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5 Sugestões do Outlook Que Todos Devem Saber

Além do Apple Mail, o Microsoft Outlook é o cliente de e-mail de desktop mais popular hoje, mantendo uma participação de mercado de 7.0% desde outubro passado. Para usuários de PC, pensar em um cliente de e-mail alternativo diferente do Outlook é um pouco difícil. Mas, mesmo os usuários regulares do Outlook não têm conhecimento dos recursos de produtividade na ferramenta.

Aqui, cinco sugestões do Outlook que você pode usar para melhorar sua produtividade ao usar o Outlook.

Leia também: Como gerenciar arquivos de dados grandes do Outlook?

Sugestão 1: Alertas da área de trabalho

É uma opção muito simples – sempre que você receber um novo e-mail, você receberá um alerta de desktop para que você seja notificado sobre o novo e-mail. Esta opção será muito útil para as pessoas que têm de responder aos e-mails em tempo hábil. Para algumas pessoas que se esforçam para se concentrar em suas tarefas, esta opção pode ser realmente uma distração. Para eles, é bom ativar essa opção.

Para ativar esta opção, vá para Arquivo -> Opções -> Correio -> Chegada da mensagem guia e cheque “Exibir um alerta da área de trabalho” opção.

Sugestão 2: Cores e fontes

Você pode definir regras predefinidas para aplicar automaticamente as cores aos seus e-mails. Por exemplo, os e-mails enviados exclusivamente para você podem ser configurados de uma cor única. Se o email veio para você como um cc, ele pode atribuir uma cor diferente. Para cada campo do e-mail, você pode definir diferentes cores e fontes.

Para fazer isso, selecione Exibir -> Configurações de exibição -> Formatação condicional. Aqui, você pode ver todas as regras predefinidas. Você pode alterar cada uma dessas regras. E, você pode adicionar suas próprias regras aqui.

Sugestão 3: Definir feriados públicos

Alguns de vocês podem estar cientes deste recurso do Calendário do Outlook – para adicionar automaticamente feriados públicos com base em sua localização. Calendário do Outlook tem mais de 100 locais para escolher sua própria localização.

Para ativar esta opção, vá para Arquivo -> Opções -> Calendário -> Adicionar férias. Aqui, você pode escolher a sua localização para a qual deseja férias.

Aqui, eu escolhi os Estados Unidos e mostra todos os feriados dos EUA no mês de novembro..

Sugestão 4: Marcar como Lido

Quando sua seleção muda, o Outlook marca seus e-mails como lidos. Essa é uma configuração padrão do Outlook. Muitas pessoas não gostam desta configuração e querem marcar manualmente as mensagens como lidas. Isso pode ser feito dentro de um simples passo.

Para isso, vá para Arquivo -> Opções -> Correio -> Painel de leitura -> Desmarcar “Marcar itens como lidos quando a seleção muda”

Sugestão 5: Trabalhando com etapas rápidas

Você pode automatizar suas tarefas repetidas no Outlook usando etapas rápidas. você pode ver um conjunto de etapas rápidas predefinidas na guia do meio do lar. Você pode alterar esses passos predefinidos e adicionar o seu próprio. Para isso, clique no menu suspenso à direita das opções de Etapas rápidas e clique em “Nova Etapa Rápida”.

Assim, você pode criar uma sequência personalizada de ações que você pode fazer apenas usando um clique do mouse. Existem outras opções de “gerenciar etapas rápidas” para editar as seqüências de etapas rápidas existentes.

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