Als je uitsluitend op IMAP vertrouwt, blijven je e-mails op de mailserver staan. Dat is handig voor de toegang, maar riskant voor de controle. Door een IMAP-account naar PST te exporteren, draai je dat om en krijg je een zelfstandig bestand voor back-ups, migraties of zelfs juridische archivering.
Maakt IMAP een PST-bestand aan?
Nee, IMAP-accounts maken standaard geen PST-bestanden aan. In plaats daarvan slaat Outlook uw IMAP-gegevens op in een OST-bestand (Offline Storage Table).
OST is een tijdelijke cache. Hiermee kunt u e-mails offline lezen, maar deze is strikt gekoppeld aan uw huidige Outlook-profiel. U kunt een OST-bestand niet zomaar naar een andere computer kopiëren en openen. Om uw gegevens over te zetten of permanent te back-uppen, moet u deze converteren naar een PST-bestand en het PST-bestand vanuit Outlook exporteren.
Het belangrijkste voordeel van IMAP ten opzichte van POP3 is dat IMAP mappen synchroniseert tussen uw e-mailserver en Outlook. Wanneer u mappen aanmaakt, hernoemt of verwijdert in Outlook met een IMAP-account, worden die wijzigingen gesynchroniseerd met de server en verschijnen ze op al uw apparaten.
Oplossingen om een IMAP-mailbox naar PST te exporteren
Volg de onderstaande stappen om IMAP-e-mails en andere gegevens naar een PST-bestand te importeren:
Methode 1: IMAP exporteren naar PST met behulp van de ingebouwde wizard van Outlook
Dit is de meest eenvoudige methode, het officieel door Microsoft geaccepteerde antwoord via Microsoft Learn en degene die ik de meeste gebruikers aanbeveel. De ingebouwde exportfunctie van Outlook regelt alles automatisch.
Essentiële voorwaarde: Download alle e-mails. Controleer voordat u exporteert of Outlook uw volledige mailbox daadwerkelijk heeft gedownload.
- Ga naar File > Account Settings > Account Settings.
- Dubbelklik op uw IMAP-e-mailaccount.
- Zoek naar de schuifregelaar met de naam “Download e-mails van het verleden”.
- Sleep deze schuifregelaar helemaal naar rechts om ‘Alles’ te selecteren ..
- Klik op Next en Finish
Start Outlook opnieuw op en geef het even de tijd om de mappen bij te werken.
Let op: als u deze stap overslaat, exporteert Outlook alleen de e-mails die momenteel in de cache zijn opgeslagen en mist u oudere gegevens.
Stapsgewijs: IMAP-bestanden exporteren vanuit Outlook naar PST-bestand
Stap 1: Voeg uw IMAP-account toe aan Outlook
- Open Outlook
- Klik op File > Add Account.
- Voer uw e-mailadres in
- Outlook detecteert de instellingen mogelijk automatisch, anders moet u de IMAP-servergegevens handmatig invoeren:
Server voor inkomende e-mail.
Poort - Uitgaande mailserver: SMTP-serveradres
- Klik op Next en laat Outlook uw e-mails synchroniseren.
Tip: Laat Outlook al je IMAP-e-mails volledig synchroniseren voordat je ze exporteert. Dit kan van 30 minuten tot enkele uren duren voor grote mailboxen.
Voer ook de Inbox Repair Tool (scanpst.exe) uit op het nieuw aangemaakte PST-bestand. Deze tool kan soms problemen met de mapindexering oplossen die ervoor zorgen dat items niet worden weergegeven.
Stap 2: Open de exportwizard en kies het IMAP-account.
- Klik bovenaan op File > Open & Export > Import/Export.
- Selecteer Export to a file > Next and choose Outlook Data File (.pst) > Next.
- Selecteer in de mappenlijst de naam van uw IMAP-account (de map op het hoogste niveau).
- Zorg ervoor dat ‘Submappen meenemen’ is aangevinkt; hiermee wordt alles geëxporteerd.
- Klik op Next.
Stap 3: Kies de locatie voor opslag.
- Klik op Browse.
- Navigeer naar de locatie waar u het PST-bestand wilt opslaan (bureaublad, documenten of externe schijf).
- Geef het bestand een duidelijke naam.
- Klik op OK, en vervolgens op Next.
Step 4: Voltooi de export
- Kies Replace duplicates with items exported (standaardoptie).
- Klik op Finish.
- U kunt optioneel een wachtwoord instellen om het PST-bestand te beveiligen.
- Wacht tot de export is voltooid.
Methode 2: Slepen en neerzetten binnen Outlook
Maak eerst een PST-bestand aan en sleep het vervolgens vanuit IMAP. Ideaal voor: gedeeltelijke overdrachten of wanneer de wizard te omslachtig aanvoelt. Outlook met IMAP is nog steeds vereist.
Maak een leeg PST-bestand aan: File > New Items > More Items > Outlook Data File and name it > OK. Het wordt in de map Lokale mappen geplaatst.
IMAP synchroniseren zoals in Methode 1: Zorg ervoor dat de mappen worden geladen.
Slepen en neerzetten: Selecteer in het mappenvenster e-mails/mappen (druk op Ctrl voor meerdere items) > Sleep ze naar de hoofdmap of een submap van uw nieuwe PST-bestand. Outlook kopieert de bestanden; houd de teller in de gaten.
Voor complete mappen: Klik met de rechtermuisknop op de IMAP-map > Verplaatsen naar map > Selecteer het PST-doelbestand. Werkt ook met submappen.
Sluiten en opslaan: Klik met de rechtermuisknop op het PST-bestand > Sluiten. Uw bestand staat nu op uw schijf.
Methode 3: Gebruik een professionele IMAP naar PST-exporttool
Als u volledige controle wilt of meerdere IMAP-accounts efficiënt wilt beheren, zijn tools van derden de beste optie.
Aangezien de IMAP-accountgegevens van Outlook in OST-bestanden staan, is de meest betrouwbare manier om e-mails naar PST te exporteren het rechtstreeks converteren van die OST-bestanden.
Remo OST naar PST-converter vereenvoudigt het conversieproces van OST naar PST; het extraheert op veilige wijze al uw IMAP-mailboxgegevens (e-mails, bijlagen, contactpersonen, mappen) uit het OST-bestand en converteert deze naar een PST-bestand dat direct in Outlook kan worden geïmporteerd.
Het meest geschikt voor: Het exporteren van IMAP- of Exchange-mailboxen naar PST-bestanden wanneer Outlook niet beschikbaar is, of wanneer u een schone PST-kopie nodig hebt.
Stap 1: Download en installeer de Remo Convert OST to PST-tool op uw computer.
Stap 2: Start de software, kies uw IMAP-account, selecteer Open OST File (als u het OST-bestand handmatig wilt zoeken) of ‘OST-bestand zoeken’ (als u wilt dat de software het OST-bestand automatisch zoekt) en klik op Next.
Stap 3: Kies de knop Bladeren om een locatie te selecteren waar het geconverteerde PST-bestand moet worden opgeslagen en klik vervolgens op Convert.
Stap 4: Nu begint de Remo OST naar PST-convertertool met het converteren van het OST-bestand naar een correct PST-bestand.
Na voltooiing van het exportproces zal de software een bericht weergeven dat de conversie van het OST-bestand is voltooid.
Zodra dit is voltooid, kunt u ervoor kiezen om het PST-bestand te back-uppen of het PST-bestand in Outlook te importeren.
(OF)
2: Remo Outlook Backup en Migratie
Als je je volledige Outlook-configuratie wilt migreren of back-uppen, en niet alleen je e-mails, gebruik dan Remo Outlook Backup and Migrate.
Het creëert één enkel .obm-bestand met daarin de volledige Outlook-instellingen, inclusief uw e-mails, handtekeningen, regels en instellingen. Hierdoor kunt u alles met één klik herstellen op een nieuw systeem.
De Remo Outlook Transfer-tool werkt zelfs als Outlook niet is verbonden met de mailserver of als het profiel niet toegankelijk is. Het stelt u in staat om .ost-bestanden in Outlook te importeren.
Stap 1: Download en installeer de Remo Outlook Backup and Migrate-software en kies Back-up.
Stap 2: Selecteer Back-up in het hoofdscherm.
Kies Smart Backup (voor de volledige Outlook) of Advanced Backup (voor aangepaste back-ups).
Stap 3: Zodra de back-up is voltooid, controleert u de Outlook-back-up en kiest u de gewenste opslaglocatie.
Slotgedachten
Het exporteren van IMAP naar PST hoeft niet ingewikkeld te zijn. Voor de meeste gebruikers is methode 1 de eenvoudigste en meest betrouwbare aanpak; ik raad deze methode in 90% van de gevallen aan.
Gebruik methode 2 wanneer u een eenmalige back-up nodig hebt. Methode 3 is geschikt voor gevorderde gebruikers die meerdere accounts beheren of periodieke back-ups nodig hebben.
Belangrijk: Controleer altijd direct na het exporteren of uw PST-bestand correct in Outlook wordt geopend. Verwijder uw IMAP-e-mails niet voordat u hebt bevestigd dat alles succesvol is geëxporteerd.
