Vi kan få vores e-mail sorteret efter vores bekvemmelighed, men det er trættende at gruppere dine vigtige mails, som du modtager hver dag.
Det primære mål med denne artikel er at fokusere på at oprette regler i Outlook 2016, som automatisk arrangerer dine Outlook-mails i tildelte mapper. Dette reducerer din e-mail-sorteringstid og reducerer sandsynligheden for at gå glip af vigtige mails.
Nu skal vi diskutere forskellige skridt til opret regler i Outlook 2016 og deres anvendelser til at administrere din Outlook-indbakke effektivt.
Trin til at oprette regler i Outlook 2016, kan også anvendes til Outlook 2013:
Hold dig organiseret, hold dig opdateret og start fra en tom regel
For eksempel kan du flytte en mail fra en bestemt klient til en bestemt mappe (Min klient) baseret på specifikt ord (citat) i emnet.
Nogle gange vil du måske tilpasse den handling, du vil tage vedrørende en e-mail.
I dette tilfælde kan du bruge Start fra en bankregelindstilling.
Lad os overveje et scenario for bedre at forstå hvordan opret regler i Outlook 2016 og deres respektive handlinger for at præ-definere organisationen af din inbox
Scenarie:
5 trin til at organisere dine projektmails i en separat mappe ved hjælp af Outlook 2016-regler:
Trin 1: Opret ny mappe som prøveprojekt
Trin 2: Åbn regler ved at følge ovenstående diskuterede metode, Vælg Apply regel om meddelelser, jeg modtager
Trin 3: Liste over 31 regler vil blive vist Kontroller tildelt til kategori-indstilling fra trin 1-boksen. Fra blå trin skal du vælge blå farve ved at klikke på kategori
Trin 4: I det næste vindue vælger du at flytte det til den specificerede mappeindstilling fra Trin 1 boks. I Trin 2 vælg mappen Eksempelprojekt ved at klikke på Specificeret
Trin 5: Hvis du har nogen undtagelse, skal du anvende det ved at vælge det fra de angivne indstillinger. For eksempel skal du vælge undtagen hvor mit navn er i boksen Cc for at ekskludere den pågældende mail.
I næste vindue kan du tildele et navn til denne specifikke regel som My Sample Project. Ældre meddelelser kan også flyttes ved at bruge Kør denne regel nu på meddelelser, der allerede er i ‘Inbox’.
Gennemse indstillingerne, og fortsæt med Finish. Din nye regel vises i hovedvinduet.
For at bekræfte klik Apply
Trin til at oprette regler i ældre versioner af Outlook:
Selvom processen, der er involveret til at oprette en Outlook-regel, er den samme fra Regelguide-trinnet som vist i ovenstående procedure for Outlook 2016, skal vi give trin, der hjælper dig med at navigere til Regler-indstillingerne i forskellige ældre versioner af Outlook
Outlook 2007:
Trin 1: Vælg Mail fra navigationsruden
Trin 2: Klik Tools Menu fra bånd
Trin 3: Vælg New Rule under fanen E-mail-regler for at se vinduet Regelguide
Henvis til Trin 2 fra afsnittet "Opret regler i 2016" for at komme videre.
Outlook 2010:
Trin 1: Vælg File
Trin 2: Klik på Manage Rules & Alerts
Trin 3: Vælg New Rule under fanen E-mail-regler for at se vinduet Regelguide
Se trin 2 fra "Opret regler i Outlook 2016" for at komme videre.
Nu har du oprettet en ny tilpasset regel til at administrere dine projektfiler. Denne metode til gruppering af dine e-mails kan hjælpe dig med at holde dig organiseret. For at bevare disse oprettede regler, backup regelmæssigt i orden til migrer dine Outlook-data i når det er nødvendigt.
Når Microsoft lancerer Outlook 2019, vil vi diskutere om dets unikke funktioner i fremtiden.