您在寻找如何在 Outlook 上创建存档文件夹吗? 您将了解在 Outlook 中创建存档文件夹的各种方法,请务必阅读完整的文章以在 Outlook 中创建存档文件夹
每天我们都会收到大量收件箱中的邮件。 在您意识到之前,它们可能会汇总成千上万条消息。 通过使用手动存档或自动存档Outlook 2016选项将它们存档到单独的文件夹中来调节Outlook收件箱和文件夹
这会自动减小PST文件的大小,并且数据的可访问性变得更加高效。
为什么PST文件应该紧凑?
PST文件的大小越大,损坏的机会越大。 尽管Outlook 2016支持50 GB的PST文件大小,但是较大的文件会导致Outlook性能问题,包括 Microsoft收件箱修复工具未响应错误。 拆分PST文件还可以更轻松地管理Outlook收件箱。
我们已经了解了使用紧凑的PST文件的优点,下面让我们了解如何归档Outlook数据。
有两种方法可以将Outlook数据存档到较新的PST文件中
对话框如下图所示
注意: 如果您在Outlook配置文件中添加了Exchange Server帐户,并且您的组织使用Microsoft Exchange Server Online,则Outlook配置文件中的任何帐户都不会显示“存档”命令和功能。
MS Outlook 2013: 存档选项可以在文件中找到 > Info > Cleanup Tools > Archive.
手动存档方法的缺点:
对话框如下图所示
自动存档有哪些优势?
自动存档Outlook 2016提供了诸如运行的选项 AutoArchive, 删除过期项目,将旧项目移至,永久删除旧项目。 这些选项可以相应地用于以最少的用户干扰完成归档。
为了更好的理解,下面对每个选项进行了说明:
Outlook提示: 简单的步骤即可提高Outlook性能
选择 “Move old items to” 或 “Permanently delete old items option” 利用以下好处:
这有助于在不需要您干预的情况下删除不需要的旧数据。
注意: 如果要对单个文件夹或项目应用不同的设置,请右键单击特定项目->选择属性->AutoArchive 标签。
如上所述,自动存档Outlook 2016可以作为预防措施来避免Outlook的任何停机时间,但是除了 定期备份 您的Outlook数据。
AutoArchive 该方法也适用于Outlook版本2010和2013。Microsoft发布其较新的Outlook 2019版本后,我们将详细讨论其专有功能。