Outlook でアーカイブ フォルダーを作成する方法をお探しですか? Outlook でアーカイブ フォルダーを作成するさまざまな方法について説明します。記事全体を読んで、Outlook でアーカイブ フォルダーを作成してください。
毎日、受信トレイに大量のメールが送信されます。 気付く前に、それらは合計で数千のメッセージになる場合があります。 手動アーカイブまたは自動アーカイブOutlook 2016オプションを使用して、個別のフォルダーにアーカイブすることにより、Outlookの受信トレイとフォルダーを調整します
これにより、PSTファイルのサイズが自動的に縮小され、データのアクセシビリティがより効率的になります。
PSTファイルをコンパクトにする必要があるのはなぜですか?
PSTファイルのサイズが大きいほど、破損の可能性が高くなります。 Outlook 2016は50 GBのPSTファイルサイズをサポートしていますが、ファイルが大きいと、次のようなOutlookのパフォーマンスの問題が発生します Microsoft Inbox修復ツールがエラーに応答しません。 PSTファイルを分割すると、Outlook受信トレイの管理も簡単になります。
コンパクトなPSTファイルを使用する利点を理解したので、Outlookデータをアーカイブする方法を学びましょう。
Outlookデータを新しいPSTファイルにアーカイブするには2つの方法があります
以下に示すダイアログボックスが開きます
注記: Outlookプロファイルに追加されたExchange Serverアカウントがあり、組織がMicrosoft Exchange Server Onlineを使用している場合、Outlookプロファイルのどのアカウントに対してもアーカイブコマンドと機能は表示されません。
MS Outlook 2013: アーカイブオプションはファイルにあります> Info > Cleanup Tools > Archive.
手動アーカイブ方法の欠点:
以下に示すダイアログボックスが開きます
自動アーカイブの利点は何ですか?
Outlook 2016の自動アーカイブには、実行などのオプションがあります AutoArchive, 期限切れのアイテムを削除し、古いアイテムを移動し、古いアイテムを完全に削除します。 これらのオプションを使用すると、ユーザーの干渉を最小限に抑えてアーカイブを実行できます。
理解を深めるために、各オプションについて以下に説明します。
Outlookのヒント: Outlookのパフォーマンスを向上させる簡単な手順
選択してください “Move old items to” または “Permanently delete old items option” 次の利点を活用するには:
これにより、ユーザーの介入なしに不要な古いデータを削除できます。
注意: 個々のフォルダーまたはアイテムに異なる設定を適用する場合は、特定のアイテムを右クリックします->プロパティを選択->AutoArchive タブ。
上記のように、Outlook 2016の自動アーカイブは、Outlookのダウンタイムを回避するための予防手段となる可能性がありますが、 定期的なバックアップ あなたのOutlookデータ。
AutoArchive この方法は、Outlookバージョン2010および2013にも適用されます。Microsoftが新しいOutlook 2019バージョンをリリースしたら、その排他的な機能について詳しく説明します。