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Torne-se um especialista Outlook apenas seguindo estas 10 dicas

O ano novo está ao virar da esquina e todos vocês estão preparados para fazer uma resolução de Ano Novo. A maioria de vocês está ansiosa para colocar um ponto final na procrastinação e aumentar a produtividade na frente de trabalho. Este post irá ajudá-lo a alcançar exatamente isso, pois tem como objetivo fornecer dicas úteis sobre como gerenciar sua conta do Outlook.

No mundo de hoje, o ativo mais valioso e a conclusão de projetos dentro do prazo estabelecido é obrigatória. Aqui está um pequeno passo para alcançar esse objetivo. Leia junto…

Dica #1: Filtrar e classificar: como a nossa vida seria livre de problemas se pudéssemos obter as coisas certas no momento certo. Metade do nosso precioso tempo é gasto em encontrar coisas que exigem a sua atenção imediata. O Outlook oferece a opção de filtrar seus e-mails. Na extremidade direita da guia inicial, logo abaixo do ícone do Catálogo de endereços, você pode encontrar “Filtrar e-mail”. Quando você soltar o ícone de e-mail do filtro, você encontrará várias categorias, de acordo com as quais você pode classificar seus e-mails. Esta é uma maneira instantânea de classificar sua caixa postal de acordo com sua preferência. Você pode classificar seus e-mails em relação a um contato específico ou uma data, etc. As opções “Mais filtros” tornam a guia “Ferramentas de pesquisa” visível. Você também pode encontrar pesquisas recentes com sua ajuda.

Dica #2: Pesquisas comuns Apenas um clique: Se houver determinadas pesquisas realizadas com frequência, você poderá criar uma pasta de pesquisa. Uma “Nova Pasta de Pesquisa” pode ser criada acessando a guia Pasta. Lá você receberá diversos modelos, você pode escolher de acordo com o seu desejo ou simplesmente “Criar uma Pasta de Pesquisa personalizada”. Esta pasta aparecerá no lado esquerdo da janela do Outlook. Você pode acessá-lo a qualquer momento e renomeá-lo conforme sua preferência. Este é um efetivo de economizar tempo.

Dica #3: Peças rápidas para evitar a digitação repetida: Esta é outra maneira interessante de economizar sua energia e tempo. Se você estiver digitando o mesmo texto várias vezes, poderá salvar esse texto como parte das partes rápidas para inserir em diferentes e-mails. Tudo o que você precisa fazer é destacar o texto na janela em que você o escreveu, movê-lo para a guia Inserir; Clique na barra suspensa de Peças rápidas e, finalmente, opte por “Salvar seleção”. Você verá a vantagem quando, na próxima vez que começar a escrever o texto, você o verá como uma sugestão de pop-up. Outra maneira de selecionar o texto, vá para o menu drop-down de Quick Parts e clique com o botão direito no texto para colocá-lo no local desejado.

Dica #4: Jogo futuro: Soa bem, certo? Isto é! Esse recurso do Outlook permite enviar mensagens em uma data e hora futuras. Se houver uma mensagem ou notícia importante que não possa ser contada ou compartilhada no momento, mas que seja apropriada se compartilhada em algum momento no futuro próximo, é isso. O recurso permite que você entregue mensagens em um horário específico. Quando terminar de escrever seu conteúdo de e-mail, vá para a guia Opções e escolha “Atraso na entrega”. Logo depois disso, uma caixa de diálogo aparecerá com a opção “Não entregar antes”; onde você deve preencher a data e a hora. Feche a caixa depois disso. Mesmo depois de apertar o botão Enviar, o correio será retido até o horário especificado por você para envio.

Dica #5: Boa Riddance de Junk: Se sua caixa de entrada for inundada com emails de alguém indesejado ou simplesmente se estiver entupida com emails indesejados ou irrelevantes, você poderá facilmente se livrar dela. Isso pode ser feito clicando em “Opções de lixo eletrônico” indo ao menu suspenso da guia Página inicial. Você pode escolher o que é realmente lixo e o que é realmente importante para você. Se desejar, você tem o poder de colocar alguns domínios em lista negra e até alguns países. Às vezes, o remetente não é um problema, mas os e-mails enviados por esse remetente podem ser coisas irrelevantes. Você pode optar por “Ignorar” esses e-mails e, por isso, não está bloqueando permanentemente ninguém.

Dica #6: Outlook SMSing: Sim! Você leu certo! O Outlook oferece a você a facilidade de enviar SMSs diretamente para seus contatos. Mas, utilizando esse recurso, é necessário registrar-se em um serviço de mensagens de terceiros. Vá para a guia Página inicial, clique na barra suspensa e escolha “Novos itens”. Selecione a mensagem de texto que você deseja enviar e uma caixa de diálogo será exibida. Por fim, clique para encontrar um serviço de mensagens para sua operadora de celular.

Dica #7: Compromissos na execução: fazer novos compromissos ou enviar e-mails, criar novos contatos, etc. pode ser obtido usando as “Opções de novos itens”, visitando a guia Início.

Dica #8: Mensagens de Grupo: Supondo que você é um ser vital para a sua organização, você receberá um grande volume de emails. Assim, rastrear mensagens relevantes ou essenciais pode ser uma dor de cabeça. O Outlook é capaz de agrupar e-mails em conversas, de modo que um único clique exiba todas as mensagens relacionadas juntas. Isso pode ser definido em uma base global ou por caixa de correio, visitando a guia Exibir e clicando em “Mostrar como conversas”.

Dica #9: Criptografia: Esse é realmente um recurso de alta qualidade do Outlook que permite criptografar os anexos e o conteúdo do email, de modo que apenas os destinatários com a chave para descriptografar a mensagem possam lê-los. Para esta configuração, abra a “Central de Confiabilidade”, que você encontrará se acessar o “Arquivo” seguido por “Opções”. Em seguida, clique em Segurança de E-mail e marque as caixas de acordo com a necessidade e relevância.

Dica #10: Automatizar tarefas recorrentes: Você pode estar realizando uma tarefa específica ou determinadas tarefas regularmente, como encaminhar um email recebido para um colega / cliente ou convidar uma certa seita de pessoas para uma reunião etc. Essa tarefa pode ser obtida use as Etapas Rápidas que você encontrará se acessar a guia Página Inicial. Esse recurso permite que você crie um conjunto de etapas predefinidas em uma sequência específica, que pode ser usada repetidamente por apenas um clique, economizando muito tempo e energia. Visite a barra suspensa, escolha “Nova etapa rápida” para criar uma sequência personalizada de ações que classificarão, moverão, sinalizarão e excluirão mensagens com um único toque do mouse. Ao clicar em “Gerenciar etapas rápidas…”, você verá uma caixa de diálogo com a ajuda da qual você pode duplicar e editar atalhos.

Além disso, leia: Seus e-mails do Outlook são suscetíveis a perder, aqui está uma leitura Recuperar Dados De Arquivos PST.

 

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