer Inbox. Zo weet u zeker dat al uw geïmporteerde contacten in uw Outlook-postvak IN terechtkomen.
En zo zet ik handmatig Outlook-contacten over met behulp van de import- en exportwizard in Outlook. Daarnaast raad ik je aan om een back-up van je Outlook-contacten te maken.
Hoe kan ik Outlook-contactpersonen vanuit Outlook Web naar Excel overzetten?
Als u Outlook Web gebruikt, kunt u de onderstaande stappen volgen om uw Outlook-contactpersonen eenvoudig te exporteren.
- Meld u aan bij Outlook via de website.
- Klik op het pictogram “People” om naar de contactpersonen te gaan
- Klik op het pictogram People
- Vink het vakje aan om select all contacts
- Klik op “Manage Contacts” en kies “Export contacts”. Selecteer “All contacts” of een specifieke categorie en klik vervolgens op Export
- Klik op Export om contactpersonen te exporteren
- Open File Explorer en klik op Downloads.
- Zoek het gedownloade .csv-bestand op en klik erop
Hoe exporteer ik contacten vanuit Outlook naar Excel op een Mac?
Het exporteren van Outlook-contacten naar Excel verloopt op een Mac iets anders. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
Exportcontacten:
- In Outlook voor Mac selecteert u de weergave “People”.
- Selecteer de People view.
- Ga naar File en selecteer de optie Export.
- Selecteer het bestandstype dat u wilt exporteren als “Contacts” en klik op “Continue”
- Selecteer het type bestand dat u wilt exporteren.
- Geef het bestand een naam, kies waar je het wilt opslaan en klik op “Save”
- Klik op “Finish” om het exporteren van uw .olm-bestand af te ronden.
Open het OLM-bestand in Excel:
- Importeer uw OLM-bestand in Outlook voor Mac met behulp van de optie “Import/Export”.
- Selecteer de optie “Export to a File” in de Import and Export Wizard.
- Kies de optie “Comma Separated Value” en klik op Next.
- Selecteer de bestemmingsmap waar u het bestand wilt opslaan.
- Klik op de knop “Finish”.
Moet ik contactpersonen importeren als CSV- of PST-bestand?
PST is ideaal voor uitgebreide back-ups en overdrachten binnen het Outlook-ecosysteem, terwijl CSV het meest geschikt is voor overdraagbaarheid en gebruik met andere e-mailclients of spreadsheetprogramma’s. Als u niet zeker weet hoe u uw Outlook-contactenlijst via PST of CSV kunt exporteren, kan de onderstaande tabel u wellicht helpen.
| Functie | PST (Persoonlijke Opslagtabel) | CSV (Comma Separated Values) |
| Hoofddoel | Volledige back-up en overdracht van gegevens tussen Outlook-installaties. | Gegevensuitwisseling tussen verschillende applicaties/platformen. |
| Gegevens inbegrepen | Contactpersonen, e-mails, agendapunten, taken en andere mailboxgegevens, inclusief bijlagen en contactfoto’s. | Alleen contactgegevens als platte tekst in een tabelvorm. |
| Verenigbaarheid | Dit geldt specifiek voor Microsoft Outlook en enkele andere Microsoft-programma’s. | Wordt universeel ondersteund door de meeste e-mailclients en spreadsheetprogramma’s. |
| Toegankelijkheid | Vereist MS Outlook om te openen, lezen en bewerken. | Kan eenvoudig worden geopend en bewerkt in elke teksteditor of spreadsheetprogramma. |
| Gegevensintegriteit | Alle contactgegevens en bijbehorende data blijven onveranderd bewaard. | Er bestaat een risico op gegevensverlies of beschadiging van speciale tekens/veldtoewijzingen als hier niet zorgvuldig mee wordt omgegaan. |
| Bestandsgrootte | Over het algemeen een grotere bestandsgrootte omdat alle mailboxitems en bijlagen erin worden opgeslagen. | Kleinere bestanden. |
Het exporteren van Outlook-contacten naar Excel heeft voordelen ten opzichte van het exporteren als vCards of een PST-bestand. Met de ingebouwde import-/exportwizard en het CSV-formaat kunt u draagbare back-ups maken, honderden contacten tegelijk bewerken en gegevens tussen verschillende platforms verplaatsen. Vergeet niet om de veldtoewijzingen te controleren, importen in een aparte map te testen en PST te overwegen voor back-ups met volledige gegevensintegriteit wanneer foto’s, categorieën of bijlagen belangrijk zijn.
Veelgestelde vragen
1. Start een nieuwe e-mail.
2. Klik in het veld ‘Aan’.
3. Druk op Ctrl + A om alle voorgestelde adressen te selecteren en vervolgens op Ctrl + C om ze te kopiëren.
4. Plak de adressen in Excel > Data > Text to Columns > Delimited > Semicolon > Finish.
1. File > Open & Export > Import/Export.
2. Export to a file > Comma Separated Values.
3. Selecteer uw Contacts folder.
4. Opslaan als .csv.
