Usando Classificar Email Outlook Opção para Tornar Mais Eficiente

Todos nós temos esse momento em que sentimos que nossa caixa de entrada do Outlook está cheia e desorganizada. Isso afeta diretamente nossa produtividade.

Este guia o ajudará a deslizar pelas usando classificar Email Outlook opção para tornar mais eficiente.

Com o auxílio das opções de classificação no Outlook, na guia Exibir, como mostrado abaixo, e com um pouco de planejamento, podemos limpar a maior parte do lixo.Sorting Options Window

Você também pode encontrar essas opções de classificação acima da sua caixa de correio, como mostrado abaixo:Sorting Options

A seguir estão as opções de classificação disponíveis com as respectivas funções:

Embora o acima apresentado classificar Email Outlook são auto-explicativos, a chave está em efetivamente colocá-los em uso. Considerando a ampla base de usuários do Outlook, propomos a seguinte estratégia para ter uma caixa de correio organizada, independentemente da sua versão do Outlook.

Como usando classificar Email Outlook opção para tornar mais eficiente:

Dica 1: Podemos começar classificando os e-mails por date. Tenha todos os e-mails agrupados em pastas com o nome do ano.
Dica 2: Depois de agrupar todos os emails por ano, crie subpastas de acordo com suas preferências ou importância, como Current/Old projects, Acadêmicos, acompanhamento necessário etc.
Dica 3: Em cada subpasta correspondente criada por date or preference, use as opções de classificação para identificar spam, vendas, boletins que não são mais necessários e excluí-los.
Dica 4: Unsubscribe remetentes desnecessários para evitar mais dificuldades.
Dica 5: Procure qualquer Subjects ou Posts associado a projetos concluídos ou prazos que não mais lhe interessam e os exclui.
Dica 6: Agrupe as mensagens restantes de acordo com o seu category como acadêmicos, pessoal, trabalho etc. Uso sort by Attachments para refinar ainda mais seus e-mails.
Dica 7: Agora que temos todos os nossos emails na pasta de destino atual organizada, repita o mesmo processo para as pastas restantes. É muito mais fácil lidar com suas pastas antigas, pois há menor ambiguidade e o descarte fica mais fácil.
Dica 8: O descarte regular de emails do Outlook reduz o tamanho do arquivo de dados do Outlook e evita erros inacessíveis no arquivo de dados
Dica 9: Use a opção de arquivamento automático para arquivar automaticamente os e-mails que não precisam de referência frequente.
Dica 10: Fazer um desvio rápido a cada seis meses otimizará ainda mais sua caixa de entrada. Assegure-se de que você turn off qualquer tipo de notificações automáticas das redes sociais. Isso pode aumentar sua produtividade.
Dica 11: Use plug-ins apropriados para otimizar e facilitar sua experiência no Outlook. Clique no link a seguir para saber mais. Os 25 principais plug-ins e suplementos para Microsoft Outlook

Mais ferramentas e dicas para supervisionar seu Outlook:

Utilize a opção de categorização de cores para personalizar os itens do Outlook. Isso ajuda você a distinguir facilmente e-mails, eventos e reuniões de projeto ou categoria específica usando cores.

Crie regras do Outlook que definam o destino de seus emails em pastas designadas sem o seu envolvimento.

A opção Auto Archive permite salvar e-mails antigos do Outlook em um arquivo PST separado, mantendo o arquivo original compacto. Arquivos PST maiores tendem a causar problemas de acesso e serem corrompidos.

Como precaução, faça um backup do seu arquivo PST do Outlook em intervalos regulares.

Benefícios do backup de dados do Outlook:

  1. E-mails excluídos acidentalmente podem ser restaurados a partir do arquivo de backup.
  2. Mova seus dados do Outlook para uma versão mais recente do Outlook ou outro sistema operacional com facilidade.
  3. Mantém seus dados do Outlook a salvo de qualquer tipo de vírus.

Conclusão: A abordagem discutida acima e os métodos de gerenciamento podem envolver esforço e tempo, mas certamente são recompensadores. Espera-se que o Outlook 2019 seja lançado no segundo semestre de 2018. Assista a este espaço para ter as mãos nas últimas atualizações e dicas.

Usando Classificar Email Outlook Opção para Tornar Mais Eficiente was last modified: June 5th, 2020 by Remo Software

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